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Versenden Protokolle

CallCenter → Berichte → Versenden Protokolle

Mit dieser Funktion versenden Sie die von den Agenten zu durchgeführten Kontakten erstellten Protokolle, die in der Kontakt-Historie eingetragen und im Dokumenten-Speicher hinterlegt wurden. Ob, wann und wie Protokolle erstellt werden, können Sie in der Verwaltung der Fragebögen und der Verwaltung der Umfragen definieren.

hinweis.jpg Tipp:
Um sicherzustellen, dass Protokolle weder bei Ihnen noch beim Empfänger versehentlich verändert werden können, können Sie in der Konfiguration ein Passwort setzen, mit dem Protokolle entsprechend geschützt werden.

Übersichts-Liste

Im linken Bereich können Sie eine Liste aller Umfragen oder aller Fragebögen anzeigen lassen, für die versandbereite Protokolle erstellt wurden. Der Status einer Umfrage muss zumindest „in Arbeit“ sein. Diese Liste kann eingeschränkt werden auf Umfragen bzw. Fragebögen

  • versandbereite Protokolle
    Für die Umfrage wurden Protokolle erstellt, die noch nicht versendet wurden
  • alle aktiven
    Der Status der Umfrage wurde noch nicht auf „geschlossen“ gesetzt
  • der letzten drei / sechs / zwölf Monate
    Alle Umfragen außer jenen, deren Status vor mehr als drei, sechs oder zwölf Monaten auf „geschlossen''“ gesetzt wurde
  • alle

In der Liste wird nach dem Namen der Umfrage bzw. des Fragebogens in Klammern die Anzahl der noch nicht versandten Protokolle angezeigt.

Die möglichen Status einer Umfrage sind bei Umfragen verwalten beschrieben.

Auswertungs-Kriterien

Im oberen Bereich dieser Maske definieren Sie die Kriterien für die zu versendenden Kontakt-Protokolle.

Berichtszeitraum

Hier können Sie den Berichtszeitraum auswählen. Die dann in der Tabelle aufgeführten Kontakte wurden innerhalb des angegebenen Zeitraums durchgeführt. Es kann auch nur ein von- oder ein bis-Datum angegeben werden. Werden weder ein von- noch ein bis-Datum angegeben, werden alle Kontakte gelistet.

Beurteilungen

Hier werden alle Beurteilungen, die für einen Fragebogen definiert wurden, aufgelistet. Sie können mehrere Beurteilungen auswählen. Über ein Popup-Menü (rechte Maustaste) können Sie

  • alle
  • keine
  • alle positiven oder
  • alle negativen Beurteilungen

auswählen.

bereits versendete zeigen

Im Normalfall werden nur die noch nicht versendeten Protokolle gelistet. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden auch bereits versendete Protokolle angezeigt.

Auswerten

Mit der Betätigung dieser Schaltfläche werden die den angegebenen Kriterien entsprechenden Kontakte in der Tabelle aufgelistet.

Ergebnis-Tabelle

In der Tabelle werden die folgenden Daten dargestellt:

Spalte Inhalt
Datum Datum des Kontaktes
Firma Firma, der die Kontaktperson angehört
Kontaktperson Nach- und Vorname der Kontaktperson, mit der der Kontakt durchgeführt wurde
Notiz / Historie Notizen, die während eines Kontaktes erfasst wurden. Sind keine Notizen vorhanden, wird der Eintrag in der Kontakt-Historie angezeigt. Wenn keine Eintrag in der Kontakt-Historie erstellt wurde, bleibt das Feld frei.
Urteil Beurteilung, die für den Kontakt eingetragen wurde.
durch Initialen des Benutzers, der den Kontakt durchgeführt hat.
P.v. Wurde für einen Kontakt keine Protokoll-Datei erstellt, wird dies in dieser Spalte mit einem roten Kreuz angezeigt. Ist die Option „bereits versendete zeigen“ aktiviert, werden die entsprechenden Kontakte mit einem grünen Häkchen versehen.
vers. In dieser Spalte werden alle verfügbaren Protokolle, die noch nicht versendet wurden, mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet. Mit einem Doppelklick in ein Feld dieser Spalte können Sie für ein bereits versendetes Protokoll ein Häkchen setzen bzw. für ein noch nicht versendetes Protokoll das grüne Häkchen durch ein rotes Kreuz ersetzen.

Liste der Kontakte senden

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird eine Liste aller Kontakte im angegebenen Zeitraum erstellt. Diese Liste umfasst alle Kontakte für die ausgewählte Umfrage bzw. den ausgewählten Fragebogen im angegebenen Berichtszeitraum, unabhängig von den gesetzten Beurteilungen. Diese Liste wird zusammen mit den Protokollen versendet.

Empfänger

Mit der Schaltfläche Suchen öffnen Sie eine Maske, in der Sie den Empfänger der ausgewählten Protokolle suchen können. Weitere Empfänger können Sie beim Versenden der E-Mail angeben.

Versenden

Mit dem Betätigen dieser Schaltfläche wird die Maske zum Versenden einer E-Mail geöffnet. Die ausgewählten Protokolle werden als Anhänge eingetragen. Soll eine Liste der Kontakte mit versendet werden, wird diese ebenfalls angehängt.

In der Maske zum Versenden der E-Mail können nun weitere Empfänger (auch CC: bzw. BCC:) eingetragen werden. Für die E-Mail selbst kann ein Standard-E-Mail-Text abgerufen werden.

Wurde die E-Mail erfolgreich versandt, wird sie in die Kontakt-Historie des Empfängers eingetragen und die ausgewählten Kontakte werden in der Datenbank entsprechend gekennzeichnet. Bei einem erneuten Aufruf dieser Funktion werden sie nur mehr angezeigt, wenn Sie die oben beschriebene Option „bereits versendete zeigen“ aktivieren.

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callcenter/protversand.txt · Zuletzt geändert: 2017/12/31 12:44 von 127.0.0.1