Adressen selektieren

Adressen → selektieren

Auf dieser Seite erhalten Sie einen Überblick über die Möglichkeiten von statischen und dynamischen Selektierungen. Details zum Verwalten von Selektierungen sind auf den folgenden Seiten dokumentiert:

Selektierungen können Sie einsetzen zur Durchführung von

Übersicht

Aus den bestehenden Adressen bzw. Kontaktpersonen können Sie Selektierungen (d.h. Zielgruppen) erstellen. Welche Kontaktpersonen zu einer Selektierung gehören, definieren Sie über Kriterien. Das könnte z.B. sein:

Alle Kontaktpersonen, die im Postleitzahlen-Bereich 80 arbeiten bzw. leben und für die in den nächsten drei Monaten kein telefonischer Kontakt geplant ist

Zusätzlich zu den Kriterien können verschiedene Optionen angegeben werden, um z.B. nur Mitarbeiter in Hauptverwaltungen oder einer bestimmten Funktion (z.B. Einkauf) zu berücksichtigen.

Jede Selektierung wird unter einem eindeutigen Namen gespeichert. Sie „gehört“ dem Benutzer, der sie erstellt und die Kriterien definiert hat. Nur dieser Benutzer kann die Kriterien ändern. Er kann jedoch erlauben, dass auch andere Benutzer die Selektierung verwenden können.

Selektierungen können genutzt werden um z.B. Serien-E-Mails zu versenden, Serien-Briefe zu drucken oder die Kontaktpersonen anzurufen. Ein und dieselbe Selektierung kann für alle diese Aufgaben genutzt werden, ohne alle Angaben jedes Mal neu erfassen zu müssen.

Eine Selektierung kann jederzeit erweitert werden. Ein Beispiel:

Sie haben Adressen aus einem Excel-Sheet über die Import-Funktion eingelesen und dabei mit einem Selektierungs-Kennzeichen versehen. Die Kontaktpersonen dieser Selektierung werden angerufen. Nachdem bereits einige Telefonate erfolgten, können Sie aus einem weiteren Excel-Sheet weitere Adressen importieren und diese der bereits bestehenden Selektierung hinzufügen.

unterscheidet im Prinzip zwei Arten von Selektierungen:

dynamische Selektierungen
statische Selektierungen

Dynamische Selektierungen

Bei dynamischen Selektierungen werden die selektierten Adressen nicht in der Datenbank gekennzeichnet - die zur Zielgruppe gehörenden Kontaktpersonen werden bei jeder Verwendung der Selektierung neu ermittelt. Gespeichert sind in diesem Falle nur die Selektierungs-Kriterien.

Dynamische Selektierungen können verwendet werden für

Beispiel

Sie wollen zu Weihnachten allen Kunden ein kleines Geschenk senden. Dazu definieren Sie ein entsprechendes Selektierungs-Kennzeichen. Im Laufe des Jahres setzen Sie für jede Kontaktperson, von der Sie einen Auftrag erhalten, dieses Kennzeichen in der Maske der Detail-Daten. Zu Weihnachten können Sie dann über die Funktion Drucken Etiketten oder einen Serienbrief unter Verwendung einer Selektierung erstellen, bei der in der Maske Kriterien lediglich das entsprechende Kennzeichen ausgewählt ist. Es werden dann alle Adressen gedruckt, die beim Start des Ausdrucks diesem Kriterium entsprechen. Beim nächsten Ausdruck (z.B. im nächsten Jahr) können dies natürlich wieder andere (und hoffentlich mehr) Adressen sein, auch wenn Sie die Kriterien der Selektierung (in diesem Fall das gewählte Selektierungs-Kennzeichen) nicht geändert haben.

Statische Selektierungen

Bei statischen Selektierungen werden die den Kriterien entsprechenden Adressen bzw. Kontaktpersonen in der Datenbank für diese Selektierung gekennzeichnet. Adressen, die Sie nach der Erstellung der Selektierung erfassen, werden - auch wenn sie den Kriterien entsprechen würden - der bereits selektierten Menge nicht automatisch hinzugefügt. Nur für statische Selektierungen ist es möglich, für eine Kontaktperson ein „Erledigt“-Kennzeichen zu setzen. Immer dann, wenn Sie eine Einmal-Aktion durchführen wollen, bei der ein solches „Erledigt“-Kennzeichen benötigt wird, müssen Sie eine statische Selektierung wählen.

Dazu definieren Sie eine neue Selektierung, die Kriterien für die auszuwählenden Kontaktpersonen und erstellen eine statische Selektierung (das Vorgehen dazu wird auf den nächsten Seiten erläutert). Dann können Sie im Menü Kontakte den Punkt Anrufen Selektierung auswählen. Nach Auswahl der gewünschten Selektierung (Sie können natürlich mehrere gleichzeitig in Bearbeitung haben) erhalten Sie eine Liste aller zugeordneten Kontaktpersonen. Nach jedem erfolgreichen Telefon-Kontakt (d.h. nach dem Erfassen einer Telefon-Notiz) wird die entsprechende Kontaktperson als „erledigt“ markiert und scheint in der Liste der anzurufenden Kontaktpersonen nicht mehr auf.

Wurde bei diesem Telefonat ein weiterer Anruf für diese Kontaktperson geplant, wird dieser in den Kontaktplan (Geplante Kontakte nach Termin) übernommen. Dieses Telefonat kann auch an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden, so dass z.B. die Kontaktperson den nächsten Anruf von einem Mitarbeiter aus dem Vertrieb erhält. (Erhalten Sie von einer Kontaktperson einen Anruf und ist diese Kontaktperson einer statischen Selektierung zugeordnet, werden Sie nach dem Telefonat von gefragt, ob diese Kontaktperson als „erledigt“ markiert werden soll.)

Selektierungen, für die statische Ergebnisse hinterlegt wurden, können gleichzeitig auch als dynamische Selektierungen verwendet werden.

Beispiel

Sie vertreiben ein Produkt für die Baubranche. Zunächst wollen Sie alle Architekten anrufen, dann alle Bau-Ingenieur-Büros. Dazu erstellen Sie eine statische Selektierung, die (über die Branchen-Zuordnung oder über ein Selektierungs-Kennzeichen) alle Architekten enthält. Diese können nun mit der Funktion Anrufen Selektierung bearbeitet werden. Jeder Architekt, den Sie erreichen konnten, erhält das „Erledigt“-Kennzeichen. Nachdem Sie alle (oder fast alle) Architekten bearbeitet haben, ändern Sie die Selektierungs-Kriterien derart, dass auch die Bau-Ingenieur-Büros erfasst werden. Wenn Sie nun die statische Selektierung erstellen, werden Sie gefragt, was mit den bestehenden Daten geschehen soll. Wählen Sie „Das bisherige Ergebnis mit Erledigt-Kennzeichen beibehalten“. Dadurch werden nur die Adressen der neu selektierten Ingenieur-Büros Ihrer Zielgruppe hinzugefügt. Sie erscheinen nun ebenfalls in der Liste der anzurufenden Kontaktpersonen.