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Selektierungs-Optionen

b2b12w.jpg Adressen → selektieren - > Optionen

In dieser Maske können Sie vorgeben, was telmarkt.jpg tun soll, wenn Daten zu Kontaktpersonen nur unvollständig oder gar nicht vorhanden sind.

Die hier definierten Optionen wirken auf alle Datensätze, die den Selektierungs-Kriterien genügen.

Die Handhabung dieser Optionen gibt Ihnen sehr viele Möglichkeiten, um Ihre Zielgruppe und deren Adressierung genau zu definieren. Am Schluss der Beschreibung der Eingabe-Möglichkeiten sind daher einige theoretische Überlegungen sowie einige praktische Beispiele angegeben, aus denen die Zusammenarbeit der verschiedenen Optionen ersichtlich ist.

Firmen-Optionen

Hier können Sie angeben, ob Sie Firmen selektieren wollen, zu denen Sie bereits Kontakt hatten (d.h. bei irgendeinem der Mitarbeiter der Firma ist ein Eintrag in der Kontakt-Historie vorhanden) und/oder Firmen, zu denen noch keine Kontakte bestehen.

Niederlassungs-Optionen

b2b12w.jpg In dieser Rubrik definieren Sie, ob alle Kontaktpersonen in allen Niederlassungen oder nur die Kontaktpersonen in den Hauptverwaltungen berücksichtigt werden sollen.

Falls Hauptverwaltungen selektiert werden sollen, können Sie auch Hauptverwaltungen einbeziehen von Firmen, bei denen nur eine Niederlassung den Selektierungs-Kriterien entspricht. Sind also z.B. die Optionen "Hauptverwaltungen" und "Hauptverwaltungen mit selektierter Niederlassung" aktiviert, die Option "Niederlassungen" aber nicht, passiert folgendes: Genügt eine Niederlassung einer Firma den Selektierungs-Kriterien, wird die Hauptverwaltung berücksichtigt, auch wenn sie selbst den Selektierungs-Kriterien nicht entspricht, die Niederlassung aber wird nicht berücksichtigt.

Partner-Optionen

In diesem Bereich definieren Sie weitere Optionen für die Auswahl der Kontaktpersonen.

nur Chefs

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Kontaktpersonen, für die ein Chef definiert ist, nicht berücksichtigt. Dies gilt auch dann, wenn der Chef selbst den Selektierungs-Kriterien nicht genügen sollte. Dass dieser Chef evtl. einen weiteren Chef haben könnte, wird außer Acht gelassen. Es sei denn, dass der (übergeordnete) Chef selbst den Selektierungs-Kriterien genügt. In diesem Fall wird der untergeordnete Chef selbst zum "Mitarbeiter" und nicht berücksichtigt.

Wer wen zum Chef hat, definieren Sie in der Maske Partner-Details.

nur aktuelle Ansprechpartner

Ist diese Option aktiviert, werden nur jene Kontaktpersonen berücksichtigt, für die dieses Kennzeichen in der Adressverwaltung gesetzt ist.

Auswahl nach Funktion

b2b12w.jpg Wenn Sie diese Option verwenden, werden nur Kontaktpersonen berücksichtigt, für die eine Funktion definiert ist. Die Funktion muss die hier eingegebene Zeichenkette enthalten. Wenn Sie hier z.B. "Einkauf" eingeben, werden nur Partner berücksichtigt, die bei der Funktion einen Eintrag wie z.B. "Ltg. Einkauf", "Zentral-Einkauf" oder auch nur "Einkauf" haben. Es interessiert dann nicht, dass Sie z.B. bereits Kontaktpersonen mit der Funktion "Ltg. Produktionsplanung" kennen.

hinweis.jpg Tipp:
In der Maske Bearbeiten Partner-Funktionen können Sie die (frei definierbaren) Funktions-Angaben bearbeiten und gegebenenfalls vereinheitlichen.

Partner-Generierung

Entspricht eine Firma bzw. eine Niederlassung den Selektierungs-Kriterien, konnte aber keine Kontaktpersonen gefunden werden, die auch den Partner-Optionen (siehe oben) entspricht, kann für diese Firma bzw. Niederlassung ein "Dummy-" oder "Blanko-Partner" generiert werden. Für den generierten Dummy-Partner können eine Funktion und ein Selektierungs-Kennzeichen gesetzt werden. Damit wird die Nachbearbeitung dieser Kontaktpersonen ermöglicht.

Damit bei der Anwendung der Selektion zum Erstellen von Serien-Briefen, -Faxen oder -E-Mails die Adressierung Ihrer Aussendung entsprechend durchgeführt werden kann, können Sie eine Zeile für die Ziel-Abteilung angeben, die in der Adresse mit ausgedruckt wird. Falls die Selektierung auch für Mailings verwendet werden soll, können Sie eine Mailing-Adresse angeben. Diese wird dann dem Domain-Namen der Firma vorangestellt.

"Theoretische" Überlegungen

Im Folgenden sind einige Hintergrund-Gedanken zu den beschriebenen Optionen erläutert und einige Anwendungs-Beispiele beschrieben.

Die Ausgangslage

telmarkt.jpg hat eine hierarchische Adressverwaltung. D.h. die Angaben zu einer Firma werden nur einmal gespeichert, die Daten zu den Niederlassungen liegen (bildlich gesprochen) eine Stufe tiefer und noch eine Stufe tiefer befinden sich die Daten der Ansprechpartner. Diese Struktur kommt der Realität am nächsten. Würden pro Ansprechpartner alle zugehörigen Daten gespeichert (also Firmenname, Adressen usw.), müssten diese Daten für alle (angenommen) zehn Kontaktpersonen in einer Firma gespeichert werden. Da folglich bei Änderungen z.B. der Firmenname in allen zehn Datensätzen geändert werden müsste, entstehen dann Hilfs-Lösungen wie "Shadow-Records" und ähnliches.

Selektierungs-Kriterien sind nun den verschiedenen Ebenen der Adress-Hierarchie zugeordnet. So gilt die Branchen-Zuordnung für die gesamte Firma, die Postleitzahl nur für eine bestimmte Niederlassung. Die Selektierungs-Kennzeichen gelten letztlich nur für einen Ansprechpartner.

Ein weiterer Umstand ergibt sich dadurch, dass telmarkt.jpg zulässt, dass für eine Niederlassung keine Kontaktpersonen oder nur "Dummy-Partner" gespeichert sind, also Kontaktpersonen, die Ihnen (noch) unbekannt sind, von denen Sie z.B. nur wissen, dass sie in der Marketing-Abteilung der Firma arbeiten. Solche Dummy-Partner können für eine Firma neben Kontaktpersonen existieren, die Sie bereits kennen (für die also Nachname usw. bekannt sind), die aber in einer anderen Abteilung arbeiten und die Sie auch bereits kontaktiert haben können.

Aufgaben-Stellung

Ziel einer Kontaktaufnahme ist letztlich immer ein bestimmter Mitarbeiter einer Firma, nämlich z.B. der Leiter der Abteilung Einkauf, auch wenn Ihnen dieser namentlich nicht bekannt ist.

Beispiel 1

Nehmen wir an, Sie wollen an alle Firmen einer bestimmten Branche einen Brief mit einer Ankündigung senden, dass Sie den Vertrieb für ein neues Produkt übernommen haben. Empfänger soll ein Mitarbeiter in der Abteilung Zentraler Einkauf sein. Dabei wollen Sie alle Firmen ansprechen, unabhängig davon, ob Sie bereits Kontakt zu dieser Firma haben oder nicht. Nicht berücksichtigt werden sollen aber Mitarbeiter in anderen Abteilungen, z.B. im Vertrieb. Außerdem sollen alle Vorkehrungen getroffen werden, um alle selektierten Firmen nach dem Versand der Ankündigung anrufen zu können.

Für diesen Fall sind zunächst bei den Selektierungs-Kriterien die Auswahl nach der Branche und eventuell weitere Kriterien anzugeben.

In unserer Maske der Selektierungs-Optionen machen Sie folgende Angaben:

  1. aktivieren Sie "alle Firmen mit bestehenden Kontakten" und "alle Firmen ohne bestehende Kontakte"
    dadurch werden alle Firmen berücksichtigt, unabhängig davon, ob bereits Kontakte existieren oder nicht
  2. aktivieren Sie die Option "Hauptverwaltungen", deaktivieren Sie "Niederlassungen"
    dadurch wird bei Firmen, die mehrere Niederlassungen haben, nur die Hauptverwaltung (in der sich normalerweise der Zentraleinkauf befindet) selektiert
  3. aktivieren Sie "nur Chefs"
    dadurch erreichen Sie, dass nur die als oberster "Chef" definierten Kontaktpersonen angeschrieben werden. Dies setzt voraus, dass über die Maske Partner-Details entsprechende Zuordnungen definiert wurden. Andernfalls werden - unabhängig von der hier getroffenen Angabe - alle Kontaktpersonen mit der entsprechenden Funktion angeschrieben.
  4. aktivieren Sie "nur wenn Funktion enthält" und geben Sie im Feld darunter "Einkauf" ein
    falls für die Firma eine Kontaktperson existiert, bei der im Feld "Funktion" das Wort "Einkauf" vorkommt (also z.B. "Ltg. Einkauf"), wird diese Kontaktperson namentlich angeschrieben, sofern das Feld "Nachname" ausgefüllt ist. Kontaktpersonen mit anderen Funktionen werden nicht berücksichtigt.
  5. aktivieren Sie "Partner anlegen und eintragen" mit Funktion "Einkauf" und einem (vorher definierten) Selektierungs-Kennzeichen
    dadurch wird für alle Firmen, bei denen keine bereits existierende Kontaktperson gefunden wurde, bei der in der Funktion die Zeichenfolge "Einkauf" vorkommt, ein neuer "Dummy-Partner" angelegt. Für diesen wird im Feld "Funktion" der Wert "Einkauf" eingetragen und das gewünschte Selektierungs-Kennzeichen gesetzt. Über dieses kann dann eine neue Selektierung erstellt werden, mit der z.B. ein Folge-Anruf durchgeführt werden kann.
  6. tragen Sie in "an Abteilung" den Text "Abteilung Zentral-Einkauf" ein.
    Wird die Selektierung zum Erstellen von Serien-Briefen, -Faxen oder Etiketten verwendet, wird diese Zeile bei Firmen, für die keine entsprechende Kontaktperson definiert ist und daher ein "Blanko-Partner" generiert wurde, in der Adresse nach dem Firmennamen angedruckt.
  7. tragen Sie in "an Mailing-Adresse" den Text "Einkauf" ein
    falls Sie die Selektierung zum Erstellen eines Mailings verwenden, wird - falls keine entsprechende Kontaktperson gefunden wurde - ein Dummy-Partner generiert und diesem eine E-Mail geschickt. Die E-Mail-Adresse ergibt sich aus dem hier eingegebenem Text und dem Domain-Namen der Firma, also z.B. "Einkauf@DeineFirma.de".

Durch diese Vorgehensweise ist auch sichergestellt, dass mit der Selektierung erstellte Aussendungen bei der jeweiligen Kontaktperson in der Kontakt-Historie aufscheinen. Auch dann, wenn es sich um einen generierten "Dummy-Partner" handelt.

Die Erstellung einer eigenen Selektierung für den Folge-Anruf ist deshalb notwendig, weil beim Erstellen der Ankündigung Firmen wegfallen können, für die nur eine unvollständige Adresse (z.B. keine PLZ) vorhanden ist. Beim Anrufen mit der gleichen Selektierung würde die Firma aber berücksichtigt, wenn eine Telefonnummer eingetragen ist.

hinweis.jpg Hinweis:
Alle Kriterien, die sich auf Kontaktpersonen beziehen (dazu gehören z.B. Selektierungs-Kennzeichen oder der Kundenstatus), werden berücksichtigt. Existiert z.B. für eine Firma ein Mitarbeiter mit der Funktion "Einkauf", genügt dieser Mitarbeiter aber nicht den Selektierungs-Kriterien, wird kein Blanko-Partner generiert und die Firma auch nicht angeschrieben.

Beispiel 2

Es soll die gleiche Aufgabe wie in Beispiel 1 gelöst werden, jedoch sollen nicht alle Firmen einer Branche, sondern alle Firmen in einem bestimmten Postleitzahl-Gebiet angeschrieben werden. Der einzige Unterschied ergibt sich in der Angabe der Hauptverwaltung. Wird diese Option aktiviert, werden nur jene Firmen angeschrieben, die ihren Hauptsitz in dem angegebenen PLZ-Gebiet haben. Andernfalls werden alle Niederlassungen in dem PLZ-Gebiet angeschrieben, auch wenn die Hauptverwaltung in einem anderen PLZ-Gebiet liegt.

Beispiel 3

Sie übernehmen den Vertrieb für ein neues Produkt. Viele Ihrer bisherigen Kontaktpersonen haben Sie bereits darauf angesprochen und bei Interesse mit einem Selektierungs-Kennzeichen versehen. Zusätzlich haben Sie Adressen gekauft, die Sie jedoch nur ohne Angabe von Kontaktpersonen erhalten konnten. Beim Import haben Sie deshalb einen Dummy-Partner generiert, der ebenfalls mit dem gleichen Selektierungs-Kennzeichen versehen wurde. Diese Zielgruppe wollen Sie über das neue Produkt in Ihrem Programm informieren. Anschließend soll die Zielgruppe angerufen werden.

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basis/adressen/selekt/selektopt.txt · Zuletzt geändert: 31.12.2017 12:44 (Externe Bearbeitung)