Datei → Export

Alle relevanten Adressdaten können zur Übergabe in ein anderes System als ASCII-Datei im csv-Format exportiert werden. Pro Adresse bzw. pro Kontaktperson wird ein Datensatz ausgegeben.

Nach dem Aufruf der Export-Funktion wird eine Maske angezeigt, in der die Parameter für den Export einzugeben sind.

Geben Sie den Namen der Datei ein, in der die zu exportierenden Daten gespeichert werden sollen. Über die Schaltfläche Suchen können Sie in einem eigenen Fenster den Ordner suchen und den Dateinamen erfassen.

Format, in dem die Daten zu speichern sind. Dieses Format muss vorher mit der Maske Datei-Formate definiert worden sein.

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird als erstes ein Datensatz mit den Namen der Felder, die exportiert werden, in die angegebene Datei geschrieben. Diese können z.B. beim Import in Excel als Spalten-Überschriften übernommen werden.

Datei-Formate können sowohl zum Import als auch zum Export verwendet werden. Beim Import kommt es oft vor, dass in der Import-Datei Felder (Spalten) enthalten sind, die nicht in die Datenbank von übernommen werden sollen. Für die entsprechenden Felder wird dann im Datei-Format ein Platzhalter (auch Dummy genannt) aus drei Minuszeichen eingesetzt.

Soll nun ein solches Datei-Format für einen Export verwendet werden, muss das Programm wissen, was damit gemacht werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird für jeden Platzhalter eine leere Spalte erzeugt. Andernfalls wird der Platzhalter einfach ignoriert.

Je nachdem, zu welchem Zweck die Adressen exportiert werden sollen, können ein oder mehrere Robinson-Kennzeichen berücksichtigt werden. Kontaktpersonen mit den entsprechenden Kennzeichen werden nicht in die Export-Datei übernommen.

Die Robinson-Kennzeichen können in der Maske der Detail-Daten gesetzt werden.

Wählen Sie die Selektierung, in der Sie die Kriterien definiert haben, die die zu exportierenden Adressen erfüllen müssen. Die Selektierung muss mit der Maske Verwalten Selektierungen definiert worden sein. Beim Export wird immer eine dynamische Selektierung verwendet, auch wenn statische Zuordnungen getroffen wurden.

Nach dem Start des Exports mit der Schaltfläche „Exportieren“ wird die Anzahl der auszugebenden Datensätze ermittelt und angezeigt. Danach können Sie die Verarbeitung abbrechen.

Während des Exports zeigt Ihnen eine Fortschrittsanzeige, wie weit die Ausgabe gediehen ist.

Je nach Definition des Datei-Formats führt einige Anpassungen des Formats für die auszugebenden Daten durch.

• Ist nur eine Zeile des Firmennamens im Datei-Format angegeben, wird eine eventuelle zweite Zeile angehängt.
• Ist zwar der Ort, aber nicht die Postleitzahl angegeben, werden PLZ und Ort, durch ein Leerzeichen getrennt, ausgegeben.
• Ist die Telefonnummer, aber nicht die Vorwahl angegeben, werden Vorwahl und Telefonnummer, durch ein „/“ getrennt, ausgegeben. Gleiches gilt für die Fax-Nummer.

Wichtig!
Exportierte Datensätze werden in der Datenbank nicht gelöscht.

Nach dem erfolgreichen Export wird ein Statusbericht ausgegeben. Sofern die Kriterien der gewählten Selektierung Partner-Daten beinhalten (z.B. Selektierungs-Kennzeichen), das Datei-Format aber nur Felder der Firma bzw. der Niederlassung enthält, werden auch nur die im Datei-Format definierten Felder ausgegeben. Durch die Kriterien eventuell mehrfach selektierte Datensätze (bei mehreren Partnern pro Niederlassung) werden ignoriert.

Mit dieser Schaltfläche kann der Exportvorgang abgebrochen werden. Ansonsten verlassen Sie damit diese Maske.