Die Adressverwaltung ist ein zentraler Bestandteil des Basis-Moduls und durch ihren hierarchischen Aufbau speziell auf den B2B-Bereich ausgerichtet: z.B. können Firmen mehrere Niederlassungen mit jeweils mehreren Kontaktpersonen besitzen.

Details zur Verwaltung von Adressen finden Sie auf folgenden Seiten:

• Aufbau und Verwaltung
  Der Aufbau von Adressen und deren Handhabung, besprochen an der Maske zu Adressverwaötung
• Erfassung
  bietet (neben dem „Massen-Import“) verschiedene Möglichkeiten, schnell und effizient Adressen zu erfassen
  • Adress-Formate
    kann Adressen in verschiedenen Formaten, die hier beschrieben sind, lesen
  • einzelne Adresse
    Methoden, um „schnell mal eine Adresse“ zu übernehmen und sich das Tippen zu ersparen
  • mehrere Adressen
    Es gibt viele Möglichkeiten, um schnell mehrere Adressen in die -Datenbank zu übernehmen
• Erweiterte "Detail"-Daten
  Zu jeder Firma, Niederlassung oder Kontaktperson können je nach Anforderung viele einzelne Kennzeichen erforderlich sein, die aber selten benötigt und geändert werden.
• Private Daten
• Import über .csv-Dateien
  Die Übernahme von großen Mengen Adressdaten (z.B. aus Branchenverzeichnissen) erfolgt allgemein über das von vielen Anwendungen unterstützte csv-Format
• Export in .csv-Dateien
• selektieren
  Mit dieser Funktion erstellen Sie Zielgruppen, die für Telefon-Aktionen oder Serien-E-Mails verwendet werden können. Z.B. alle Kunden im Postleitzahl-Gebiet „80xxx“
• Dubletten-Prüfung
  Ein „sauberer“ Adressenbestand ist die Grundlage jeglicher Vertriebs- und Marketing-Aktionen.
• vervollständigen
• Firma (ver-)kaufen
  Bietet auch die Möglichkeit, einen Mitarbeiter von einer Firma zur anderen zu „verschieben“. In der „alten“ Firma verbleibt die bisherige Kontakthistorie, er wird aber auf „ausgeschieden“ gesetzt. In der „neuen“ Firma beginnt eine neue Kontakthistorie.
• Verknüpfungen
  Verknüpfungen zwischen Firmen (Mutter- und Tochter-Firma), Niederlassungen und Kontaktpersonen können frei definiert werden. Z.B.: welcher Steuerberater arbeitet für welche Kunden oder welche Interessenten wurden von welchem Kunden geworben?

Im Bereich der Adressverwaltung zeigen sich sehr gravierende Unterschiede zwischen B2C und B2B und damit erhöhte Anforderungen für ein B2B-System, die von zu erfüllen sind.

• hierarchischer Aufbau (Firmen, Niederlassungen, Kontaktpersonen), dadurch keine doppelten Eingaben, Neben-Adressen oder „Shadow-Sätze“
• unbeschränkte Anzahl von Firmen, Niederlassungen pro Firma und Kontakt-Personen pro Niederlassung
• Postfach-Adressen, Großabnehmer-PLZen, Abteilungs-Angabe (Post-Stop)
• Telefon- oder Fax-Nummern mit Verwendung von Durchwahl-Nummern (z.B. bei eingehenden Anrufen die Erkennung unbekannter Durchwahlen bei bekannten Firmen)

Adressen sehen im B2B-Bereich anders aus als im B2C-Bereich:

Darüber hinaus sind im B2B-Bereich folgende Daten interessant, die Sie im B2C-Bereich kaum antreffen werden:

• pro Firma:
  • Branchen-Zuordnung
  • Mitarbeiter-Anzahl
  • Umsatz
• pro Niederlassung:
  • Postfach- und Großabnehmer-Adressen mit eigenen Postleitzahlen
• pro Kontaktperson:
  • Abteilung
  • Funktion
  • Name und Durchwahl einer Sekretärin
  • Anwesenheits-Zeiten

Durch die Möglichkeit, einem Mitarbeiter einen Chef zuzuordnen, können Abteilungsstrukturen abgebildet werden.

Im B2C-Bereich kennen Sie im Allgemeinen die Kontaktpersonen (Ausnahme: Postwurfsendungen mit der Adresse „an einen Haushalt“). Im B2B-Bereich dagegen wissen Sie zwar z.B., dass es jemand gibt, der für den Einkauf zuständig ist. Aber Sie kennen seinen Namen nicht. Wie planen Sie also, mit dem Chef des Einkaufs der „Musterfirma“ Kontakt aufzunehmen? Wie schreiben Sie ihm einen Brief oder wie rufen Sie ihn an?

stellt dazu das Konzept der Dummy-Partner zur Verfügung. Dies sind Kontaktpersonen, bei denen Sie keinen Namen eintragen, aber eine Funktion (z.B. „Ltg. Einkauf“) und/oder eine Abteilung (z.B. „Marketing“).

Wenn Sie nun vorhaben, den Chef des Einkaufs der „Musterfirma“ anzurufen, legen Sie eine Kontaktperson ohne Namen, aber mit Funktion an und planen einfach einen Anruf. Wenn der Anruf in Ihrem Kontaktplan aufscheint, markieren Sie den Plankontakt und klicken auf „anrufen“. Da Sie wahrscheinlich keine Durchwahl des Einkaufsleiters haben, werden Sie mit der Vermittlung verbunden. Diese können Sie nun nach dem Namen, der Durchwahl und gegebenenfalls weiteren Daten fragen und diese in der Anrufmaske eintragen. Beim nächsten Anruf wählt dann automatisch die richtige Durchwahl.

Wenn Sie einem Dummy-Partner einen Brief oder ein Fax schreiben, setzt als Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ ein (oder was immer Sie in der Länder-Verwaltung definiert haben). Der Brief wird in der Kontakthistorie des Dummy-Partners eingetragen. Sollten Sie eine Antwort erhalten, können Sie die (nun bekannten) Daten Ihrer Kontaktperson nachtragen. So haben Sie sowohl Ihr Schreiben als auch die Antwort in der selben Kontakt-Historie.

Darüber hinaus können Sie bei Serienbriefen Dummy-Partner automatisch auf Basis ihrer Funktion (z.B. „Leiter Marketing“) generieren und anschreiben lassen.

Sie können Dummy-Partner auch noch zu anderen Zwecken benutzen, z.B. als Rechnungsadresse. Die Felder „Nachname“ und „Vorname“ bleiben wieder leer, im Feld „Abteilung“ können Sie z.B. „Finanzbuchhaltung“ eintragen. Oder Sie legen einen Dummy-Partner als Liefer-Adresse an.

Beim Import von Adressen aus csv-Dateien erkennt , ob in einem Datensatz eine neue Firma, eine Niederlassung zu einer bestehenden Firma oder eine Kontaktperson in einer bestehenden Firma handelt. Entsprechende werden eine neue Firma, eine neue Niederlasung oder nur eine neue Kontaktperson angelegt und entsprechend zugeordnet.

Die Dubletten-Prüfung im B2B-Bereich muss u.a. berücksichtigen:

• verschiedene Rechtsformen (z.B. bei Umfirmierungen)
• mehrere Niederlassungen für eine Firma
• Namen der Mitarbeiter in unterschiedlichen Niederlassungen

trägt dem z.B. dadurch Rechnung, dass bei der Übernahme einer Adresse in einem Schritt für eine bestehende Firma die Daten (z.B. Internet-Adresse) ergänzt, eine neue Niederlassung und eine neue Kontaktperson angelegt werden können.

Ein Beispiel sehen Sie bei der Übernahme einzelner Adressen aus Dokumenten und E-Mails.

Es gibt verschiedene Arten von Dubletten-Prüfungen. Zwei davon sind in realisiert:

1. Phonetische Prüfung
2. Ähnlichkeits-Prüfung

Bei beiden Verfahren wurden von uns spezielle Algorithmen entwickelt, um die Anforderungen im B2B-Bereich abzudecken.

Ziel der phonetischen Prüfung ist es, verschiedene Schreibweisen als mögliche Dubletten zu erkennen. Also z.B. das (triviale) Problem von „Meyer“, „Meier“, „Mayer“ und „Maier“. Im B2B-Bereich gehört dazu z.B. aber auch, dass die Firma „Elektro-Service GmbH & Co. KG“ umfirmiert wurde in „Elektro-Service AG“ und trotzdem als mögliche Dublette erkannt werden muss.

Die Ähnlichkeits-Prüfung berücksichtigt auch Buchstaben-Vertauschungen, fehlende Hausnummern und ähnliche Erfassungsfehler. verwendet dazu einen von uns selbst entwickelten Algorithmus, der auf der Levenshtein-Distanz aufbaut und ein sehr hohes Erkennungspotential hat, ohne zu viele mögliche Dubletten zu finden, die dann keine sind.

Auf Grund der speziellen bzw. zusätzlichen Daten, die im B2B-Bereich erforderlich sind, müssen auch spezielle Funktionen implementiert sein.

• Funktion zum „Versetzen“ einer Kontaktperson in eine andere Niederlassung
• Funktion zur Definition der Hauptverwaltung einer Firma
• Funktion zum Suchen von Mitarbeitern einer Firma auf XING und LinkedIn
• Funktion zur Definition und Verwaltung von „Verknüpfungen“, z.B. „ist Mutterfirma von“, „ist Kunde von“ u.a.
• Funktion zum Kauf / Verkauf einer Firma, d.h. eine bisher selbstständige Firma wird eine Niederlassung einer anderen Firma