Nachdem die Parameter für den Import definiert wurden, wird die folgende Maske geöffnet, in der die eigentliche Import-Funktion gesteuert und die Adressen bearbeitet werden können.

Wenn Sie die Adressen der Import-Datei nicht einzeln bearbeiten wollen, können Sie den Import einfach über die Schaltfläche starten.

Sollen die Adressen einzeln bearbeitet werden, wird jede Adresse zusammen mit eventuellen Dubletten angezeigt, kann editiert und dann in Datenbank übernommen oder übersprungen werden.

Bei Dubletten können eine neue Niederlassung angelegt oder die vorhandenen Daten ergänzt oder überschrieben werden.

Nach dem Start der Maske werden Sie zunächst gefragt, ob die phonetischen Werte der bestehenden Adressen überprüft werden sollen. Diese Funktion kann im Normalfall ignoriert werden, da die phonetischen Werte jeder Adresse in der Datenbank hinterlegt sind und bei jeder Änderung neu ermittelt werden.

Hier können Sie angeben, ab welchem Satz die Import-Datei verarbeitet werden soll. Dies kann dazu verwendet werden, um eventuelle Überschriften in der Datei zu überspringen oder aber auch, um eine unterbrochene Datenübernahme fortzusetzen. Dazu notieren Sie sich vor dem Abbruch die Nummer des letzten verarbeiteten Satzes. Sie können dann - z.B. am nächsten Tag - bei dem nächsten Satz mit der Verarbeitung fortfahren.

Zur Kontrolle werden verschiedene Zähler dargestellt wie die Anzahl der ignorierten und der übernommenen Adressen über den entsprechenden Schaltflächen (siehe unten).

Ist diese Option aktiviert, werden eventuelle Fehler im Format der Import-Datei angezeigt.

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird jede Kontaktperson, die Sie neu übernommen, ergänzt oder überschrieben haben, sofort in der Adressverwaltung angezeigt.

Diese Option steht nur dann zur Verfügung, wenn der Import interaktiv erfolgt und in der Import-Datei Daten zu Kontaktpersonen enthalten sind.

Im oberen Teil der Maske wird mit einem Balken angezeigt, wie weit die Import-Datei bereits bearbeitet wurde.

Bei einem Import im Hintergrund werden darunter als Dauer die bereits verstrichene Zeit und unter Rest-Dauer die ungefähre Zeit, die noch bis zur vollständigen Bearbeitung der Import-Datei benötigt wird, angeben.

Die Rest-Dauer ist nur dann aussagekräftig, wenn nur eine phonetische Dublettenprüfung durchgeführt wird. Bei der Ähnlichkeitsprüfung ist die restliche Dauer sehr von der Anzahl der bereits vorhandenen Adressen abhängig. Da die Anzahl der Adressen durch den Import laufend größer wird, wird zunächst auch die angegebene Rest-Dauer immer größer. Erst nach ungefähr 50% der verarbeiteten Daten sinkt die Rest-Dauer, aber auch nicht in dem Maße, wie die Verarbeitungszeit zunimmt.

Sobald Sie die Schaltfläche Starten betätig haben, wird der erste Satz eingelesen und auf Fehler geprüft.

Der Status der Fehlerprüfung wird in einer eigenen Maske dargestellt. Diese Maske bleibt während des gesamten Imports am Bildschirm und zeigt immer den aktuellen Stand an Fehlern und Warn-Hinweisen an. Sobald Sie durch das Editieren eines Feldes einen Fehler behoben haben, verschwindet er aus der Liste.

In diesem Bereich werden die wichtigsten Felder der aktuell zu importierenden Adresse (Firma, Niederlassung, Kontaktperson) angezeigt. Um alle Felder zu sehen, können Sie über die Schaltfläche Editieren eine Maske öffnen, in der diese angezeigt und geändert werden können.

Mit der Schaltfläche Editieren kann eine Ansicht aller übernommenen Felder dargestellt werden. In dieser Maske können alle Felder (auch solche mit automatischen Korrekturen) manuell geändert werden.

Über der Tabelle der Felder und deren Inhalte zeigt links eine Auswahlliste das ermittelte Länderkennzeichen bzw. (falls kein Feld dafür in der Importdatei vorhanden oder dieses leer ist) das gewählte Standard-Kennzeichen. Die rechte Auswahlliste ist nur verfügbar, wenn private Adressen bzw. andere private Daten von Kontaktpersonen importiert werden (Wohnort liegt in einem anderen Land als Firmen-Standort). Beide Kennzeichen können bei Bedarf geändert werden; z.B. wenn als Land Deutschland ermittelt bzw. angenommen wurde, die Postleitzahl aber nur 4-stellig ist - so wie z.B. in Österreich.

In der Tabelle werden alle Felder dargestellt, die von der Datei eingelesen wurden sowie alle Felder, die auf Grund der automatischen Anpassungen von generiert wurden. Ist in der Import-Datei z.B. nur ein Feld für Vorwahl und Telefonnummer angegeben, werden in der Tabelle aber beide Felder getrennt angezeigt. Dadurch können auch beide Felder getrennt editiert werden.

Zum Ändern eines Feldes können Sie dies mit einem Doppelklick in einem eigenen Fenster anzeigen und dann editieren. Dies gilt auch für die Dummy-Felder, aus denen eventuell Daten in ein anderes Feld übernommen werden sollen.

Felder, die vom Import-Modul generiert wurden (z.B. Telefon-Vorwahl, wenn in der Import-Datei diese nicht getrennt vorhanden ist), werden als eigene Zeilen dargestellt und können getrennt editiert werden.

Sind im verwendeten Datei-Format nicht genügend Felder definiert, um alle Daten eines eingelesenen Import-Satzes zuordnen zu können, werden diese „überzähligen“ Daten in diesem Feld „Rest“ angezeigt und können so gegebenenfalls für manuelle Ergänzungen und/oder Korrekturen herangezogen werden.

Die aus der Datei oder der Zwischenablage gelesenen Daten werden im linken Teil angezeigt. Eventuell mögliche, bestehende Dubletten werden im rechten Teil der Maske dargestellt. (Für die Ermittlung von Dubletten wird ein selbst entwickeltes Verfahren verwendet, das die Vorteile von phonetischer und Ähnlichkeits-Prüfung kombiniert und eine hohe Trefferquote besitzt.) Wurden mehrere mögliche Dubletten gefunden, können diese mit den Schaltflächen „Vorige“ und „Nächste“ angezeigt werden.

Werden auch Daten zu Kontaktpersonen importiert, werden die Namen der bereits für eine mögliche Dublette gespeicherten Kontaktpersonen angegeben.

Bei Verwendung der Ähnlichkeits-Prüfung zur Dubletten-Erkennung kann diese - abhängig von der Anzahl der bereits gespeicherten Daten - einige Sekunden dauern. Der Fortschritt der Prüfung wird durch einen Balken sichtbar gemacht.

Für die Übernahme der im linken Teil der Maske angezeigten Adresse bestehen mehrere Möglichkeiten:

• Ist die Adresse schon in der Datenbank vorhanden, kann sie mit der Schaltfläche „Ignorieren“ übersprungen werden.
• Handelt es sich um eine neue Niederlassung einer bestehenden Firma, kann mit der Schaltfläche „Neue NL“ eine neue Niederlassung zu der im rechten Teil der Maske angezeigten Firma angelegt werden.
• Ist die Adresse schon vorhanden, aber in der Import-Datei sind zusätzliche Felder oder Daten vorhanden, können die bestehenden Daten mit den zusätzlichen Daten ergänzt werden. (Schaltfläche „Ergänzen“ im rechten Teil der Maske.)
• Ist die Adresse schon vorhanden, aber nicht korrekt oder unvollständig, können die bestehenden Daten durch die der Import-Datei überschrieben werden. (Schaltfläche „Überschreiben“ im rechten Teil der Maske.)
  Das Überschreiben betrifft nur die importierten Felder. Alle anderen Felder behalten ihre Werte.
• Mit der Schaltfläche „Übernehmen“ werden ein neuer Datensatz für die Firma, ein neuer Datensatz für die Hauptverwaltung.

Sofern in den Import-Daten auch Namen von Ansprechpartnern vorhanden sind oder bei der Eingabe der Import-Parameter eine Funktion oder ein Selektierungs-Kennzeichen definiert wurden, wird für jede importierte Adresse eine neue Kontaktperson in der Datenbank angelegt. Diese wird der jeweiligen Niederlassung, die sich aus den importierten Daten ergibt, zugeordnet. Eine Prüfung, ob diese Kontaktperson eventuell bereits existiert, erfolgt nicht.

Die Funktionen „Überschreiben“ und „Ergänzen“ betreffen auch die Daten zu einer Kontaktperson, und zwar zu derjenigen, die aus der Liste der bereits bekannten Kontaktpersonen ausgewählt wurde. In dieser Liste kann auch ein Eintrag „neue Kontaktperson“ ausgewählt werden. Dadurch ist es z.B. möglich, bei Aufruf der Funktion „Ergänzen“ die Daten zur Firma und zur Niederlassung zu ergänzen, aber gleichzeitig eine neue Kontaktperson anzulegen. Dies ist insbesondere dann von Interesse, wenn zu einer Firma mehrere Kontaktpersonen in der Importdatei enthalten sind.

Wichtig!
Beim Überschreiben der Daten einer bereits vorhandenen Kontaktperson durch die Daten in der Import-Datei werden alle sonstigen für die Kontaktperson definierten Daten (außer den importierten Feldern) nicht verändert oder gar gelöscht. Insbesondere gilt dies für die Kontakt-Historie sowie alle damit verbundenen Dokument und kaufmännischen Vorgänge.
„Tricks“, wie z.B. eine bestehende Kontaktperson „Hermann Müller“ durch die neue, importierte Kontaktperson „Manfred Hiebler“ zu überschreiben (weil Herr Müller vielleicht seit fünf Jahren nicht mehr bei dieser Firma ist), sollten Sie also tunlichst unterlassen!

Wurden im Datei-Format auch Felder definiert, die Daten für eine Kontaktperson betreffen, werden diese immer übernommen, außer wenn der komplette Datensatz ignoriert wird. Für Kontaktpersonen findet keine Dubletten-Prüfung statt. Eine neue Kontaktperson wird also immer angelegt, wenn eine neue Firma oder eine neue Niederlassung angelegt wird oder wenn bestehende Daten ergänzt werden sollen.

Wenn also eine Adresse als Dublette erkannt wurde, die Kontaktperson aber übernommen werden soll, muss dies über die Schaltfläche „Ergänzen“ erfolgen.

Je nach Definition des Datei-Formats passt einige Daten automatisch den notwendigen Formaten an. Z.B. wird ein Import-Feld, in dem sowohl Vorwahl als auch Telefon-Nummer gespeichert sind, automatisch in zwei Felder aufgeteilt. Näheres dazu finden Sie unter Import Adressen.

Hinweis:
Firmen, die übernommen wurden, werden nicht automatisch in eine bereits geöffnete Maske Adress-Verwaltung aufgenommen.