Kontakte → Kontakte nach Termin

Über den Menü-Punkt "Kontakte" können Sie u.a. den Kontaktplan sowie verschiedene vordefinierte Selektierungen für die Auswahl der zu kontaktierenden Personen abrufen, die im Folgenden näher beschrieben werden. In allen Punkten werden Kontaktpersonen, für die Sie das Kennzeichen „ausgeschieden“ (siehe Maske Detail-Daten) gesetzt haben, nicht berücksichtigt.

Der Kontaktplan kann sowohl Telefonate als auch E-Mails, Briefe und Faxe enthalten. Auch erwartete, eingehende Kontakte können geplant und hier angezeigt werden.

Für die ersten Übersichten wird die gleiche Maske mit unterschiedlichen Inhalten dargestellt. Die für alle gleichen Funktionen werden daher hier näher beschrieben.

In der Tabelle werden alle aktuellen Plankontakte gelistet. Im Detail heißt das:

• das geplante Datum des Plankontaktes liegt nicht in der Zukunft
• ist das geplante Datum das aktuelle Datum und wurde eine Zeit eingegeben (ohne Alarm-Kennzeichen), wird der Plankontakt zu bzw. ab dieser Zeit dargestellt
• Plankontakte mit Alarm-Kennzeichen werden nicht gelistet; sie werden zum gegebenen Zeitpunkt über ein gesondertes Fenster eingeblendet (siehe Alarme)

Im rechten Bereich wird die Anzahl der in der Tabelle gezeigten Plankontakte angegeben. Sind Kontakte für das aktuelle Datum, aber mit Zeitangabe in der Zukunft (ohne Alarm-Kennzeichen) geplant, wird deren Anzahl in Klammern mit ausgegeben.

Plankontakte in der Zukunft können über ein Popup-Menü abgerufen werden.

In den beiden ersten Spalten werden - je nach Auswahl - unterschiedliche Daten dargestellt, über die ein Plan-Kontakt grob bewertet werden kann.

• P : Priorität oder Projekt; ein „X“ in dieser Spalte bedeutet, dass für diesen Kontakt das Kennzeichen Priorität gesetzt wurde, ein „P“, dass der Partner einem oder mehreren Projekten zugeordnet ist. „X“ hat dabei Vorrang vor „P“. Beim „Anrufen selektierter Kontaktpersonen“ wird in dieser Spalte die Anzahl der bereits erfolgten Kontakt-Versuche eingetragen.
• S : Kunden-Status; Grobklassifizierung, bei der die Hunderter-Stelle des Kunden-Status dargestellt wird. Siehe dazu auch die Verwaltung des Kunden-Status.
• T : Telefon-Nummer bekannt; ein „v“ in dieser Spalte zeigt an, dass für den Partner eine Telefon-Nummer bekannt ist. Diese Spalte existiert nur bei der Auswahl „Erst-Kontakte“.

In den beiden Spalten wird außerdem angezeigt, ob die Kontaktperson zur aktuellen Tageszeit erreichbar ist oder nicht. Voraussetzung dafür ist, dass in der Adressverwaltung in die Felder „erreichbar von / bis“ Zeiten eingetragen wurden. Ist dies für eine bestimmte Kontaktperson erfolgt, werden die Hintergrundfarben der Spalten wie folgt gesetzt:

• erste Spalte: rot, wenn die aktuelle Tageszeit kleiner als die angegebene Zeit „erreichbar von“ ist, ansonsten grün
• zweite Spalte: rot, wenn die aktuelle Tageszeit größer als die angegebene Zeit „erreichbar bis“ ist; gelb, wenn die aktuelle Zeit größer als eine definierbare Anzahl Minuten vor „erreichbar bis“ ist; ansonsten grün.

Die Beginn- bzw. Ende-Zeit der Anwesenheit wird eingeblendet, wenn Sie mit der Maus auf das entsprechende Feld fahren.

Die „Vorlaufzeit“, in der die zweite Spalte gelb hinterlegt wird, kann in der Maske Einstellungen definiert werden.

Diese Spalte wird nur beim allgemeinen Kontakt-Plan angezeigt. Sie gibt an, welcher Art der geplante Kontakt ist.

In dieser Spalte wird der Name der Firma angezeigt. Wenn Sie mit der Maus auf einen der Einträge zeigen, werden eventuelle Bemerkungen zur Firma (siehe Adressmaske) gezeigt.

In der Spalte „Name“ wird der Name des Gesprächspartners angezeigt. Handelt es sich um einen Dummy-Partner, für den kein Name eingetragen ist, wird „N.N.“ eingetragen. Bei Erstkontakten kann es auch vorkommen, dass noch keine Kontaktperson definiert ist. In diesem Fall bleibt das Feld leer.

Wenn Sie mit der Maus auf einen der Einträge zeigen, wird in einem kleinen Fenster die Funktion der Kontaktperson eingeblendet.

Die Spalte „Termin“ hat - je nach Auswahl - unterschiedliche Bedeutung (siehe unten).

Wenn Sie mit der Maus auf einen der Einträge zeigen, erscheint ein kleines Fenster, in dem das geplante Gesprächsthema angezeigt wird.

Über die Einstellungen kann auch eine eigene Spalte mit PLZ und Ort in der Tabelle angezeigt werden. Nach dieser Spalte kann die Tabelle dann auch sortiert werden. Diese Funktion ist vor allem für Wiedervorlagen bei der Vereinbarung von Außendienst-Terminen aus dem Modul CallCenter / Umfragen gedacht.

Nach der Auswahl einer Kontaktperson durch Anklicken der entsprechenden Zeile in der Tabelle können Sie diese durch Betätigen dieser Schaltfläche kontaktieren. Je nach geplantem Kontakttyp wird entweder die Anrufmaske mit der Telefon-Nummer, die Maske zum Versenden einer E-Mail oder eine Maske zur Auswahl einer Brief- oder Fax-Vorlage geöffnet.

Bei geplanten eingehenden Kontakten wird eine Schaltfläche angezeigt, über die direkt angerufen werden kann, bei der aber über einen Pfeil auch ein anderer Kontakt gestartet werden kann.

Über die Schaltfläche Zeigen können Sie die Maske Adressverwaltung aufrufen, in der dann die Daten der gewählten Kontaktperson anzeigt werden.

Wenn Sie eventuelle weitere Plankontakte der ausgewählten Kontaktperson sehen wollen, können Sie über die Schaltfläche Kontakt-Plan die Maske zum Planen von Kontakten öffnen.

Mit dieser Schaltfläche können Sie den in der Tabelle ausgewählten Plankontakt löschen.

Wenn Sie Ihre geplanten Kontakte auf einer Dienstreise unterwegs oder später im Homeoffice erledigen wollen, können Sie sich den Kontaktplan auch ausdrucken lassen. Den Zeitraum können Sie in einer eigenen Maske definieren.

Über die Vorschau des Ausdrucks können Sie dann einzelne Seiten, die ausgedruckt werden sollen, festlegen und so nur Seiten mit speziellen Plankontakten ausdrucken.

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste können Sie ein Popup-Menü aufrufen, das Ihnen die folgenden Befehle zur Verfügung stellt.

Mit diesem Befehl wird die Maske zum Planen von Kontakten für diejenige Kontaktperson geöffnet, über deren Eintrag in der Tabelle Sie das Popup-Menü geöffnet haben, und der entsprechende Plankontakt angezeigt.

Diese Funktion wird nur angezeigt, wenn sich die Maus beim Öffnen des Popup-Menüs innerhalb der Tabelle befindet.

Diese Befehle bieten die Möglichkeit, die Auswahl der angezeigten Daten zu verändern. Wurde zum Beispiel „Geplante Kontakte nach Termin“ gewählt, werden zunächst alle geplanten Kontakte bis einschließlich dem aktuellen Datum angezeigt. Möchten Sie nun sehen, ob Sie für den nächsten Tag geplante Kontakte schon heute erledigen können, wählen Sie die Funktion „weitere“. sucht dann nach dem nächsten in der Zukunft liegenden Datum, für das Kontakte geplant sind und zeigt die dafür geplanten Kontakte an. Durch nochmaliges Aufrufen dieser Funktion können Sie die Anzeige nochmals erweitern, bis keine geplanten Kontakte mehr gefunden werden. Mit der Funktion „reset“ stellen Sie die ursprüngliche Anzeige wieder her.

Sofern Sie dazu die Berechtigung haben, können Sie sich auch die Daten anderer Benutzer ansehen. Die Namen der Benutzer, für deren Daten Sie zumindest eine Leseberechtigung besitzen, werden im Popup-Menü angezeigt.

Diese Möglichkeit ist natürlich nicht bei allen Übersichten (z.B. Erst-Kontakte) sinnvoll und deshalb nicht überall verfügbar.