Kontakte → Eingegangene Anrufe

Sie können über die Maske Einstellungen oder über das Popup-Menü festlegen, ob eingehende Anrufe protokollieren soll und ob dies für alle oder nur für nicht angenommene Anrufe gelten soll. Die Anzahl eingegangener Anrufe wird in der Statusleiste angezeigt.

Um während Ihrer Abwesenheit erfolgte Anrufe zu bearbeiten, können Sie diese Maske über das Menü „Kontakte“, über die Tastenkombination Strg+L oder über einen Doppelklick auf das entsprechende Feld in der Statusleiste aufrufen.

Nach der Auswahl eines der Anrufer können Sie diesen zurückrufen, eine auf dem Anrufbeantworter hinterlassene Nachricht für die Kontakthistorie erfassen oder einfach den Anrufer in der Adressverwaltung anzeigen.

Falls es sich um einen Rückruf einer Kontaktperson handeln könnte, die Sie im Rahmen einer Selektierung oder einer Umfrage zu erreichen versucht haben, wird ein entsprechender Hinweis eingeblendet.

Die Liste im linken Teil zeigt alle angekommenen Anrufe. Anrufe, deren Rufnummer nicht bekannt ist (z.B. weil der Anrufer die Übermittlung der Rufnummer unterdrückt hat oder weil er von einem Analog-Anschluss aus telefoniert), werden in der Spalte „rufende Nummer“ unter „unbekannt“ zusammengefasst.

Für jede Rufnummer werden der Zeitpunkt des ersten Anrufs, des letzten Anrufs und die Anzahl der Anrufe angezeigt.

Nach der Auswahl einer Rufnummer werden - sofern bekannt - die wichtigsten Daten der Kontaktperson im rechten Teil der Maske angezeigt. Kann die Telefonnummer nicht einer Kontaktperson eindeutig zugeordnet werden, wird anstelle des Nachnamens eine Combobox eingeblendet, aus der eine der möglichen Kontaktpersonen ausgewählt werden kann.

Bei jedem eingegangenen Anruf wird geprüft, ob es sich um einen Rückruf zu einem Kontaktversuch im Rahmen einer Selektierung oder (bei installiertem CallCenter-Modul) einer Umfrage handeln könnte. Ist dies der Fall, werden die entsprechenden Daten eingeblendet:

• Name der Umfrage / Selektierung
• durch wen der Kontaktversuch erfolgte
• wenn der letzte Kontaktversuch erfolgte und wie viele Versuche durchgeführt wurden
• Status, z.B. bei Umfragen „nicht erreicht“, „Kontakt, keine Beurteilung“ oder „erledigt, Beurteilung gesetzt“

Durch Betätigen dieser Schaltfläche werden die Anrufmaske mit allen Daten der Kontaktperson angezeigt und ihre Telefonnummer gewählt. Dabei wird, wenn der Anruf z.B. über Handy erfolgte, auch das Handy zurückgerufen, selbst wenn (in der Maske Adressverwaltung) als normale Ziel-Telefonnummer das Sekretariat definiert wurde.

Bei einem möglichen Rückruf zu einer Selektierung oder Umfrage (siehe oben), erhält - sofern für die Kontaktperson z.B. in einer Umfrage der Status noch nicht auf „erledigt“ gesetzt wurde - die Schaltfläche „Anrufen“ die Beschriftung „Selektierung“ bzw. „Umfrage“. Im Falle einer Umfrage wird dann direkt die Maske geöffnet, um den entsprechenden Fragenkatalog (=Telefonscript) abzuarbeiten.
Sollte es sich doch nicht um einen Rückruf handeln, kann über das DropDown-Menü und den Eintrag „Anrufen“ die normale Maske zum Anrufen der Kontaktperson geöffnet werden.

Nach dem Telefonat kommen Sie wieder zurück in diese Maske und werden gefragt, ob der soeben bearbeitete Eintrag gelöscht werden soll.

Über diese Schaltfläche öffnen Sie eine Maske, mit der Sie einen Eintrag in der Kontakthistorie des Anrufers erstellen können, um den bzw. die Kontaktversuche oder eine Notiz auf dem Anrufbeantworter zu dokumentieren.

erzeugt dabei einen Standardtext mit den verfügbaren Daten, in den Sie nur noch Ihre Anmerkungen eingeben müssen:

Anruf in Abwesenheit:


Anzahl Versuche: 3
Erster Versuch: 16.04.2011 18:48
Letzter Versuch: 17.04.2011 18:13

Mit dieser Schaltfläche wird die markierte Kontaktperson in der Adressverwaltung angezeigt.

Mit der Schaltfläche „Löschen“ oder der Taste „Entfernen“ ist es möglich, einen ausgewählten Eintrag zu löschen, ohne die Kontaktperson anzurufen.

Beim Verlassen der Maske mit dieser Schaltfläche werden Sie gefragt, ob - sofern vorhanden - der Eintrag für die unter „unbekannt“ gespeicherten Anrufe gelöscht werden soll. Dies ist im Allgemeinen sinnvoll, da diese nicht weiter bearbeitet werden können.