Kontakte → Serien-Fax

Mit dieser Funktion können Sie ein Serienfax versenden. Da selbst (derzeit) keine Fax-Funktionalität implementiert hat, ist die Installation einer Version von Microsoft Word und von FRITZ!fax Voraussetzung für diese Funktion.

Wie auch bei den anderen Druck-Funktionen ist in der Combobox eine der verfügbaren Selektierungen auszuwählen. Diese wird immer als dynamische Selektierung behandelt, auch wenn für diese Selektierung statische Zuordnungen hinterlegt sind (näheres zum Unterschied zwischen statischen und dynamischen Selektierungen finden Sie unter Adressen selektieren).

Über die Schaltfläche wählen Sie die Vorlage aus, die beim Versand des Serienfax von personalisiert und dann versandt wird. Beim Betätigen der Schaltfläche werden zunächst die Dateien im Verzeichnis der Fax-Vorlagen angezeigt, das in der Benutzer-Konfiguration definiert wurde.

Details zur Gestaltung von Vorlagen finden Sie im Kapitel Textverarbeitung.

Über diese Parameter kann definiert werden, zu welchen Zeiten der Fax-Versand erfolgen soll. Anzugeben sind ein Zeitfenster mit einer Start- und einer Ende-Zeit sowie ein Datum, an dem der Versand beginnen soll. beginnt am angegeben Datum bei Erreichen der Startzeit mit dem Versand und beendet diesen beim Erreichen der Ende-Zeit. Konnten nicht alle Faxe versandt werden, wird am folgenden Tag beim Erreichen der Startzeit wieder mit dem Versand begonnen.

Die maximale Anzahl zu versendender Faxe pro Zeitfenster kann zusätzlich über die maximale Anzahl pro Schicht beschränkt werden.

Für die in der Abbildung angegebenen Daten heißt dies: Der Versand beginnt am 12.12.2004 um 22.00Uhr und endet am 13.12.2004 um 06.00Uhr. Konnten nicht alle Faxe bearbeitet werden, beginnt der Versand wieder am 13.12.2004 um 22.00Uhr bis am 14.12.2004 um 06.00Uhr. Dies geht solange weiter, bis alle Faxe versandt wurden.

Diese Eingaben sind nur verfügbar, wenn das Server-Modul installiert und aktiviert wurde.

Die einzelnen Faxe können sortiert nach folgenden Kriterien versandt werden:

• Telefon-Vorwahl
• Postleitzahl
• Firmen-Name
• Partner-Nachname

Bei der Erstellung der Anschrift können Sie zwischen folgenden Formen wählen:

Dies entspricht den Gepflogenheiten zur Unterscheidung zwischen geschäftlichen und privaten Sendungen.

Falls Sie alle Kontaktpersonen, die ein Fax erhalten, später anrufen wollen, können Sie hier angeben, nach wie vielen Kalender-Tagen ein Folge-Anruf eingeplant werden soll.

Um diese Folgerufe einplanen zu können, erstellt eine statische Selektierung. Jede Kontaktperson, für die ein Fax erstellt wurde, wird in diese statische Selektierung mit dem geplanten Folgeruf eingetragen. Kontaktpersonen, die bereits in der statischen Selektierung vorhanden sind, werden nicht mehr angeschrieben. Dadurch können auch Serienfaxe für Adressen erstellt werden, die erst später in der Adressverwaltung erfasst wurden.

Das Datum für den Folgeruf ist abhängig von dem unter Parameter angegebenem Versand-Datum und der maximalen Anzahl pro Tag. Ein Beispiel soll das verdeutlichen:

Die Selektierung umfasst 1000 Faxe. Sie beginnen mit dem Versand am 28.5.04 (einem Freitag) und geben maximal 200 Faxe pro Tag vor. Der Nachruf soll sieben Kalender-Tage später erfolgen. Es werden nun (nachdem ein eventuelles Zeitfenster erreicht wurde) die Faxe versandt und alle Nachrufe eingeplant. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht:

Der Sprung beim Fax-Datum ist auf das Pfingst-Wochenende zurückzuführen. Das Folgeruf-Datum für die Faxe 601 bis 800 wird deshalb um einen Tag verschoben, da der 10.06. als Feiertag (Fronleichnam) eingegeben wurde.

Wichtig!
Auch wenn Sie „maximal 200“ Faxe vorgeben, müssen nicht wirklich 200 Faxe pro Tag versandt werden. Nämlich dann nicht, wenn diese Anzahl in einem vorgegebenen Zeitfenster nicht versandt werden konnte.

Nachdem alle Faxe versandt wurden, werden weitere Adressen erfasst. Einige dieser Adressen erfüllen auch die Kriterien für die hier verwendete Selektierung. Diese Faxe können Sie nachdrucken, indem Sie in dieser Maske die gleichen Daten wie für den ersten Ausdruck eingeben - außer natürlich dem Versanddatum. Dadurch werden an alle Kontaktpersonen, auf die die Kriterien der Selektierung zutreffen, die aber noch kein Fax erhalten haben, ein Fax versandt und ein Folgeruf eingeplant. Natürlich werden dabei wieder die Angaben zu Faxdatum, maximale Anzahl pro Tag und zum Folgeruf berücksichtigt.

Hinweis:
Da beim Einplanen eines Nachrufs eine statische Selektierung aufgebaut wird, können Sie in der Verwaltung der Selektierungen sehen, wie viele Faxe bereits erstellt und wie viele Folgerufe bereits durchgeführt wurden.

Für alle Kontaktpersonen, an die ein Fax gesandt wurde, kann ein Selektierungs-Kennzeichen gesetzt werden. Damit ist es möglich, diese Kontaktpersonen gezielt für weitere Aktionen auszuwählen, unabhängig davon, ob sich die ursprüngliche Zielgruppe z.B. auf Grund neuer Adressen verändert hat.

Aktivieren Sie dazu die Auswahlbox „setzen“, wählen Sie danach eine der Kennzeichenleisten und dann das Kennzeichen selbst aus.

Für Testzwecke können Sie eine bestimmte Anzahl Faxe mit den selektierten Adressen auf Ihrem lokalen Drucker auszudrucken.

Test-Ausdrucke erfolgen immer auf dem lokalen Drucker, auch wenn die Verarbeitung auf einem Server aktiviert wurde.

Bei jedem Empfänger kann in der Kontakt-Historie ein Eintrag über den Versand des Faxes hinterlegt werden. Der Eintrag kann frei definiert werden. Wird ein Eintrag gewünscht, aber kein entsprechender Text eingegeben, wird ein Standardeintrag erstellt. Die Fax-Vorlage selbst wird in den Dokumenten-Speicher kopiert und kann über die Kontakt-Historie abgerufen werden.

erstellt einen Log-File, in dem aufgetretene Fehler (z.B. wenn keine Fax-Nummer für eine selektierte Adresse vorhanden ist), Anzahl der versandten Faxe usw. protokolliert werden.

Sie können diesen Log-File manuell über den Windows Explorer öffnen oder über die Job-Verwaltung. Sofern nicht die Windows Standard-Einstellungen geändert wurden, finden Sie den Log-File im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\UserName\Anwendungsdaten\TelMarkt\Logs.

Wichtig!
Der Ordnung halber weisen wir darauf hin, dass die Zusendung nicht verlangter Fax-Werbung nach deutscher Rechtslage grundsätzlich unzulässig ist. Etwas anderes gilt nur, wenn zwischen der werbenden Firma und dem Werbekunden bereits eine geschäftliche Beziehung besteht.