Kontakte → Etiketten, Umschläge

Zum Ausdruck von mehreren Etiketten können Sie in dieser Maske die Zielgruppe und sonstige Parameter für den Ausdruck erfassen.

U.a. können Sie einstellen, ob eine Absender-Zeile gedruckt werden soll. Bei Druckern mit manuellem Einzug kann nach jedem Blatt eine Meldung zum Einlegen des nächsten Blattes ausgegeben werden. Für Testzwecke kann nur eine definierbare Anzahl Adressen gedruckt werden.

Die Schriftgröße wird innerhalb der postalischen Vorschriften für jedes Etikett so variiert, dass ein möglichst gutes optisches Bild pro Etikett entsteht.

Die Abmessungen aller üblichen Etiketten sind bei der Auslieferung von in der Datenbank bereits gespeichert. Sie können jedoch z.B. firmenspezifische oder bedruckte Etiketten selbst erfassen.

Tipp:
Zum Ausdruck eines einzelnen Etiketts verwenden Sie besser die Maske zum Suchen einer Kontaktperson oder die Adressverwaltung. Dort (und in anderen Masken) können Sie über das Popup-Menü sehr schnell ein einzelnes Etikett erstellen.

Hinweis:
Wir möchten an dieser Stelle den Herstellern danken, die uns die Daten zu ihren Produkten zur Verfügung gestellt haben.
Wichtig!
Die Möglichkeiten der verschiedenen Drucker sind sehr unterschiedlich, vor allem was z.B. Zuführungs-Schächte für Umschläge oder Schriftgrößen anbelangt. Es können daher nicht immer alle Parameter, die zur Verfügung stellt, auch vom Drucker umgesetzt werden. In diesem Fall wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, so dass Sie die Parameter anpassen und diese mit einer geringen Anzahl Adressen testen können.

Für die Angabe der Zielgruppe (also aller Kontaktpersonen, für die ein Etikett bzw. ein Umschlag gedruckt werden soll) können Sie entweder in der Combobox eine der verfügbaren Selektierungen oder Kontakte nach dem Tagesbericht wählen.

Eine Selektierung wird immer als dynamische Selektierung behandelt, auch wenn für diese Selektierung statische Zuordnungen hinterlegt sind (näheres zum Unterschied zwischen statischen und dynamischen Selektierungen finden Sie unter Adressen selektieren).

Der Ausdruck nach Tagesbericht kann in vielen Fällen den Aufwand beim Postversand wesentlich reduzieren. Zwei Beispiele:

Wenn Sie den Ausdruck nach Tagesbericht gewählt haben, können Sie die Empfängerliste in einer eigenen Maske bearbeiten. Diese Maske ist gleich wie der Tagesbericht aufgebaut, hat jedoch eine zusätzliche Spalte. Hier können Sie für jeden Kontakt angeben, ob für die Kontaktperson ein Etikett gedruckt werden soll oder nicht. Alle Kontakte in Form von ausgehenden Briefen sind beim Aufruf der Maske vorselektiert.

Die Etiketten werden in der Reihenfolge ausgedruckt, wie sie im Tagesbericht aufscheinen - also nach Kontaktzeit sortiert. Dadurch ist eine leichte Zuordnung zum jeweiligen Anschreiben möglich, das Sie nach einem Telefonat, der Bearbeitung einer E-Mail o.a. ausgedruckt haben.

Hier müssen Sie auswählen, ob die Adressen auf Umschlägen oder auf Etiketten erstellt und auf welchem Drucker sie gedruckt werden sollen. Entsprechend werden im Bereich darunter die jeweils notwendigen Parameter abgefragt.

In dieser Liste werden alle dem System bekannten Drucker aufgeführt. Vorselektiert ist entweder der unter Windows definierte Standard-Drucker oder derjenige Drucker, den Sie in den Einstellungen als Ihren Standard-Etiketten-Drucker definiert haben.

Hinweis:
Eine Änderung des Standard-Druckers gilt nur für den jeweiligen Ausdruck und wird danach wieder zurückgesetzt. Die in Windows getroffene Einstellung eines Standard-Druckers ist davon nicht betroffen.

Sollte der gewählte Drucker über mehrere Einzugschächte verfügen, können Sie angeben, welcher verwendet werden soll. Die Liste der verfügbaren Einzugschächte wird nach jeder Auswahl eines Druckers neu aufgebaut.

Zunächst müssen Sie aus der Combobox die Etiketten-Sorte auswählen, die Sie einsetzen wollen. In der Combobox werden alle standardmäßig verfügbaren sowie die von Ihnen definierten Etiketten-Formate gelistet (siehe Etiketten verwalten).

Wurden von Ihnen auf dem aktuellen Rechner bereits einmal Etiketten gedruckt, wird der zuletzt verwendete Etiketten-Typ vorgeschlagen. Andernfalls wird der Standardtyp eingestellt, den Sie in der Maske Einstellungen definiert haben.

Beim Überfahren der Combobox mit der Maus wird die gesamte Bezeichnung samt Artikelnummer eingeblendet.

Beim Drucken von Etiketten bleibt zum Schluss immer ein Blatt, das nur zum Teil bedruckt wurde. Wollen Sie ein solches Blatt weiter verwenden, geben Sie die Position des ersten Etiketts als Zeile und Spalte an. Danach müssen die Etiketten fortlaufend vorhanden sein.

Falls Sie Blanko-Etiketten verwenden (also Etiketten ohne Ihre aufgedruckte Adresse), können Sie eine Absender-Zeile am oberen Rand drucken lassen. Diese wird immer mit der Schriftgröße 6pt gedruckt und darunter eine über die gesamte Breite des Etiketts gehende Linie.

Diese Option wird nur angeboten, wenn ein Administrator in der Konfiguration einen Text für die Absender-Zeile definiert hat.

Nicht alle Drucker sind in der Lage, eine größere Anzahl der doch recht dicken Etiketten-Träger im Einzugsschacht einwandfrei zu verarbeiten. Für diesen Zweck besteht die Möglichkeit, den Ausdruck nach jedem Blatt zu stoppen und damit das nächste Blatt manuell einzulegen.

Die Postverwaltungen in den verschiedenen Ländern haben Vorschriften für die Adressierung erlassen, die u.a. festlegen, welche Schriften und welche Schriftgrößen verwendet werden sollen. Diese sind auf die Maschinen abgestimmt, die in dem jeweiligen Land für die automatische Sortierung der Post verwendet werden. kennt diese Schriftgrößen und versucht, die Adresse auf dem Etikett optimal zu platzieren.

Kann jedoch die Adresse auch mit der kleinsten zugelassenen Schriftgröße nicht auf dem Etikett untergebracht werden, wird das Etikett nicht ausgedruckt, ein entsprechender Eintrag in der Log-Datei erstellt und der Benutzer nach dem Druck aller Etiketten auf diesen Umstand hingewiesen.

Wenn Sie aber die Vorschriften Ihrer Postverwaltung ignorieren wollen, können Sie diese Option aktivieren. In diesem Fall wird die Schriftgröße so gewählt, dass die Adresse komplett auf dem Etikett gedruckt werden kann. In der Log-Datei wird eine Warnung protokolliert und der Benutzer nach dem Druck aller Etiketten auf diesen Umstand hingewiesen.

Zum Ausdruck von Umschlägen müssen Sie lediglich das Format Ihrer Briefumschläge und die Druck-Ausrichtung wählen. Eine Zusammenstellung der Abmessungen finden Sie u.a. auf Wikipedia.

Wurden von Ihnen auf dem aktuellen Rechner bereits einmal Umschläge gedruckt, werden die zuletzt verwendete Umschlag-Größe und Ausrichtung vorgeschlagen.

Die Adressen können in zwei Formaten ausgedruckt werden. Einmal persönlich an die Kontaktperson (c/o Firma) oder an die Firma, zu Händen von. Bei privaten Adressen wird immer das selbe standardisierte Format verwendet.

Da jede Niederlassung im Prinzip drei Adressen haben kann, werden diese in folgender Reihenfolge verwendet:

• Adresse mit Großkunden-Postleitzahl
• Adresse mit Postfach
• Straßenadresse

Wollen Sie aber z.B. Jahreskalender mit einem Paketdienst versenden lassen, muss immer die Straßenadresse verwendet werden. Dies erreichen Sie über die Option „nur Straßen-Adressen verwenden“. In diesem Fall werden Adressen der Zielgruppe, für die keine vollständige Straßen-Adresse vorhanden ist, nicht ausgedruckt. In der Log-Datei wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben.

Die Sortierung der Adressen kann nach Postleitzahlen, Firmennamen oder Nachnamen der Kontaktpersonen erfolgen. Wenn Sie den Ausdruck gemäß Tagesbericht auswählen, wird die Sortierung nach Kontaktzeit voreingestellt, kann aber geändert werden.

Je nachdem, zu welchem Zweck die Etiketten oder Umschläge verwendet werden sollen, können ein oder mehrere Robinson-Kennzeichen berücksichtigt werden. Für Kontaktpersonen mit den entsprechenden Kennzeichen werden dann keine Etiketten bzw. Umschläge ausgedruckt.

Die Robinson-Kennzeichen können in der Maske der Detail-Daten gesetzt werden.

Für die gewählten Kontaktpersonen können Sie einen Eintrag in der jeweiligen Kontakt-Historie erstellen lassen. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Option. Der Text, der in die Historie eingetragen werden soll, muss vorgegeben werden.

Beim Testausdruck werden - auch wenn diese Option aktiviert ist - keine Einträge in den Kontakt-Historien erstellt.

Für Testzwecke besteht die Möglichkeit, nur eine bestimmte Anzahl der selektierten Adressen auszudrucken. schlägt die Anzahl so vor, dass alle Etiketten eines Blattes des ausgewählten Etiketten-Typs verwendet werden.

Der Test-Ausdruck erfolgt normalerweise auf dem in Windows eingestellten Standard-Drucker. Über den Pfeil in der Schaltfläche können Sie den Test-Ausdruck aber auch auf dem (unter Ausgabe) gewählten Drucker erstellen lassen.

Über diese Schaltfläche starten Sie den Ausdruck der Etiketten auf dem gewählten Drucker.

erstellt eine Log-Datei, in der aufgetretene Fehler (z.B. wenn keine Postleitzahl für eine selektierte Adresse vorhanden ist), Anzahl der erstellten Etiketten usw. protokolliert werden.

Sie können die Log-Datei sofort nach dem Ausdruck über die eingeblendete Abfrage und später über die Job-Verwaltung oder auch manuell über den Windows Explorer öffnen. Sofern nicht die Windows Standard-Einstellungen geändert wurden, finden Sie die Datei im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\UserName\Anwendungsdaten\TelMarkt\Logs oder in einem Verzeichnis auf einem Server, das ein -Administrator festgelegt hat.

Am Ende der Log-Datei werden die folgenden Summen-Werte gedruckt:

• Adressen selektiert
  Anzahl der Adressen, die den Kriterien der Selektierung entsprechen
• Adressen verworfen
  Anzahl der Adressen, die auf Grund der Optionen der Selektierung verworfen wurden, z.B. wenn nur Chefs angeschrieben werden sollen
• Etiketten erstellt
  Anzahl der gedruckten Etiketten
• Blatt
  Anzahl der genutzten Etiketten-Träger
• Adressen m. Fehlern
  Anzahl der Adressen, die Fehler beinhalten können oder unvollständig sind
• Fehler
  es konnte kein Etikett erstellt werden, z.B. wenn bei der Mindest-Schriftgröße eine Zeile nicht vollständig oder nicht alle Zeilen gedruckt werden können oder keine Adresse zu einer selektierten Kontaktperson gespeichert ist
• Warnungen
  beim Drucken, z.B. wenn die Mindest-Schriftgröße nicht eingehalten werden konnte (dazu muss bei den Etiketten-Parametern die Option minimale Schriftgröße ignorieren aktiviert sein)

Etiketten drucken ist zwar zunächst mal eine einfache Aufgabe, die es aber in sich haben kann. Deshalb sei hier auf einige Besonderheiten hingewiesen.

• Adress-Aufbau
  Wie auch bei allen anderen Druckfunktionen erstellt die Adressen entsprechend den Vorschriften der Post-Verwaltung des jeweiligen Landes. Z.B. dass in Deutschland die Postleitzahl vor dem Ort steht (95199 Kaiserhammer), in Australien aber nach dem Namen, der nur mit Großbuchstaben zu drucken ist (MELBOURNE 3021).
• Auslands-Adressen
  Bei Auslandsadressen wird auch der Ländername angegeben, entsprechend den internationalen Vorschriften in Großbuchstaben. Ein Länder-Kennzeichen vor der Postleitzahl ist schon lange nicht mehr zugelassen.
• Etiketten-Größe
  kennt die Abmessungen aller gängigen Etiketten: Höhe und Breite, Abstände oben und links und zwischen den Etiketten.
• bedruckbare Fläche
  Diese ist natürlich von der Etiketten-Größe abhängig. Aber auch die bei Laserdruckern üblichen nicht bedruckbaren Ränder werden eingerechnet.
• Schriftgröße
  Die Schriftgröße wird pro Etikett bestimmt. Dabei werden die Anzahl der Zeilen einer Adresse berücksichtigt, ob eine Absender-Zeile gedruckt werden soll und andere Parameter.

Es versteht sich von selbst, dass diese Punkte automatisch berücksichtigt, ohne dass sich der Benutzer dazu Gedanken machen oder sogar selbst die entsprechenden Vorschriften kennen muss.