Manchmal müssen Adressen aus exportiert werden, um sie z.B. in Excel weiter zu verarbeiten oder von einem anderen Unternehmen weiter bearbeiten zu lassen. Dazu müssen Sie festlegen

• welche Adressen zu exportieren sind
• in welchem Format die Adressen übergeben werden

Welche Adressen wird (wie jede Zielgruppe) über eine Selektierung festgelegt. Der Export erfolgt im csv-Format, bei dem Sie nur noch festlegen müssen, welche Felder zu exportieren sind und in welcher Reihenfolge.

Zum Erstellen einer Selektierung gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie die Funktion selektieren im Menü Adressen
2. Betätigen Sie die Schaltfläche
3. Geben Sie der Selektierung einen Namen
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
5. klicken Sie auf , es öffnet sich eine neue Maske
6. bestimmen Sie die Kriterien für die zu exportierenden Adressen
7. klicken Sie auf
8. Sie erhalten eine Meldung, auf wie viele Kontaktpersonen die Kriterien zutreffen

Beim Export wird für jede Kontaktperson eine Zeile in eine Datei geschrieben. Welche Datenfelder in welcher Reihenfolge in die Datei geschrieben werden, definieren Sie in einem Datei-Format. Es können beliebig viele Datei-Formate für die verschiedensten Zwecke angelegt werden. Ein Format kann z.B. nicht nur für den Export, sondern auch für den Import von Adressen verwendet werden.

1. Starten Sie die Funktion Datei-Formate im Menü Extras
2. Betätigen Sie die Schaltfläche
3. legen Sie fest, welche Felder zu exportieren sind
4. passen Sie gegebenenfalls die Reihenfolge an
5. Betätigen Sie die Schaltfläche

Beim eigentlichen Export müssen Sie nur noch angeben, welche Adressen (also welche Selektierung) mit welchem Datei-Format in welche Datei zu exportieren sind.

1. Starten Sie die Funktion exportieren im Menü Datei
2. Geben Sie den Namen der zu erstellenden Datei ein oder klicken Sie auf , um das Verzeichnis zu suchen und einen Namen einzugeben
3. wählen Sie das Datei-Format für den Export
4. aktivieren Sie eventuell gewünschte Optionen
5. wählen Sie eine Selektierung und damit die zu exportierenden Adressen
6. Betätigen Sie die Schaltfläche

Nachdem die Adressen ausgegeben wurden zeigt Ihnen das Programm, wie viele Adressen in die angegebene Datei exportiert wurden.

Beim Import von Adressen, die von exportiert wurden, gehen Sie wie folgt vor.

1. Starten Sie Excel; es erscheint ein leeres Tabellenblatt; gegebenenfalls über „neues Dokument“ eine leere Mappe öffnen
2. 

   Starten Sie im Menü „Daten“ unter „Externe Daten importieren“ die Funktion „Daten importieren…“

3. 

   Textkonvertierungsassistent wird aufgerufen; „Getrennt“ ausgewählt lassen – weiter

4. 

   Semikolon anhaken; das Texterkennungszeichen muss das selbe sein wie vorher beim Export in verwendet

5. 

   Alle Felder, in denen führende Nullen vorkommen können (z.B. Telefonvorwahl) müssen das Format „Text“ zugewiesen bekommen

6. 

   Die Auswahl „Bestehendes Arbeitsblatt“ kann so bleiben, wenn man die Adressen im bestehenden Arbeitsblatt einfügen will. Die Angabe „$A$1“ bedeutet, dass das Einfügen in der ersten Spalte der ersten Zeile beginnt.

1. Starten Sie Excel; es erscheint ein leeres Tabellenblatt
2. Klicken Sie im Menü „Daten“ auf die Funktion „aus Text“
3. Suchen Sie Datei, die importiert werden soll
4. Klicken Sie auf „Öffnen“