Bei großen Firmen gibt es oft eine Abteilung, die für die Bearbeitung aller Rechnungen aller Niederlassungen zuständig ist und an die deshalb auch alle Rechnungen zu Aufträgen aller Niederlassungen zu senden sind.

Wir benötigen also eine Rechnungsadresse, die bei allen Rechnungen eingetragen wird, unabhängig davon, von welcher Niederlassung und welcher Abteilung der Auftrag vergeben wurde.

Dazu sind nur zwei Schritte notwendig:

• Anlegen und Kennzeichnen der Rechnungsadresse
• Kennzeichnen, bei wem diese Rechnungsadresse als Standard-Rechnungsadresse eingetragen werden soll

Eine Rechnungsadresse wird als Dummy-Partner angelegt, d.h. als Kontaktperson, von der keine Name, sondern nur die Funktion (eben Rechnungsadresse) bekannt ist. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. 

   öffnen Sie die Adressverwaltung

2. ist für die Rechnungsabteilung noch keine Niederlassung angelegt, müssen Sie eine neue Niederlassung definieren
3. betätigen Sie die Schaltfläche Neu im Bereich Kontakt-Person rechts
4. geben Sie - falls notwendig - die Bezeichnung der Abteilung ein, diese wird auf der Rechnung ausgegeben
5. geben Sie im Feld Funktion den Text „Rechnungsadresse“ o.ä. an
6. betätigen Sie die Schaltfläche zum Speichern des Dummy-Partners

Sie können die Rechnungsadresse, wie sie auf der Rechnung ausgedruckt werden wird, wie folgt überprüfen.

1. öffnen Sie in Windows den Editor, das Programm Wordpad oder auch eine andere Textverarbeitung
2. klicken Sie in der Adressverwaltung im rechten Bereich „Kontakt-Person“ mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund, es öffnet sich ein Popup-Menü
3. wählen Sie die Funktion „Adresse in Zwischenablage“
4. wechseln Sie in den Editor (Wordpad, Textverarbeitung…)
5. kopieren Sie die Adresse in den Editor mit der Funktion „einfügen“ oder einfach mit der Tastenkombination Strg+V

Beim Erstellen einer Rechnung wird die Rechnungsadresse erst festglegt, wenn der Status auf „erstellt“ gesetzt wird.

1. 

   beim Speichern der Rechnung öffnet sich automatisch eine Maske zur Auswahl der Rechnungsadresse

2. ändern Sie die Rechnungsadresse, indem Sie im Feld „Funktion“ die (im ersten Schritt erfasste) Rechnungsadresse wählen
3. die Adresse wird angezeigt
4. wählen Sie gegebenenfalls eine neue Dokumenten-Vorlage
5. betätigen Sie die Schaltfläche

Dadurch wird die Rechnungsadresse als Standard-Rechnungsadresse für den Auftraggeber eingetragen und bei der nächsten Rechnung vorgeschlagen.