Um einen Serien-Brief an eine Gruppe von Kontaktpersonen zu versenden, sind folgende Schritte notwendig:

• Erstellen einer Selektierung mit den Empfängern
• Erstellen einer Brief-Vorlage
• Ausdruck des Briefes

Das Erstellen einer Selektierung ist einfach, wenn die Empfänger über ein Kriterium ermittelt werden können, das bereits vorhanden bzw. gesetzt wurde. Z.B. „alle Kontaktpersonen im PLZ-Gebiet 8“ oder „alle Kontaktpersonen, für die das Selektierungs-Kennzeichen 'Newsletter' gesetzt ist“.

Muss die Empfänger-Gruppe erst zusammengestellt werden, empfiehlt es sich, ein neues Selektierungs-Kennzeichen zu definieren und für die gewünschten Kontaktpersonen zu setzen.

1. Starten Sie über das Menü „Adressen“ die Funktion „selektieren“
2. Betätigen Sie die Schaltfläche
3. Geben Sie der neuen Selektierung einen Namen
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
5. Betätigen Sie die Schaltfläche , es wird eine neue Maske zum Erfassen der Kriterien angezeigt
6. Erfassen Sie die Kriterien, die für Ihre Zielgruppe erfüllt sein müssen
7. Betätigen Sie die Schaltfläche
8. Sie erhalten eine Mitteilung, wie viele Kontaktpersonen den Kriterien entsprechen
9. Betätigen Sie die Schaltfläche , Sie kommen zurück zur Maske zum Verwalten von Selektierungen
10. Betätigen Sie die Schaltfläche

Das Erstellen einer Briefvorlage hängt davon ab, welche Textverarbeitung eingesetzt wird: MS Wird, OpenOffice Writer oder LibreOffice. Prinzipiell ist die Vorgehensweise die, dass der Brief in der Textverarbeitung vollständig erfasst wird und lediglich die variablen Texte wie z.B. die Adresse über Textmarken eingefügt werden. Anleitungen finden Sie auf der Seite Textverarbeitung.

Zum Ausdrucken des Serien-Briefes starten Sie im Menü „Kontakte“ die Funktion „Serien-Brief“.

1. Wählen Sie die gewünschte Selektierung
2. Wählen Sie gewünschte Brief-Vorlage
3. Geben Sie einen Text ein, der bei den Empfängern in der Kontakthistorie eingetragen werden soll, wenn Sie nicht den Standardtext verwenden wollen
4. Betätigen Sie die Schaltfläche

Der Fortschritt des Ausdrucks wird angezeigt.

In der Job-Verwaltung erhalten Sie nach der Auswahl des Serienbrief-Jobs einen Überblick über den Status. Nach dem Abschluss des Druckens sollten Sie über die Job-Verwaltung auf jeden Fall die Log-Datei überprüfen, in der alle Empfänger und alle eventuell aufgetretenen Fehler (z.B. Kontaktpersonen ohne gültige Adresse) aufgelistet sind. Am Schluss der Datei befinden sich entsprechende Summen.