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Serien-E-Mail versenden
Um eine Serien-E-Mail an eine Gruppe von Kontaktpersonen zu versenden, sind folgende Schritte notwendig:
- Erstellen einer Selektierung mit den Empfängern
- Erstellen eines Standard-E-Mail-Textes
- Versenden der E-Mail
Erstellen einer Selektierung
Das Erstellen einer Selektierung ist einfach, wenn die Empfänger über ein Kriterium ermittelt werden können, das bereits vorhanden bzw. gesetzt wurde. Z.B. „alle Kontaktpersonen im PLZ-Gebiet 8“ oder „alle Kontaktpersonen, für die das Selektierungs-Kennzeichen 'Newsletter' gesetzt ist“.
Muss die Empfänger-Gruppe erst zusammengestellt werden, empfiehlt es sich, ein neues Selektierungs-Kennzeichen zu definieren und für die gewünschten Kontaktpersonen zu setzen.
- Starten Sie über das Menü „
Adressen
“ die Funktion „selektieren
“ - Betätigen Sie die Schaltfläche
- Geben Sie der neuen Selektierung einen Namen
- Betätigen Sie die Schaltfläche
- Betätigen Sie die Schaltfläche
, es wird eine neue Maske zum Erfassen der Kriterien angezeigt
- Erfassen Sie die Kriterien, die für Ihre Zielgruppe erfüllt sein müssen
- Betätigen Sie die Schaltfläche
- Sie erhalten eine Mitteilung, wie viele Kontaktpersonen den Kriterien entsprechen
- Betätigen Sie die Schaltfläche
, Sie kommen zurück zur Maske zum Verwalten von Selektierungen
- Betätigen Sie die Schaltfläche
Erstellen eines Standard-E-Mail-Textes
Um den Text der E-Mail zu erstellen, öffnen Sie im Menü „Extras
“ die Funktion „Standard-E-Mails
“. Zur Personalisierung stehen die dort beschriebenen Platzhalter zur Verfügung.
- Betätigen Sie die Schaltfläche
- Erfassen Sie den Text, gegebenenfalls mit Platzhaltern
- Betätigen Sie die Schaltfläche
Versand der E-Mail
Zum Versenden der Serien-E-Mail starten Sie im Menü „Kontakte
“ die Funktion „Serien-E-Mail
“.
- Wählen Sie die gewünschte Selektierung
- Wählen Sie den E-Mail-Standard-Text
- Wählen Sie das E-Mail-Konto, über das die E-Mails versendet werden sollen
- Wählen Sie gegebenenfalls die Anhänge, die mit den E-Mails versendet werden sollen
- Geben Sie einen Text ein, der bei den Empfängern in der Kontakthistorie eingetragen werden soll, wenn Sie nicht den Standardtext verwenden wollen
- Betätigen Sie die Schaltfläche
Der Fortschritt des E-Mail-Versands wird angezeigt.
In der Job-Verwaltung erhalten Sie nach der Auswahl des E-Mails-Jobs einen Überblick über den Status. Nach dem Abschluss des Versands sollten Sie über die Job-Verwaltung auf jeden Fall die Log-Datei überprüfen, in der alle Empfänger und alle eventuell aufgetretenen Fehler (z.B. Kontaktpersonen ohne E-Mail-Adresse) aufgelistet sind. Am Schluss der Datei befinden sich entsprechende Summen.