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Projekte und Aufträge - Übersicht

CRM TelMarkt Projekte und Aufträge Das Zusatzmodul "Projekte und Aufträge" erweitert das Basis-Modul von telmarkt.jpg und bietet im Wesentlichen folgende Funktionen:

  1. Verwalten und bearbeiten von Projekten
  2. Erfassen von eingegangenen Anfragen und Aufträgen
  3. Erstellen von Angeboten und Rechnungen
  4. Erfassen von eingegangenen Zahlungen
  5. Erstellen von Projekt-Historien
  6. Erfassen und Auswerten der für einen Auftrag bzw. eine Auftragsposition aufgewendeten Zeiten
  7. Kundenbezogene und Artikel-/Leistungsbezogene Auswertungen

Projekt-Historien entstehen mehr oder minder automatisch, wenn ein Kontakt (E-Mail, Telefonat usw.) auch einem Projekt zugeordnet wird. Das erfolgt ohne zusätzlichen Aufwand über entsprechende Schaltflächen. Einem Projekt können dabei beliebig viele Kontaktpersonen verschiedener Firmen zugeordnet werden (siehe Projekt-Team).

Für das Erfassen bzw. Erstellen von Vorgängen gelten folgende Regeln, wobei in diesem Zusammenhang auch ein Projekt als Vorgang angesehen wird:

  • jeder Vorgang ist einem anderen Vorgang oder einer Firma zugeordnet
    Eine Rechnung kann also einer Firma, einem Projekt oder einem Auftrag zugeordnet sein, aber auch einer Anfrage oder einem Angebot. Aber nicht umgekehrt: ein Auftrag z.B. kann nicht einer Rechnung zugeordnet werden. Projekte können nur Firmen zugeordnet werden.
  • jeder Vorgang kann nur einem anderen Vorgang zugeordnet sein, aber ihm selbst können mehrere andere Vorgänge zugeordnet sein.
    Ein Auftrag kann also nur einem Angebot zugeordnet sein. Aber es können z.B. mehrere Rechnungen zu einem Auftrag erstellt werden.
  • jeder Vorgang ist einem Kontakt zugeordnet und damit in einer Kontakt-Historie
    Bei eingegangenen Vorgängen (Anfragen, Aufträgen) wird der Vorgang mit dem Kontakt (z.B. E-Mail, Brief) gespeichert, bei ausgehenden Vorgängen (Angebote, Rechnungen) wird der Kontakt automatisch bei Fertigstellung des Vorgangs erstellt.

Vertrieb und Außendienst können telmarkt.jpg verwenden, um Anfragen und Aufträge während eines Telefonats oder eines Besuchs beim Kunden zu erfassen und später an ein ERP-System weiterzuleiten.

Grund-Begriffe

Die Auftrags-Verwaltung von telmarkt.jpg nutzt einige Begriffe, Strukturen bzw. Funktionen, die kurz erläutert werden sollen, da sie für das Verständnis des Zusammenspiels aller Komponenten wichtig sind.

Vorgang

Vorgänge sind im Prinzip zunächst gleich zu betrachten wie die Kontakte in der Kontakt-Historie. Sie beinhalten kaufmännische Dokumente wie Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen. Die Erfassung von Vorgängen ist somit eine Erfassung von "erweiterten Daten" zu einem Kontakt und an diesen gebunden.

Eingehende Vorgänge (Anfragen, Aufträge) können daher direkt aus den Masken Telefon-Anruf, eingegangene E-Mails oder auch eingegangene Faxe erfasst werden.

Ausgehende Vorgänge (Angebote, Rechnungen) können aus der Adress-Verwaltung oder aus verschiedenen Vorgangs-Übersichten (z.B. Projekte und Vorgänge) erstellt werden und sind damit automatisch einer Kontaktperson zugeordnet und erscheinen in deren Kontakthistorie.

Produkt-Gruppen

Jedem Vorgang bzw. jeder Position eines Vorgangs ist eine Produkt-Gruppe zuzuordnen, die im Wesentlichen darüber Auskunft gibt, ob es sich um eigene Leistungen oder Produkte bzw. zugekaufte Leistungen oder Produkte handelt. Darüber hinaus ermöglichen Produktgruppen statistische Auswertungen für Vorgangs-Positionen, die keine Artikelnummer beinhalten, wie es z.B. im Sondermaschinenbau sehr oft vorkommt.

Kennungen

Kennungen können, müssen aber nicht verwendet werden. Sie erlauben die Kategorisierung von Vorgängen und können z.B. verwendet werden, um verschiedene Geschäftsbereiche zu identifizieren.

Kennungen werden für einen Vorgang vergeben. Sie können verschiedene Auswertungen über diese Kennungen erstellen.

Kennungen können auch verwendet werden, um Vorgänge zu nummerieren. Dazu können entsprechende Nummerierungs-Schemata definiert werden, die z.B. den Aufbau der Auftrags-Nummer festlegen. In diesen Nummerierungs-Schemata kann die Kennung ein Teil z.B. der Auftragsnummer sein. Wird die Kennung als Teil einer Vorgangs-Nummer definiert, ist ihre Eingabe für diesen Vorgangs-Typ zwingend.

Artikel / Artikel-Nummern

Artikel-Nummern müssen für Artikel vergeben werden, die auf Lager gehalten werden. Positionen in Vorgängen müssen nicht, können aber eine Artikelnummer beinhalten. Wird eine Artikelnummer bei einer Position eingetragen, werden Beschreibung und Mengeneinheit aus dem Artikelstamm übernommen, können aber geändert werden.

Artikel-Gruppen

Artikel-Gruppen fassen Artikel zu gemeinsamen Gruppen zusammen. Jeder Artikel kann - muss aber nicht - einer Artikelgruppe zugeordnet werden.

Integration

Das Modul Projekte und Aufträge arbeitet mit verschiedenen anderen Modulen zusammen, sofern diese installiert sind.

Funktion Beschreibung
Basis-Modul
Erfassen von Vorgängen Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen können während eines Telefonats, beim Lesen eingegangener E-Mails usw. sofort erfasst werden und sind dadurch der jeweiligen Kontaktperson und gegebenenfalls einem Projekt zugeordnet.
Kontakt-Historien Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen scheinen in den entsprechenden Historien auf.
Projekt-Historien Jeder neue Eintrag in einer Kontakt-Historie kann direkt einer Projekt-Historie zugeordnet werden.
Aufgaben Aufgaben, die für ein Projekt erfasst wurden, erscheinen in den Benutzer-spezifischen Aufgaben-Listen und der Tages-Vorschau.
Reiseplanung
Besuchs-Berichte Berichte zu durchgeführten Besuchen können direkt einem Projekt zugeordnet werden.
Beim Erfassen eines Besuchs-Berichts können neue Projekte und Vorgänge (z.B. Anfragen oder Aufträge) erfasst werden.
CallCenter / Umfragen
Umfrage durchführen Während einer Umfrage können auch Aufträge erfasst werden (Tele-Sales).
Fertigung / Produktion
Fertigungs-Aufträge Zu jeder Position eines Kunden-Auftrags können ein oder mehrere Fertigungs-Aufträge erfasst werden.
Nachkalkulation Ergebnisse der Nachkalkulation können direkt in die Rechnungsschreibung übernommen werden.

B2B-Spezialitäten

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  • Vergleich unterschiedlicher Niederlassungen einer Firma
  • Zuordnung der beteiligten Kontakt-Personen verschiedener Firmen (Kunden, Lieferanten u.a.) zu einem Projekt
  • Bei Anfragen und Angeboten können bereits ein Entscheider und der voraussichtliche Vergabetermin hinterlegt werden
  • Übersicht über alle Vorgänge einer Firma, einer Niederlassung oder einer Kontaktperson
  • Auswertungen (wo sinnvoll) pro Firma, pro Niederlassung oder für eine Kontaktperson
  • Angebots- bzw. Rechnungs-Empfänger muss nicht dem Anfragenden bzw. Auftraggeber der Firma entsprechen
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projekt/start.txt · Zuletzt geändert: 13.04.2015 18:39 von lgeyer