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Vorgänge verwalten - Allgemeines

Mit telmarkt.jpg können Sie sehr schnell und einfach alle Ihre Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen verwalten bzw. erstellen. Ziel dieser Vorgangs-Verwaltung ist, Ihnen

  • schnell einen Überblick über alle Vorgänge mit einer Firma zu geben
  • komfortabel z.B. im Außendienst Anfragen und Aufträge zu erfassen

telmarkt.jpg erlaubt das Erfassen von eingegangenen Anfragen und Aufträgen sowie das Erstellung von Angeboten und Rechnungen für Kunden.

Schnittstelle zur Vorgangs-Verwaltung

Das Erfassen von Vorgängen erfolgt in telmarkt.jpg immer über eine Schaltfläche , über die die nebenstehende Maske geöffnet wird. Der Ablauf der Erfassung ist aber unterschiedlich für eingehende Vorgänge (Anfragen, Aufträge) und für ausgehende Vorgänge (Angebote, Rechnungen).

Über die selbe Schaltfläche "Vorgänge" können Sie auch z.B. während eines Telefonats auf die Vorgänge Ihres Kontaktpartners bzw. seiner Firma zugreifen oder dessen spezifische Statistiken abrufen oder aus einer E-Mail Positionen einer Anfrage übernehmen.

Je nach Umfeld der aktuellen Bearbeitung sind nicht immer alle Möglichkeiten aktiv. Von den Auswertungen können auch mehrere gleichzeitig geöffnet werden.

eingehende Vorgänge erfassen

Bei Anfragen und Aufträgen kann die Erfassung direkt in den Masken gestartet werden, in denen der eingegangene Kontakt übernommen wurde. Haben Sie z.B. eine E-Mail erhalten, die einen Auftrag enthält, können Sie direkt beim Lesen der E-Mail den Auftrag erfassen.

Die Anfrage bzw. der Auftrag wird dann zusammen mit der E-Mail in der Kontakt-Historie des Absenders gespeichert. Entsprechend ist der Ablauf bei der Erfassung telefonischer Anfragen oder Aufträgen per Brief oder Fax.

ausgehende Vorgänge erstellen

Bei ausgehenden Vorgängen (Angebote, Rechnungen) beginnt das Erstellen mit der Auswahl der Kontaktperson (z.B. in der Adressverwaltung), also dem Empfänger des Angebots oder der Rechnung, oder aus der Maske Vorgangs-Übersicht als Antwort auf eine eingegangene Anfrage oder einen Auftrag.

Ist das Angebot oder die Rechnung fertig bearbeitet und wird in der Datenbank gespeichert, wird automatisch ein entsprechender Ausdruck und ein Eintrag in der Kontakt-Historie des Empfängers generiert, der den Ausdruck als Anhang enthält.

Statistiken

Über die Auswahl-Maske können folgende Statistiken abgerufen werden:

  • Übersicht Vorgänge
    zeigt alle oder nur aktuell offene Vorgänge der Firma der Kontaktperson
  • Artikel
    gibt eine Übersicht über alle Artikel, für die sich die Firma der Kontaktperson interessiert hat oder die bereits beauftragt wurden, zusammen mit den jeweils gewählten Konditionen
  • Umsätze
    gibt eine Übersicht über die mit einem Kunden erzielten Umsätze in einem wählbaren Berichtszeitraum
  • Zahlungen
    gibt eine Übersicht über das Zahlungsverhalten eines Kunden

Auswahl-Maske

Die o.a. Maske kann in folgenden Masken gestartet werden:

  1. Adressen-Verwaltung
  2. Anrufen einer Kontaktperson
  3. Übernahme eingegangene E-Mails
  4. Übernahme eingegangene Faxe
  5. manueller Neu-Eintrag Historie
  6. Erfassen Besuchsberichte im Modul Reiseplanung
  7. Erfassen Besuchsberichte im Modul Außendienst
  8. Erfassen Aufträge bei einer Umfrage im Modul CallCenter / Umfragen

Das Erstellen von Angeboten und Rechnungen kann auch aus den vorgelagerten Vorgängen oder der Liste der verrechenbaren Positionen erfolgen.

Produktgruppen

Jeder Vorgang und jede Position muss einer Produktgruppe zugeordnet werden. Über die Produktgruppe wird die Bearbeitung eines Vorgangs bzw. einer Vorgangs-Position gesteuert.

Eine für einen Vorgang ausgewählte Produktgruppe wird bei allen neu angelegten Positionen als Vorschlagswert eingetragen, kann aber pro Position geändert werden. Wird die Produktgruppe eines Vorgangs geändert, hat dies keine Auswirkungen auf bereits erfasste Positionen.

Statistiken, die sich auf Produktgruppen beziehen, wie Umsatz nach Produktgruppen oder die Umsatzanalyse, beziehen sich auf die für den Vorgang angegebene Produktgruppe.

Umfang der zu erfassenden Daten

Sofern nicht in der Konfiguration anders festgelegt, müssen Details zu den verschiedenen Vorgängen nicht erfasst werden. So können Sie z.B. eine eingegangene E-Mail lediglich als Anfrage kennzeichnen, ohne die Anfrage selbst mit Einzelheiten zu den angefragten Artikeln bzw. Leistungen zu erfassen.

Für jeden Vorgang (Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung) müssen Sie eine Nummer, einen Kurztext und (außer bei Anfragen) einen Wert eingeben. Letzterer kann aus einzelnen Positionen (siehe unten) ermittelt werden. Die Erfassung von Rabatten ist ebenfalls weiter unten beschrieben.

Die Nummern für alle Vorgänge können generiert werden. Wie Sie die Struktur Ihrer Nummern definieren, ist unter Nummerierungs-Schemata beschrieben. Eingehenden Vorgängen (Anfragen, Aufträge) werden generierte Nummern beim Speichern in der Datenbank zugewiesen. Ausgehenden Vorgängen (Angebote, Rechnungen) wenn Sie den Status auf "angeboten" bzw. "verrechnet" setzen.

Vorgangs-Zuordnungen

Ein Vorgang ist immer einem anderen Vorgang, einem Projekt oder einer Firma zugeordnet. Z.B. kann eine Rechnung einem Auftrag zugeordnet sein, ein Auftrag einem Angebot oder ein Angebot einer Anfrage. Eine Rechnung kann aber auch direkt einem Projekt zugeordnet werden, ohne dass dazu eine Anfrage, ein Angebot oder ein Auftrag erfasst werden muss. Ist ein Vorgang keinem Projekt und keinem anderen Vorgang zugeordnet, erfolgt die Zuordnung direkt zur Firma.

Durch Zuordnungen lassen sich viele Arbeitsschritte vereinfachen. So können bei der Erstellung einer Rechnung die Positionen direkt aus dem zugeordneten Auftrag übernommen werden. Bei bestimmten Status-Änderungen kann auch der Status des zugeordneten Vorgangs automatisch geändert werden. Wird z.B. ein neuer Auftrag erfasst, wird der Status eines Projektes, dem der Auftrag zugeordnet wird, auf "beauftragt" gesetzt.

wichtig.jpg Wichtig!
Wenn Sie Positionen aus einem zugeordneten Vorgang übernehmen, also z.B. aus einem Auftrag in eine Rechnung, werden alle Texte, Preise usw. der Position kopiert. Ändern Sie danach den Text oder den Preis in dem Auftrag, werden diese Änderungen nicht in die Rechnung geschrieben. Die Änderungen müssen in der Rechnung manuell nachgeführt werden.

Vorgangs-Status

Jeder Vorgang hat zu jeder Zeit einen Status. Status-Angaben werden - soweit möglich - automatisch angepasst und können bzw. müssen im notwendigen Rahmen manuell gesetzt werden.
(Die möglichen Status der verschiedenen Vorgangsarten sind bei den jeweiligen Erfassungs-Masken beschrieben.)

Ein Beispiel soll dies verdeutlichen.

Beim Erfassen eines Auftrages erhält dieser standardmäßig den Status "erhalten". Können Sie den Auftrag aber z.B. nicht vollständig erfassen, da vorher Unklarheiten zu beseitigen sind, können Sie den Status auf "in Arbeit" setzten. Wenn der Auftrag dann vollständig erfasst werden konnte, muss der Auftrag manuell auf "erhalten" gesetzt werden. Ansonsten ist eine weitere Bearbeitung (z.B. Erstellen von Fertigungs-Aufträgen oder Rechnungen, die sich auf den Auftrag beziehen) nicht möglich.

Beginnen Sie mit dem Erstellen einer Rechnung zu einem Auftrag, hat die Rechnung zunächst den Status "in Arbeit". Wenn die Rechnung fertig erfasst ist, müssen Sie den Status manuell auf "verrechnet" setzen. Dies bewirkt, dass beim Speichern in der Datenbank ein Ausdruck der Rechnung und ein Eintrag in der Kontakt-Historie des Empfängers erstellt werden, der Status des Auftrags auf "verrechnet" gesetzt wird und Zahlungen zu der Rechnung erfasst werden können.

Wenn Sie dann die (vollständige) Zahlung zu der Rechnung erfassen, wird der Status der Rechnung automatisch auf "abgeschlossen" gesetzt. Ist damit der Auftrag ebenfalls abgeschlossen, muss dessen Status aber manuell gesetzt werden. Es könnte ja sein, dass nachträglich noch eine Rechnung z.B. über Versandkosten dem Auftrag zuzuordnen ist.

In der Übersicht der Vorgänge wird zu einem Vorgang die Historie der Status-Änderungen angezeigt. Dadurch können Sie sehr einfach nachvollziehen, wann ein Auftrag eingegangen ist, wann seine Bearbeitung begann und wann sie beendet wurde, wann die Rechnung geschrieben und wann sie bezahlt wurde.

Erfassen Positionen

Grundsätzlich müssen zu einem Vorgang keine Positionen erfasst werden - können aber. Wenn Ihnen eine Beschreibung und der Gesamtwert eines Auftrages genügen, brauchen Sie nur die Anzahl der Positionen anzugeben. Ein Benutzer mit Administrator- oder mit Manager-Recht kann aber in der Konfiguration festlegen, dass Positionen erfasst werden müssen.

Zur einfachen Erfassung von Positionen können Sie auf Artikel- bzw. Leistungs-Definitionen zurückgreifen. Diese bieten Standardtexte in Kurz- und Langform sowie Standardpreise.

In einem aktuellen Vorgang können sowohl Texte als auch Preise von Standard-Artikeln beliebig geändert werden. In der Position werden geänderte Texte mit einem * am Anfang gekennzeichnet, die Artikelnummer bleibt erhalten.

Zum Erfassen umfangreicher Langtexte können Sie mit einem Doppelklick in das Feld "Langtext" eine eigene Maske öffnen, die Sie in der Größe praktisch beliebig verändern können.

Positionen können auch frei erfasst werden - Artikel- bzw. Leistungsbeschreibungen müssen also nicht als Stammdaten hinterlegt werden.

Bei Anfragen und Angeboten können Sie auch optionale und Alternativ-Positionen erfassen.

Ist ein Vorgang einem vorausgegangenen Vorgang zugeordnet (also z.B. eine Rechnung zu einem Auftrag), können die Positionen aus diesem Vorgang einfach kopiert werden.

Artikel finden

Aus den definierten Standardpositionen bzw. Artikeln können Sie sehr schnell und komfortabel über verschiedene Kriterien auswählen:

  • Artikelnummer (es müssen nur die ersten Zeichen eingegeben werden)
  • Artikel-Kurztext (es kann eine beliebige Zeichenfolge gesucht werden)

Findet telmarkt.jpg beim Betätigen der Schaltfläche "Suche Artikel" einen eindeutigen Artikel, werden dessen Daten übernommen. Ansonsten wird die Maske zum Suchen von Artikeln geöffnet. Weitere Angaben dazu finden Sie im Kapitel Artikel suchen.

Vorgangs-Termine

Mit fast allen Vorgängen ist ein Termin verbunden. Bei einer Anfrage ist es der Termin zur Abgabe eines Angebotes, bei einer Rechnung das Zahlungsziel.

Auf in Kürze eintretende oder überschrittene Termine weist telmarkt.jpg durch eine entsprechende Hintergrundfarbe hin. Gelb bedeutet, dass der Termin weniger als 7 Tage entfernt ist, rot, dass der Termin überschritten wurde.

Erfassen Preise und Rabatte

Preise müssen manuell eingegeben oder können aus Artikel- bzw. Leistungs-Definitionen übernommen werden. Eine manuelle Änderung ist immer möglich, solange ein Vorgang in Bearbeitung ist. Sie können einen Einzelpreis mit der Menge multiplizieren oder einen Gesamtpreis pro Position festlegen. Für die Abrechnung können Sie festlegen, ob ein Preis auf Basis des Einzelpreises und der tatsächlichen Menge ermittelt oder als Pauschalpreis behandelt wird.

Rabatte können pro Position und für den gesamten Vorgang vergeben werden. Die dazu bei einem Vorgang vorgesehenen Felder sehen Sie in diesem Ausschnitt einer Vorgangsmaske. Bei Positionen gilt das gleiche Prinzip.

Sofern Positionen zu dem Vorgang erfasst wurden (wie in diesem Beispiel), errechnet sich der Wert aus der Summe der Positionen und kann hier nicht geändert werden. In dem Beispiel wurde ein Rabattwert in Höhe von 120,00 Euro eingegeben. Alle anderen Werte errechnen sich also und sind deshalb blau hinterlegt. Sie könnten nun den Rabattprozentsatz auf 10 % ändern. Dadurch würden dieses Feld weiß, der errechnete Rabattwert ausgegeben und dessen Feld blau hinterlegt. (Das Ergebnis würde natürlich entsprechend angepasst.) Oder Sie könnten direkt das Ergebnis eingeben (das Feld wird weiß) und der sich daraus ergebende Rabatt wird in % und als Euro-Wert ausgeben (die Felder werden blau).

Beim Wert eines Vorgangs gibt dessen Hintergrundfarbe an, ob bei den einzelnen Positionen manuell Änderungen eingegeben wurden (Feld ist weiß) oder ob sich alle Werte aus den Einzelpreisen und Mengen errechnet haben (Feld ist blau). Wurden keine Positionen erfasst, ist das Feld immer weiß.

Korrektur erfasster Vorgänge

Grundsätzliche können Vorgänge so lange bearbeitet werden, solange der Status auf "in Arbeit" gesetzt ist. Erst wenn der Status auf die nächste Stufe ("erstellt", "angeboten" o.ä.) gesetzt wurde, kann ein Vorgang nicht mehr verändert werden. Ab diesem Zeitpunkt steht der Vorgang dann ja auch für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

Da Fehler menschlich sind, müssen trotzdem immer wieder nachträgliche Korrekturen z.B. an einem Auftrag durchgeführt werden, auch wenn dieser z.B. schon teilweise abgerechnet ist. Benutzern, die Änderungen eines fertig erfassten Vorgangs durchführen können sollen, muss das Recht zum Editieren von Vorgängen eingeräumt worden sein.

Zum Durchführen einer Korrektur klicken Sie mit der rechten Maustaste in den unteren Bereich der Anfrage-, Angebots-, Auftrags- oder Rechnungsmaske. Es erscheint ein Popup-Menü mit dem Eintrag "Bearbeiten Auftrag" o.ä. Durch einen Klick auf diesen Menüpunkt werden alle Felder des Vorgangs freigeschaltet. Der Status des Vorgangs wird dabei nicht verändert.

Bei Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen wird dann beim Speichern automatisch ein neuer Ausdruck erstellt und in der Kontakt-Historie eingetragen. Der Eintrag lautet dann z.B. "Korr. Lieferschein Nr. 12345".

Bei der Änderung eines Auftrags wird eine korrigierte Auftragsbestätigung gedruckt und in der Kontakthistorie eingetragen, wenn für den ursprünglichen Auftrag bereits eine Bestätigung erstellt wurde.

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projekt/vorgallgemein.txt · Zuletzt geändert: 31.12.2017 12:44 (Externe Bearbeitung)