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Aufgaben - ToDos (Übersicht)

Extras → Aufgaben → zu erledigende Aufgaben

Mit telmarkt.jpg können Sie zu erledigende Aufgaben (ToDos) verwalten. Die Aufgaben können von Ihnen selbst erfasst oder von einem anderen Mitarbeiter an Sie delegiert worden sein. Bei Projekt-bezogenen (siehe unten) Aufgaben gelten weitere Regeln zur Freigabe und Bearbeitung.

Aufgaben können direkt aus Telefon-Notizen, eingegangenen E-Mails und Besuchsberichten der Reiseplanung oder des Außendienstes erstellt werden. Beim Betätigen der Schaltfläche ToDos der entsprechenden Maske wird eine neue Aufgabe angelegt und der jeweilige Text als Beschreibung übernommen. Wurde im Text eine bestimmte Textstelle markiert, wird nur dieser Text in die Aufgabe übernommen.

telmarkt.jpg unterscheidet folgende drei Typen von Aufgaben, deren Verwaltung zwar prinzipiell gleich ist, sich im Detail aber unterscheidet.

  • benutzereigene Aufgaben
    Dies sind Aufgaben, die jeder Benutzer für sich selbst verwalten kann und für andere Benutzer nicht sichtbar sind.
  • Kontaktpersonen-bezogene Aufgaben
    Aufgaben, die einer Kontaktperson zugeordnet sind. Auch diese Aufgaben kann jeder Benutzer für sich selbst verwalten.
  • Projekt-bezogene Aufgaben
    Aufgaben, die innerhalb eines Projektes zu erledigen sind. Sie können von allen Benutzern, die dem jeweiligen Projektteam angehören, eingesehen werden.
    Voraussetzung ist die Installation des Moduls Projekte und Aufträge.

Die Aufgaben können von Ihnen selbst erfasst oder von einem anderen Mitarbeiter an Sie delegiert worden sein. Bei Projekt-bezogenen Aufgaben gelten weitere Regeln zur Freigabe und Bearbeitung.

hinweis.jpg Hinweis:
Die hier verwalteten Aufgaben haben keine Beziehung zu den projekt- bzw. auftragsbezogenen Tätigkeiten im Modul Projekt-Verwaltung, für die auch Ist-Zeiten, die letztlich in eine Abrechnung einfließen, erfasst werden können.

Zuordnungen

Sie können Aufgaben erfassen, um sich selbst an etwas zu erinnern, das Sie erledigen wollen oder müssen. Sie können Aufgaben aber auch einem Projekt oder einer Kontaktperson zuordnen.

In Kontaktpersonen-bezogenen Masken (z.B. der Adressverwaltung, der Anrufmaske oder der Maske zum Lesen eingegangener E-Mails) kann über die Schaltfläche gegebenenfalls eine Liste der Projekte angezeigt werden, denen die Kontaktperson zugeordnet wurde. Wird eines dieser Projekte angeklickt, wird die Maske zur Verwaltung projektbezogener Aufgaben geöffnet.

Eine Aufgabe wird automatisch einem Projekt zugeordnet, wenn Sie über eine Maske der Projekt-Verwaltung erfasst wurde.

Entsprechend lassen sich Listen aller in einem Projekt offenen Aufgaben oder aller für eine Kontaktperson zu erledigenden Aufgaben erstellen.

Bei der Erstellung einer neuen Aufgabe aus der Anrufmaske oder der Maske der eingegangenen E-Mails werden die Gesprächsnotizen bzw. der E-Mail-Text in die Aufgabenbeschreibung übernommen.

benutzereigene Aufgaben

Für die Erfassung und Verwaltung benutzereigener Aufgaben wird eine Maske verwendet, in der auch die an den aktuellen Benutzer delegierten Aufgaben angezeigt werden. Für letztere können Sie lediglich den Status (in Arbeit, fertig) setzen.

Projekt- oder Kontaktpersonen-bezogene Aufgaben

Da für die Neu-Erfassung einer Aufgabe außer einem kurzen Text nichts notwendig ist, können sehr schnell Aufgaben z.B. während eines Telefonats oder während einer Projekt-Besprechung erfasst werden. Später können dann die weiteren Daten eingetragen und die Aufgabe ggfls. an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden.

Für die Durchführung einer Aufgabe wird zunächst der Benutzer eingeplant, der die Aufgabe erfasst hat. Sie können jedoch Kontaktpersonen- oder Projekt-bezogene Aufgaben an einen anderen Benutzer delegieren.

Die Erfassung Projekt- oder Kontaktpersonen-bezogener Aufgaben erfolgt in einer Maske, die nur aus Projekt- bzw. Kontaktpersonen-bezogenen Masken aufgerufen werden kann.

Eigenschaften

Zur Beschreibung von Aufgaben können ein Kurztext und ein Langtext angegeben werden. Ein Kurztext muss, ein Langtext kann definiert werden.

Kategorien und Kontexte

Kategorien und Kontexte können im Menü Extras unter Ordnungskriterien definiert und hier den einzelnen Aufgaben zugewiesen werden.

Priorität

Für jede Aufgabe kann eine Priorität "A", "B" oder "C" festgelegt werden.

Zeitangaben

Zur zeitlichen Steuerung können Sie drei Werte angeben:

Feld Inhalt Bemerkungen
Dauer Dauer in Stunden Angabe, wie viele Stunden für die Erledigung einer Aufgabe voraussichtlich benötigt werden.
fertig bis Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe spätestens erledigt sein muss Ist auch eine Dauer angegeben, wird daraus der späteste Start-Zeitpunkt errechnet.
Start ab Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe frühestens begonnen werden kann Ist auch eine Dauer angegeben, wird daraus der früheste Fertigstellungs-Zeitpunkt errechnet.

Zur Ermittlung des spätesten Start-Zeitpunkts und des frühesten Fertigstellungs-Zeitpunkts werden die in der Benutzer-Verwaltung angegebenen Anwesenheitszeiten herangezogen. Wurden für einen Benutzer keine Anwesenheitszeiten definiert, werden für Montag bis Freitag 08:00 bis 12:00 und 13:00 bis 17:00 angenommen.

Mit der Angabe "Start ab" definieren Sie auch, ab wann eine Aufgabe in der Liste der aktuell zu erledigenden Aufgaben erscheint. Nehmen Sie an, Sie beschließen im Mai des Jahres 2006 mit Ihrem Handy-Vertrag im November des gleichen Jahres zu einem anderen Provider zu wechseln. An diese Aufgabe müssen Sie erst im Oktober erinnert werden (vergessen Sie die Kündigungsfrist nicht!). Dann können Sie in diesem Feld den 1.10.2006 eintragen. Ab diesem Datum erscheint die Aufgabe "Handy-Vertrag" in Ihrer Liste der aktuellen Aufgaben und in der Tages-Vorschau.

Status

Jede Aufgabe hat einen Status. Die möglichen Werte sind in der folgenden Tabelle beschrieben.

Status Beschreibung
erfasst die Aufgabe wurde erfasst, aber es erfolgte weder eine Terminierung noch wurde mit der Durchführung begonnen
terminiert der Aufgabe wurde eine konkreter Termin für die Durchführung zugewiesen
in Arbeit mit der Durchführung der Aufgabe wurde begonnen
unterbrochen die Durchführung der Aufgabe wurde unterbrochen
erledigt die Aufgabe wurde erledigt

Materialien / Register

Bei vielen Aufgaben müssen oft Dokumente, Pläne oder Ähnliches bearbeitet werden, die nicht in digitaler Form vorliegen. Solche Dokumente verursachen nicht selten Stapel von Papier auf einem Schreibtisch.

Eine bewährte Methode ist diese Dokumente in einem Hänge-Register oder Pultordner mit Nummerierung einzuordnen. Bei der Ablage der Dokumente tragen Sie die Register-Nummer bei der Aufgabe ein. Wenn Sie dann die Aufgabe bearbeiten, haben Sie mit einem Handgriff die gewünschten Dokumente parat.

Wird der Status einer Aufgabe auf "erledigt" gesetzt, wird das entsprechende Register auf "nicht belegt" gesetzt.

Die Belegung des Hänge-Registers kann in der Maske Register-Belegung aufgelistet werden.

Überfällige Aufgaben

Bei jedem Start prüft telmarkt.jpg, ob für den angemeldeten Benutzer überfällige Aufgaben mit Priorität A vorhanden sind. Falls ja, werden eine Liste dieser Aufgaben sowie ein extra Hinweis-Fenster eingeblendet.

Aufgaben delegieren

Aufgaben können an einen anderen Benutzer delegiert werden. Wenn Sie eine Aufgabe an einen anderen Benutzer delegieren oder Daten einer bereits delegierten Aufgabe ändern, wird der betroffene Benutzer davon über den internen Nachrichtenkanal informiert.

Auswertungen - Übersichten

Zu den erfassten Aufgaben können die üblichen Listen angezeigt und ausgedruckt werden. Dabei bedeuten:

  • unerledigte Aufgaben: Aufgaben, die noch nicht fertiggestellt wurden
  • aktuelle Aufgaben: unerledigte Aufgaben, für die entweder kein Start-Zeitpunkt oder ein Start-Zeitpunkt eingetragen wurde, der in der Zukunft liegt
  • überfällige Aufgaben: Aufgaben, für die ein spätester Startzeitpunkt errechnet wurde, der in der Vergangenheit liegt

Die Angaben "in der Zukunft" bzw. "in der Vergangenheit" bedeuten in diesem Zusammenhang "ab Morgen, 0:00 Uhr" bzw. "vor Gestern, 24:00 Uhr". Es werden also immer alle Aufgaben gelistet, für die die entsprechenden Kriterien im Laufe des aktuellen Tages erfüllt werden bzw. wurden.

Terminierung

Für jede Aufgabe können prinzipiell vier Zeitpunkte festgelegt werden:

  1. frühester Start
  2. spätester Start
  3. frühestes Ende
  4. spätestes Ende

In telmarkt.jpg kann der früheste Start und das späteste Ende eingegeben werden. Daraus werden die internen Zeitpunkte - sofern sie nicht vom Benutzer vorgegeben wurden - wie folgt errechnet:

Zeipunkt Berechnung
frühester Start aktueller Zeitpunkt
spätester Start spätestes Ende minus der angegebenen Dauer
frühestes Ende frühester Start zuzüglich der angegebenen Dauer
spätestes Ende (muss eingegeben werden)

In den Auflistungen und Auswertungen werden unerledigte Aufgaben farblich gekennzeichnet, sofern die entsprechenden Daten erfasst wurden oder berechnet werden konnten. Die Farben entsprechen denen, die auch in den entsprechenden Schaltflächen verwendet werden.

Farbe Bedeutung
grün der früheste Starttermin wurde bereits erreicht
gelb der späteste Starttermin wurde bereits erreicht
rot der späteste Endtermin ist überschritten, die Aufgabe wurde aber noch nicht beendet
weiß alle anderen

Diese Hintergrundfarben werden unabhängig vom aktuellen Status einer Aufgabe gesetzt. Für eine (noch nicht erledigte) Aufgabe, deren spätester Start bereits erreicht, aber das späteste Ende noch nicht erreicht wurde, wird die Hintergrundfarbe gelb gesetzt, unabhängig davon, ob die Aufgabe bereits begonnen wurde oder nicht.

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basis/extra/todos.txt · Zuletzt geändert: 31.12.2017 12:44 (Externe Bearbeitung)