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Anfragen erfassen

Adressen | Anrufen → Vorgänge → Anfrage

Die Maske zum Erfassen von Anfragen kann direkt aus den Masken zur Übernahme eingegangener E-Mails oder Faxe, aus der Anrufmaske während eines Telefonats oder bei der manuellen Eingabe eines Kontaktes (über die Kontakt-Historie) gestartet werden. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche Vorgänge, die zunächst eine Auswahlmaske öffnet, in der Sie dann die hier beschriebene Maske auswählen können. Details dazu finden Sie unter Vorgänge verwalten.

TelMarkt CRM Anfrage Kopfdaten erfassen Nach der Erfassung der wichtigsten Angebots-Daten öffnen Sie über die Schaltfläche Positionen die Maske, in der Sie die einzelnen Positionen erfassen können.

hinweis.jpg Hinweis:
Allgemeines zur Erfassung von Vorgängen, Positionen, Preisen und Rabatten finden Sie in der Übersicht.

Zuordnung

Eine Anfrage kann einer Firma oder einem Projekt zugeordnet werden, sofern für die Firma des Absenders aktive Projekte existieren. Existieren mehrere Projekte, ist eines davon auszuwählen.

Anfrage-Daten

Für eine Anfrage können die folgenden Felder erfasst werden:

Feld muss Beschreibung
Kennung wenn eingegangene Anfragen automatisch eine interne Nummer erhalten, in der eine Kennung vorkommt, muss diese ausgewählt werden, ansonsten ist die Angabe wahlfrei
externe Nummer hier kann eine Anfrage-Nummer des Kunden erfasst werden
interne Nummer X wird generiert, falls ein Nummerierungs-Schema für Anfragen definiert wurde, kann ansonsten frei eingegeben werden, muss aber eindeutig sein
Datum X Datum der Anfrage, wird aus den Kontakt-Daten übernommen, kann geändert werden
Termin Termin, bis zu dem die Anfrage beantwortet sein muss
Kurztext X kurze Beschreibung der Anfrage
Langtext Text zur näheren Beschreibung
Produktgruppe X Produktgruppe, der die Anfrage zuzuordnen ist
werden einzelne Positionen erfasst, wird diese Produktgruppe für jede Position vorgeschlagen, kann aber geändert werden

Positionen

In der Konfiguration kann definiert werden, dass Sie einzelne Positionen erfassen müssen. Falls einzelne Positionen nicht erfasst werden, muss die Anzahl der Positionen angegeben werden.

Die Maske zum Erfassen von Anfrage-Positionen kann über die Schaltfläche Positionen gestartet werden und ist hier beschrieben.

Entscheidung

Es ist immer sinnvoll, von Anfang an zu wissen, wer letztlich die Entscheidung für die Vergabe eines Auftrages trifft. Den Entscheider können Sie hier aus allen Mitarbeitern der Firma auswählen. Außerdem können Sie angeben, bis wann eine Entscheidung vorgesehen ist.

Status

Anfragen können die folgenden Status erhalten.

Status mfa1) Beschreibung
in Arbeit m Angebot noch nicht fertig erfasst.
eingegangen m Anfrage wurde fertig erfasst und in der Kontakthistorie des Absenders eingetragen. Ab diesem Zeitpunkt erscheint die Anfrage in den Statistiken und es können zu der Anfrage Angebote, Aufträge oder auch Rechnungen erfasst werden.
angeboten a Zu der Anfrage wurde ein Angebot erfasst.
beauftragt a Zu der Anfrage wurde zumindest (gegebenenfalls nach einem Angebot) ein Auftrag erfasst.
versäumt m Es wurde versäumt, termingerecht ein Angebot zu erstellen.
gestrichen m Die Anfrage wurde zurückgezogen.
abgelehnt m Ein Angebot zu der Anfrage wurde abgelehnt.
abgeschlossen f Sämtliche für die Anfrage erstellten Vorgänge wurden auf abgeschlossen gesetzt.

Vorlage

Für den Ausdruck einer Anfrage muss eine der in der Konfiguration definierten Vorlagen ausgewählt werden.

Drucken

Beim Ausdruck einer Anfrage gelten die allgemeinen Regeln zum Drucken von Vorgängen. Positionen, für die in der Artikelverwaltung definierte Artikel-Nummern angegeben wurden, werden mit Einzel- und Positionspreis ausgegeben. Für Positionen mit undefinierten Artikeln werden die entsprechenden Felder leer gelassen.

Die Nettosumme wird in Klammern ausgegeben, wenn Positionen ohne Artikelzuordnung in der Anfrage enthalten sind.

Speichern

Bei der ersten Erfassung einer Anfrage ist diese Schaltfläche nicht sichtbar. Das Speichern erfolgt automatisch mit dem Speichern des Kontaktes, mit dem die Anfrage eingegangen ist.

Bei nachträglichen Änderungen werden diese durch Betätigung dieser Schaltfläche in die Datenbank übernommen.

Nachträgliche Änderungen

Wurde für eine Anfrage der Status "eingegangen" gesetzt und die Anfrage gespeichert, kann sie nur mehr von Benutzern geändert werden, denen eine spezielle Berechtigung erteilt wurde.

Zum Ändern kann im untersten Bereich der Maske mit der rechten Maustaste ein Popup-Menü geöffnet werden. Durch Anklicken der Funktion "Anfrage bearbeiten" werden alle Felder freigeschaltet. Die Änderungen können dann mit der Schaltfläche Speichern in die Datenbank übernommen werden.

Anfrage-Positionen erfassen

Mit dieser Maske erfassen Sie die einzelnen Positionen einer Anfrage. Die Maske wird über die Schaltfläche Positionen in der Maske zum Erfassen von Anfragen geöffnet.

TelMarkt CRM Anfrage Positionen erfassen

Im oberen Bereich der Maske können die Daten zu jeder Position erfasst bzw. geändert werden. Die Tabelle im unteren Bereich listet alle bereits erfassten Positionen auf.

Eingabe-Felder

Für jede Position sind folgende Felder einzugeben:

Feld muss Beschreibung
Nr. X Laufende Nummer der Position. Diese Angabe kann auch alphanumerische Zeichen enthalten, z.B. "1.a". Bei numerischen Werten wird die nächste Nummer vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden.
Artikel-Nr.
Bezeichnung X Bezeichnung des Artikels. Wurde eine Artikel-Nummer eingegeben oder wurde der Artikel über die Such-Maske im Artikel-Stamm gesucht, wird die Bezeichnung übernommen.
Ähnlich wie bei der Artikelnummer kann aber auch nur ein Teil der Bezeichnung eingegeben werden. Es wird dann nach einem Artikel gesucht, dessen Kurztext diese Zeichen enthält. Ist der Artikel durch die eingegebenen Zeichen eindeutig definiert, werden dessen Daten ausgegeben, ansonsten wird gegebenenfalls die Artikelsuchmaske geöffnet.
Positions-Art hier kann definiert werden, ob es sich um eine optionale oder eine Alternativ-Position handelt
Artikel-Text X Langtext zur Beschreibung des Artikel bzw. der Leistung.
Wurde der Artikel über die Eingabe der Artikelnummer oder über die Suchfunktion übernommen, wird der im Artikelstamm hinterlegte Langtext übernommen.
Mit einem Doppelklick in das Feld kann ein Fenster geöffnet werden, in dem ein langer Text leichter erfasst werden kann.
Menge X Angefragte Menge dieser Position
Einheit X Mengeneinheit der Position. Wurde ein Artikel aus dem Artikel-Stamm verwendet, wird die dort hinterlegte Einheit eingetragen. Es kann dann jedoch eine andere (durch Umrechnung ermittelbare) Einheit gewählt werden.
Produkt-Gruppe X Die der Anfrage zugeordnete Produktgruppe wird vorgeschlagen, kann aber geändert werden.
Anlage nur informativ, kann z.B. für Zeichnungsnummern verwendet werden
Termin Datum, zu dem die angefragte Position zu liefern ist.
Pauschale Wird ein Pauschal- oder Festpreis für die Position gewünscht, wird bei der Erstellung des Angebotes die angefragte Menge nicht mit dem Einzelpreis multipliziert.

Artikelsuche

Über die Schaltfläche wird eine Maske zum Suchen von Artikeln geöffnet. Dies kann sinnvoll sein, wenn in der Anfrage auf Artikel Ihres Sortiments oder auf Standard-Leistungen Bezug genommen wird.

Um die Suche von Artikeln von vornherein einzuschränken, können Sie bereits in dieser Maske eine unvollständige Artikelnummer oder einen Teil eines Artikeltextes eingeben. Beim Betätigen der Schaltfläche Suche Artikel werden diese Angaben in die Suchmaske übernommen.

Sie können die Such-Maske geöffnet lassen, während Sie die Positionen erfassen. Mit der Schaltfläche Suche Artikel wechseln Sie in die Suche-Maske, mit der Schaltfläche Übernehmen übernehmen Sie den gefundenen Artikel in die aktuelle Position.

Übernehmen

Mit dieser Schaltfläche wird die erfasste bzw. geänderte Position in die Tabelle im unteren Bereich der Maske eingetragen.

Die Speicherung der Positionen in der Datenbank erfolgt erst durch das Speichern der gesamten Anfrage in der Anfrage-Maske.

Gekauft

Über diese Schaltfläche erreichen Sie eine Auswertung über alle Artikel, die der Kunden angefragt oder bereits gekauft hat.

1)
m = manuell, f=Abfrage, a=automatisch
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projekt/anfragen.txt · Zuletzt geändert: 31.12.2017 12:44 (Externe Bearbeitung)