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Projekte verwalten
Aufträge → Projekte verwalten
In dieser Maske erhalten Sie einen Überblick über alle erfassten Projekte sowie die ihnen zugeordneten Kontaktpersonen.
Wenn Sie mit der Maus über eine der gedachten Trennlinien zwischen den drei Datenbereichen fahren, erscheint ein Symbol, mit dem Sie die Trennlinie verschieben und dadurch die Größe der Bereiche Ihren Anforderungen anpassen können.
Hinweis:
Die Neuanlage eines Projektes ist nur in Masken wie die Adressverwaltung, die Anrufmaske, eingegangene E-Mails u.a. über die Schaltfläche Vorgänge möglich. Dadurch ist sichergestellt, dass einem Projekt immer mindestens eine Kontaktperson zugeordnet ist.
Projekt-Liste
Die Liste der Projekte kann auf einzelne Projekt-Kategorien oder Projekt-Status (durch die Angabe von
/bis
-Status) eingeschränkt werden. Mit einem Klick auf eine Spaltenüberschrift kann die Tabelle nach dieser Spalte sortiert werden.
Durch Klicken auf eines der Projekte werden dessen Daten im rechten Teil der Maske sowie die dem Projekt zugeordneten Kontaktpersonen in der unteren Tabelle angezeigt.
Projekt-Daten
Alle Daten des Projektes können geändert werden, sofern das Projekt noch nicht einen bestimmten Status erreicht hat. So kann z.B. die Kennung nicht mehr geändert werden, wenn das Projekt bereits eine automatisch generierte Nummer erhalten hat (siehe auch Nummerierungs-Schemata).
Für jedes Projekt können die folgenden Daten erfasst werden.
Feld | Beschreibung | muss |
---|---|---|
Nummer | Projekte können bei der Erfassung zunächst ohne Nummer gespeichert werden. So können Sie Projekte verwalten, von denen Sie erst gehört haben oder für die Sie bereits Angebote abgegeben haben, die aber noch nicht vergeben wurden. Die Projekt-Nummer kann manuell eingegeben oder nach einem Nummerierungs-Schema generiert werden. Bei welchem Status eine Projekt-Nummer generiert wird bzw. manuell angegeben werden muss, kann in der Konfiguration für das Modul Projekte und Aufträge festgelegt werden. | |
Name Beschreibung | In diesen Feldern müssen Sie dem Projekt einen Namen geben. Der Projekt-Name wird bei allen Listen und Auswertungen angezeigt. Wählen Sie für jedes Projekt einen möglichst eindeutigen Namen, da eine Projekt-Nummer nicht immer vorhanden sein muss (siehe oben). | X |
Kennung | Kennungen sind spezielle Kennzeichnungen, die vorab definiert worden sein müssen und in die Projekt-Nummer eingehen können. Eine Beschreibung finden Sie hier. Eine Kennung muss dann erfasst werden, wenn ein Nummerierungs-Schema verwendet wird und der Status die Vergabe einer Nummer bedingt. | |
Kategorie | Jedem Projekt kann eine Kategorie zugewiesen werden. Kategorien müssen zuvor im Menü Extras unter ''Ordnungs-Begriffe'' definiert worden sein. | |
Priorität | Jedem Projekt kann eine Priorität A, B oder C zugewiesen werden, muss aber nicht. Diese Prioritäten entsprechen den an anderer Stelle oftmals verwendeten Angaben „hoch“, „normal“ und „gering“. | |
Wahrscheinlichkeit | Hier können Sie angeben, wie Sie die Wahrscheinlichkeit einschätzen, dass Sie einen Auftrag für das Projekt erhalten. | |
vor. Start | Voraussichtlicher Start des Projektes. Die Angabe erfolgt als Kalenderwoche, also z.B. 12/2010 als Kalenderwoche 12 im Jahre 2010. | |
Status | Aktueller Status des Projektes. Eine Liste aller möglichen Status sehen Sie weiter unten. | X |
Projekt-Status
Ein Projekt hat immer einen bestimmten Status. Folgende Werte sind vorgesehen:
- bekannt
- geplant
- ausgeschrieben
- angeboten
- beauftragt
- fertiggestellt
- verrechnet
- abgeschlossen
- abgelehnt
- versäumt
- gestrichen
Der Status „angeboten“ wird durch die Erfassung eines Angebotes gesetzt. Ebenso kann der Status „beauftragt“ nur durch die Erfassung eines Auftrages gesetzt werden. Alle anderen Status können - eingeschränkt auf die sinnvollen Möglichkeiten - manuell gesetzt werden.
Projekt-Team
Über diese Schaltfläche öffnen Sie die Maske zur Verwaltung des Projekt-Teams. Damit können sie einem Projekt Kontaktpersonen und -Benutzer hinzufügen und wieder entfernen oder die Funktion innerhalb des Teams ändern.
Status-Änderungen Aufgaben versenden
Sind einem Projekt Aufgaben (ToDos) zugeordnet, können über diese Optionen alle Mitglieder des Projekt-Teams automatisch darüber informiert werden, dass mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen oder dass die Bearbeitung beendet wurde. Es werden alle Team-Mitglieder informiert, denen eine Funktion innerhalb des Teams zugewiesen wurde. Externe Mitglieder werden per E-Mail, -Benutzer über den internen Nachrichten-Kanal informiert.
Projekt-Dokumente
Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie eine Tabelle aller Dokumente, die einem Projekt zugeordnet wurden.
Projekt-Historie
Über die Schaltfläche „Historie“ kommen Sie zu der Maske der Projekt-Historie, in der alle für das Projekt notierten Einträge in Kontakthistorien aufgelistet werden.
Team
Zu einem Projekt-Team können mehrere Kontaktpersonen verschiedener Firmen sowie mehrere (interne) Mitarbeiter gehören. Über diese Schaltfläche öffnen Sie eine Maske zur Verwaltung des Projekt-Teams, in der Sie auch Funktionen innerhalb des Projektes zuordnen können.
ToDos - projektbezogene Aufgaben
Mit der Schaltfläche ToDos wird die Maske zum Erfassen von Aufgaben aufgerufen, die zu erledigen sind. Diese Aufgaben werden mit dem Projekt verknüpft und in der normalen ToDo-Liste verwaltet.
Speichern
Neu erfasste oder geänderte Projekte werden über diese Schaltfläche in der Datenbank gespeichert.
Löschen
Ein Projekt kann nur dann gelöscht werden, wenn es noch keine Projektnummer erhalten hat und ihm noch keine Vorgänge (Anfragen, Angebote, Aufträge oder Rechnungen) zugeordnet wurden.
Beim Löschen eines Projektes werden folgende Daten geändert:
- die Projekthistorie wird aufgelöst, d.h. die Zuordnung von Einträgen in Kontakthistorien zu dem Projekt wird aufgehoben
- die automatische Zuordnung neuer Einträge in den Kontakthistorien zu diesem Projekt wird abgeschaltet
- die Zuordnung von Terminen zu dem Projekt wird aufgehoben, die Termine selbst bleiben erhalten
- Aufgaben (ToDos), die dem Projekt zugeordnet sind, werden gelöscht, unabhängig von deren Status
- die Zuordnung von Kontaktpersonen zu dem Projekt wird aufgehoben
- die Projektdaten werden aus der Datenbank entfernt
Projekt-Team
Im unteren Teil der Maske werden die einem ausgewählten Projekt zugeordneten Kontaktpersonen mit Name, Funktion innerhalb des Projektes, Firma, Ort, Datum des letzten und des nächsten Kontakts sowie des Benutzers, der den Kontakt hatte, angezeigt. Wurde eine Kontaktperson von mehreren -Benutzern kontaktiert, erscheint sie mehrmals in der Liste.
Historie / Details zeigen
Wenn Sie diese Option aktivieren, werden bei Auswahl eines Mitglieds des Projekt-Teams dessen Daten in den Maske Kontakt-Historie und Dateil-Daten angezeigt.
Telefonliste
Mit dieser Schaltfläche können Sie eine Liste aller dem Projekt zugeordneten Kontaktpersonen ausdrucken.
Vorgänge
Diese Schaltfläche wird nur für Kontaktpersonen aktiv, die eine der Projekt-Funktionen Projekt-Leiter, Einkauf oder Partner besitzen. In diesen Fällen kann die Auswahl-Maske zum Abruf von Statistiken oder zum Erstellen von Vorgängen gestartet werden.
Zeigen
Über die Schaltfläche Zeigen werden die Daten einer markierten Kontaktperson in der Adressverwaltung angezeigt.
Anrufen
Über diese Schaltfläche kann eine Kontaktperson direkt angerufen werden und es erscheint die Anrufmaske.