Um eine Serien-E-Mail an eine Gruppe von Kontaktpersonen zu versenden, sind folgende Schritte notwendig:

• Erstellen einer Selektierung mit den Empfängern
• Erstellen eines Standard-E-Mail-Textes
• Versenden der E-Mail

Das Erstellen einer Selektierung ist einfach, wenn die Empfänger über ein Kriterium ermittelt werden können, das bereits vorhanden bzw. gesetzt wurde. Z.B. „alle Kontaktpersonen im PLZ-Gebiet 8“ oder „alle Kontaktpersonen, für die das Selektierungs-Kennzeichen 'Newsletter' gesetzt ist“.

Muss die Empfänger-Gruppe erst zusammengestellt werden, empfiehlt es sich, ein neues Selektierungs-Kennzeichen zu definieren und für die gewünschten Kontaktpersonen zu setzen.

1. Starten Sie über das Menü „Adressen“ die Funktion „selektieren“
2. Betätigen Sie die Schaltfläche
3. Geben Sie der neuen Selektierung einen Namen
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
5. Betätigen Sie die Schaltfläche , es wird eine neue Maske zum Erfassen der Kriterien angezeigt
6. Erfassen Sie die Kriterien, die für Ihre Zielgruppe erfüllt sein müssen
7. Betätigen Sie die Schaltfläche
8. Sie erhalten eine Mitteilung, wie viele Kontaktpersonen den Kriterien entsprechen
9. Betätigen Sie die Schaltfläche , Sie kommen zurück zur Maske zum Verwalten von Selektierungen
10. Betätigen Sie die Schaltfläche

Um den Text der E-Mail zu erstellen, öffnen Sie im Menü „Extras“ die Funktion „Standard-E-Mails“. Zur Personalisierung stehen die dort beschriebenen Platzhalter zur Verfügung.

1. Betätigen Sie die Schaltfläche
2. Erfassen Sie den Text, gegebenenfalls mit Platzhaltern
3. Betätigen Sie die Schaltfläche

Zum Versenden der Serien-E-Mail starten Sie im Menü „Kontakte“ die Funktion „Serien-E-Mail“.

1. Wählen Sie die gewünschte Selektierung
2. Wählen Sie den E-Mail-Standard-Text
3. Wählen Sie das E-Mail-Konto, über das die E-Mails versendet werden sollen
4. Wählen Sie gegebenenfalls die Anhänge, die mit den E-Mails versendet werden sollen
5. Geben Sie einen Text ein, der bei den Empfängern in der Kontakthistorie eingetragen werden soll, wenn Sie nicht den Standardtext verwenden wollen
6. Betätigen Sie die Schaltfläche

Der Fortschritt des E-Mail-Versands wird angezeigt.

In der Job-Verwaltung erhalten Sie nach der Auswahl des E-Mails-Jobs einen Überblick über den Status. Nach dem Abschluss des Versands sollten Sie über die Job-Verwaltung auf jeden Fall die Log-Datei überprüfen, in der alle Empfänger und alle eventuell aufgetretenen Fehler (z.B. Kontaktpersonen ohne E-Mail-Adresse) aufgelistet sind. Am Schluss der Datei befinden sich entsprechende Summen.