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Import Kontakt-Historie

Datei → Import → Kontakt-Historie

Mit dieser Funktion können Sie Kontakt-Daten in telmarkt.jpg importieren, die Sie aus einem anderen System oder aus anderen Dateien exportiert haben. Das Format der Datei ist fest vorgeschrieben (siehe unten).

CRM TelMarkt Import Kontakt-Historie

Die Zuordnung der Kontakt-Daten zu einer Kontaktperson erfolgt über eine Kundennummer sowie Nachname und Vorname der Kontaktperson. Beim Export aus Altsystemen sind diese Daten ausreichend, um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten.

wichtig.jpg Wichtig!
Vor der Übernahme der Kontakt-Daten sind dementsprechend die Adressdaten mit der (externen) Kundennummer zu übernehmen, da sonst keine Zuordnung erfolgen kann.

Ablauf und Funktionen

telmarkt.jpg liest pro Zeile die Daten eines Kontaktes ein und versucht, diese einer Kontaktperson zuzuordnen. Dazu ist es notwendig, dass die Adressdaten unter Angabe einer externen Kundennummer importiert wurden.

Alle Kontakte, für die keine eindeutige Kontaktperson gefunden wurde, werden in die Log-Datei geschrieben.

Über das Selektierungs-Kennzeichen können die entsprechenden Kontaktpersonen selektiert und weiter bearbeitet - z.B. angerufen - werden.

Input-Datei

Die Input-Datei muss eine Text-Datei sein, die pro Zeile die Daten für einen Kontakt beinhaltet. Die einzelnen Felder einer Zeile (siehe folgende Tabelle) sind in Hochkommas (") einzuschließen und mit ";" zu trennen. " im Bemerkungs-Feld sind durch einfache Hochkommas zu ersetzen.

Die folgende Tabelle listet die Felder, die pro Datensatz enthalten sein können. Felder zum Schluss können weggelassen werden.

Feld Daten Anmerkungen
Ext. Kunden-Nr. max. 20 Zeichen externe Kunden-Nummer, wie Sie beim Import der Adressen angegeben wurde.
Die in der Datenbank gespeicherte Kundennummer kann für eine Firma, einen Niederlassung oder eine Kontaktperson definiert sein.
Nachname max. 35 Zeichen Nachname der Kontaktperson; wird (zusammen mit dem Feld Vorname) verwendet, falls sich die Kunden-Nummer auf eine Firma oder eine Niederlassung bezieht, für die mehrere Kontakt-Personen hinterlegt sind.
Vorname max. 35 Zeichen (siehe Nachname)
Zeitpunkt Datum/Zeit Zeitpunkt, zu dem der Kontakt stattfand; Format "dd.mm.yyyy hh:mm"
Richtung zweistellige Angabe zum Kontakt; folgende Angaben sind zulässig:
T> oder T< für aus- bzw. eingegangene Telefonate
S> oder S< für aus- bzw. eingegangene Briefe oder andere Schreiben
X> oder X< für aus- bzw. eingegangene Faxe
M> oder M< für aus- bzw. eingegangene E-Mails
N für allgemeine Notizen
Bemerkungen Text Anmerkungen zum Inhalt des Kontaktes
Benutzer max. 5 Zeichen Initialen des Benutzers, wie in der Benutzer-Verwaltung hinterlegt
Dauer numerisch bei Telefonaten Dauer des Kontaktes in Sekunden
Kosten numerisch bei Telefonaten Kosten des Kontaktes in Euro
Vorgang numerisch Folgende Angaben sind zulässig:
1 : Anfrage
2 : Angebot
3 : Auftrag
4 : Rechnung
Dokument Verzeichnis und Name eines Dokumentes, das dem Kontakt zugeordnet werden soll

Log-Datei

In die Log-Datei werden alle Kontakt-Datensätze geschrieben, die fehlerhafte Daten enthalten oder für die keine Kontaktperson, der der Kontakt zugeordnet werden kann, gefunden wurden konnte.

Benutzer

Mit jedem Import-Satz kann ein Benutzer vorgegeben werden, dem der Kontakt zuzuordnen ist. Für den Fall, dass in einem Satz kein Benutzer oder eine falsche Benutzer-Kennung angegeben ist, kann hier ein Benutzer angegeben werden, dem der Kontakt zugeordnet werden soll.

Kann ein Satz keinem Benutzer zugeordnet werden und ist hier kein Benutzer ausgewählt, wird der Import-Satz in die Log-Datei geschrieben.

Dokumenten-Verzeichnis

Sollen mit den Kontakten zugeordnete Dokumente in den Dokumenten-Speicher von telmarkt.jpg übernommen werden, kann hier ein Verzeichnis gewählt werden, in dem die Dokumente hinterlegt sind. Ist in dem Import-Satz das Dokument mit einem Verzeichnis angegeben, wird das hier gewählte Verzeichnis ignoriert. Ist weder bei dem Dokument ein Verzeichnis angegeben noch hier eines ausgewählt, wird das Dokument im Verzeichnis der Import-Datei gesucht.

in Statistik mitzählen

telmarkt.jpg führt verschiedene Statistiken z.B. über in der Vergangenheit durchgeführte Kontakte wie getätigten Anrufe, geschriebenen Briefe, eingegangenen Anfragen usw. Aktivieren Sie diese Option, damit die mit dieser Maske importierten Kontakte in die Statistiken eingearbeitet werden.

Starten

Über die Schaltfläche Starten starten Sie die eigentliche Verarbeitung.

Ausblenden / Abbrechen

Über diese Schaltfläche kann die Maske wieder verlassen werden.

Beim Starten des Imports wechselt die Funktion der Schaltfläche auf Abbrechen. Damit ist es z.B. möglich, einen gestarteten Import zu unterbrechen, Prüfungen an den Daten vorzunehmen und dann mit dem Import fortzufahren.

Fortschritts-Anzeige

Während der Übernahme der Kontakt-Historie erscheint zwischen den unteren beiden Schaltflächen eine Fortschritts-Anzeige in Form eines immer größer werdenden Balkens. Unter diesem Balken werden rechts die Anzahl der in die Datenbank übernommenen Kontakte und links die Anzahl der nicht bearbeiteten, in die Log-Datei geschriebenen Kontakte angezeigt.

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basis/adressen/importhistorie.txt · Zuletzt geändert: 31.12.2017 12:44 (Externe Bearbeitung)