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Adress-Formate

Adressen können in verschiedenen Formaten vorliegen: in den standardisierten Daten-Formaten .csv und .vcf oder als unstrukturierter Text. Eigenschaften und Verwendung dieser Formate werden im Folgenden diskutiert.

csv-Format

Beispiel csv-Format (Zeilen sind teilweise umgebrochen)

Firmenname;Zusatz;Branche;Strasse;PLZ;PLZ Postfach;Postfach;Ort;Land;Vorwahl;Telefon;Fax;Website;Email;Anrede;Vorname;Nachname
Brenner Bauunternehmung;GmbH & Co. KG;Bauunternehmen;Weilstr. 6;24558;;;Henstedt-Ulzburg;DE;+49 4193;9394-0;93790;www.brennerbau.de;info@brennerbau.de;Herr;Bernd;Brenner
MaNu GmbH & Co. KG;;Stanzteile Hersteller;Lindenhof 1;73240;73732;01902;Wendlingen;DE;+49 7024;901130;905979;www.manu.de;info@manu.de;Herr;Wolfram;Drücker
Drucktechnik Arnold GmbH;;Druckereibedarf Vertrieb;Wertstr. 10;71229;;;Leonberg;DE;+49 7152;8862;2065;www.arnold-druck.de;info@arnold-druck.de;Herr;Volker;Meindl
Bloss Labor GmbH;;Laborbedarf Hersteller;Bahnhofstr. 4;35781;35277;01022;Weilburg;DE;+49 6471;905980;901173;www.bloss-gruppe.de;info@bloss-labor.de;Herr;Karl;Müller

Das csv-Format ist ein Standard-Dateiformat zum Austausch von Daten, das von (fast) allen Adress-CDs und vielen anderen Programmen (z.B. Microsoft Word und Excel oder OpenOffice Writer und Calc) unterstützt wird. Es eignet sich daher hervorragend, um Daten zwischen Programmen auszutauschen.

Voraussetzung ist, dass die Struktur der Daten (d.h. die Reihenfolge der Felder) in der Zwischenablage bekannt ist. Der Aufbau ähnelt im allgemeinen dem Satz-Aufbau einer Import-Datei. Die Struktur der Zwischenablage muss als Datei-Format in der Maske Datei-Formate definiert werden. Dieses Format ist dann in der Maske Einstellungen als Format für die Zwischenablage anzugeben.

Auch die Abhandlung der Funktion ist ähnlich der beim Import einer Datei. Die aus der Zwischenablage übernommene Zeichenfolge wird - entsprechend dem definierten Datei-Format - in die einzelnen Felder zerlegt, die dann in der Datenbank gespeichert werden. Eine nähere Beschreibung der Funktionen und des Dialogs finden Sie bei der Beschreibung des Imports einer Datei.

Die Funktion "Einfügen" kann auch über das Popup-Menü aufgerufen werden.

wichtig.jpg Wichtig!
Über die Zwischenablage kann immer nur eine Adresse übernommen werden.


hinweis.jpg Tipp:
Um die Struktur der Daten in der Zwischenablage herauszufinden, öffnen Sie WordPad oder einen anderen Editor. Kopieren Sie dann z.B. mit dem Programm Ihrer Telefonbuch-CD eine Adresse in die Zwischenablage und rufen dann die Funktion "Einfügen" im Menü des Editors auf (schneller geht es mit STRG+V). Sie sehen nun den Aufbau der Adresse in der Zwischenablage und können diese leicht in der Maske Datei-Formate definieren. Unter Windows NT sollte auch im Startmenü unter "Zubehör" die Funktion "Zwischenablage" vorhanden sein, mit der Sie ebenfalls den Inhalt der Zwischenablage anzeigen können.

vCard

Beispiel vCard-Text

BEGIN:VCARD
VERSION:2.1
N:Rathenau;Michael
FN:Michael Rathenau
ORG:MR Versicherungen
TITLE:Inhaber
TEL;WORK;VOICE:+49 1234 6362913
TEL;WORK;FAX:+49 1234 6362923
ADR;WORK;PREF;CHARSET=Windows-1252:;;Bahnhofstr. 11;München;;80333;Deutschland
LABEL;WORK;PREF;CHARSET=Windows-1252;ENCODING=QUOTED-PRINTABLE:Bahnhofstr. 11=0D=0A=
80333 M=FCnchen
EMAIL;PREF;INTERNET:rathenau@mr-versicherungen.de
REV:20120701T150602Z
END:VCARD


Die vCard oder "elektronische Visitenkarte" ist ein Format, das zum Austausch von Kontaktdaten per E-Mail u.a. entwickelt wurde. Da es sich dabei um reine Textdaten handelt, können vCards in praktisch jeder Art von Dokument eingebettet sein. In einer vCard-Datei können auch mehrere Adressen bzw. Kontaktpersonen enthalten sein.

Eine vCard kann als Anhang einer E-Mail oder direkt im E-Mail-Text versendet werden. vCards können auch z.B. auf einer Internet-Seite zum Download angeboten werden, wie z.B. auf der Impressum-Seite unserer telmarkt.jpg-Homepage.

Die Übernahme der Daten erfolgt mittels der unter Adressen erfassen beschriebenen Maske. Sie kann auf mehrere Arten erfolgen:

  • aus dem Text einer E-Mail
    Beinhaltet der Text einer E-Mail vCard-Daten, können diese über die Funktion "vCards übernehmen" im Popup-Menü übernommen werden.
  • aus einem E-Mail-Anhang
    Dies dürfte der häufigste Fall sein: eine Datei vom Typ .vcf wurde als Anhang einer E-Mail versandt. Auch in diesem Fall kann die Datei über das Popup-Menü übernommen werden.
  • vCard ist als Datei gespeichert
    Wurde z.B. eine vCard-Datei von einer Homepage geladen, können Sie diese Datei einfach per Drag und Drop aus dem Explorer in das Textfeld der Übernahme-Maske ziehen.
  • vCard befindet sich in der Zwischenablage
    Sind in einem Dokument vCard-Daten enthalten, können Sie diese in die Zwischenablage und danach in das Input-Feld der Übernahme-Maske kopieren. Falls möglich können Sie den vCard-Text auch per Drag und Drop in das Input-Feld verschieben.

Bei der Übernahme einer Adresse im vCard-Format werden nur die in der Maske gezeigten Felder ausgefüllt. In die Datenbank werden aber alle in der vCard definierten Daten übernommen, sofern in telmarkt.jpg entsprechende Felder vorgesehen sind. Beim Speichern der Daten kann die Anzeige in der Adressverwaltung aktiviert werden, um diese Felder zu überprüfen.

Notizen

Sind in einer vCard Notizen zur Kontaktperson enthalten, können diese über eine entsprechende Schaltfläche angezeigt werden. Beim Speichern der vCard-Daten in der telmarkt.jpg-Datenbank werden für diese Notizen ein Eintrag in der Kontakt-Historie angelegt und die vCard-Datei diesem Eintrag angehängt. Der Zeitpunkt der Eintrages ist - sofern in der vCard enthalten - der Zeitpunkt der vCard-Erstellung oder der Zeitpunkt des Einlesens der vCard-Datei.

Nächste

Bei der Übernahme von vCard-Daten können mehrere Adressen in einem Datensatz enthalten sein. Wenn Sie die gerade angezeigte Adresse übernehmen wollen, betätigen Sie die Schaltfläche Speichern und die nächste Adresse wird angezeigt. Mit der Schaltfläche Nächste werden die Daten der aktuellen vCard ignoriert und die nächste vCard angezeigt.

unstrukturierter Text

Um eine Adresse aus einem unstrukturierten Text, z.B. dem Impressum einer Internetseite, aus einem E-Mail-Text, einem MS Word-Dokument oder aus anderen Dokument zu übernehmen, gehen Sie wie folgt vor. Markieren Sie die entsprechende Textstelle und kopieren sie mit Strg+C oder über das Popup-Menü und die Funktion "kopieren" in die Zwischenablage. Beim Markieren können durchaus Zeilen vor und nach den eigentlichen Adressdaten mit markiert werden. Danach rufen Sie in telmarkt.jpg diese Funktion zur Übernahme der Adresse auf. Dadurch wird die o.a. Maske geöffnet und versucht, die Adresse zu analysieren.

hinweis.jpg Tipp:
Um die Struktur der Daten in der Zwischenablage herauszufinden, öffnen Sie WordPad oder einen anderen Editor. Kopieren Sie dann z.B. mit dem Programm Ihrer Telefonbuch-CD eine Adresse in die Zwischenablage und rufen dann die Funktion "Einfügen" im Menü des Editors auf (schneller geht es mit STRG+V). Sie sehen nun den Aufbau der Adresse in der Zwischenablage und können diese leicht in der Maske Datei-Formate definieren. Unter Windows NT sollte auch im Startmenü unter "Zubehör" die Funktion "Zwischenablage" vorhanden sein, mit der Sie ebenfalls den Inhalt der Zwischenablage anzeigen können.

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basis/adressen/formate.txt · Zuletzt geändert: 31.12.2017 12:44 (Externe Bearbeitung)