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Import Adressen über .csv-Dateien

Zur Übernahme existierender Adressbestände aus anderen Systemen steht ein leistungsfähiges Import-Modul zur Verfügung. Fast alle relevanten Adressdaten können aus ASCII-Dateien importiert werden, die Sie z.B. durch den Export aus Telefon-CDs, Excel-Sheets oder anderen Anwendungen wie Outlook erstellen. Auch über die Zwischenablage (Clipboard, Copy and Paste) oder per Drag and Drop können Daten direkt z.B. aus E-Mails oder dem Impressum einer Homepage übernommen werden.

Weitere Beschreibungen zur Durchführung des Imports finden Sie auf folgenden Seiten:

Übersicht

Um Adressen in telmarkt.jpg zu importieren, müssen Sie zuvor die Struktur der Daten in der Maske Datei-Formate hinterlegen. Sie können beliebig viele dieser Datei-Strukturen definieren und immer wieder für den Import oder Export von Adressen verwenden. Für die Übernahme aus der Zwischenablage ist eine der definierten Datei-Strukturen in der Maske Einstellungen als Default-Format festzulegen.

b2b12w.jpg telmarkt.jpg erkennt, ob ein Datensatz eine neue Firma, eine neue Niederlassung zu einer bestehenden Firma oder eine neue Kontaktperson zu einer bestehenden Niederlassung enthält und legt nur die entsprechenden Datensätze an. Dabei können Sie auch vorgeben, dass die Niederlassungen einer Firma als eigenständige Firmen angelegt werden sollen, was z.B. bei großen Handelsketten sinnvoll sein kann.

Zu jedem Datei-Format können Sie außerdem Übersetzungs-Tabellen für Branchen, Anreden und Titel definieren. Dadurch können die entsprechenden Werte in die von Ihnen verwendeten und in der -Datenbank hinterlegten Basis-Daten übersetzt werden. Z.B. kann ein Kennzeichen "1" für die Anrede in "Herr" umgewandelt werden.

Die Verarbeitung kann "interaktiv", d.h. mit Benutzer-Eingaben und -Entscheidungen, oder "im Hintergrund" erfolgen. Alle Datensätze der Import-Datei, die nicht in die Datenbank übernommen wurden, werden in eine Log-Datei kopiert. Dies kann wegen nicht automatisch korrigierbarer Fehler erfolgen, wegen eventueller Dubletten oder weil im Dialog angegeben wurde, dass ein bestimmter Datensatz ignoriert werden soll.

Sind in der Import-Datei nur Firmen-Daten enthalten, können automatisch Ansprechpartner mit einer Funktion (z.B. "Leitung Einkauf") und/oder einem definierbaren Selektierungs-Kennzeichen generiert werden. Dieses Vorgehen sollten Sie immer dann anwenden, wenn Sie die importierten Daten für spezielle Aktionen verwenden wollen. So können Sie alle importierten Adressen einer (statischen) Selektierung zuordnen und diese nacheinander anrufen oder allen Adressen mit dem gewählten Selektierungs-Kennzeichen einen Brief mit Produkt-Informationen senden.
Näheres dazu finden Sie auch bei der Beschreibung der Selektierung von Adressen.

Beachten Sie auch, dass bei manuell erfassten Daten (z.B. in Excel-Sheets) in numerischen Feldern (Umsatz, Anzahl Mitarbeiter) nur Zahlen stehen. Angaben wie "5,3 Mio" müssen ansonsten während des Imports manuell korrigiert werden. PLZ-Angaben werden nicht als Zahlen behandelt.

Letztlich können sämtliche Felder in jeder Adresse editiert werden, bevor sie in der Datenbank gespeichert werden.

Vorgehensweise

Zunächst müssen Sie das Format der Datei definieren, die Sie importieren wollen. Dies führen Sie in der Maske Datei-Formate durch.

hinweis.jpg Tipp:
Um ein Datei-Format zu prüfen, können Sie einen interaktiven Import der Datei starten. Nach der Anzeige der ersten Adresse können Sie sich über die Schaltfläche "Editieren" anzeigen lassen, wie die eingelesenen Daten den Feldern in zugeordnet wurden. Sie können sich auch über "Ignorieren" weitere Datensätze ansehen, ohne diese in die Datenbank zu übernehmen.

Muss eine umfangreiche Import-Datei übernommen werden, können Sie diese zunächst "im Hintergrund" in die Datenbank übernehmen. Die dabei als fehlerhaft erkannten Sätze werden in die Log-Datei geschrieben. Da diese das gleiche Format wie die Import-Datei hat, können Sie die Log-Datei mit den zuvor nicht übernommenen Sätzen als neue Import-Datei verwenden, dabei alle Sätze manuell korrigieren und in die Datenbank übernehmen.

Automatische Korrekturen

Je nach Definition des Datei-Formats passt telmarkt.jpg einige Daten automatisch den notwendigen Formaten an. Eine Beschreibung aller Anpassungen ist bei der Verwaltung der Datei-Formate zu finden.

hinweis.jpg Hinweis:
Importierte Firmen, Niederlassungen bzw. Kontaktpersonen werden nicht automatisch in einer bereits geöffneten Maske Adress-Verwaltung angezeigt.

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basis/adressen/import.txt · Zuletzt geändert: 31.12.2017 12:44 (Externe Bearbeitung)