Adressen importieren und anrufen

Um Adressen in zu importieren und anzurufen, sind folgende Schritte notwendig:

• Import der Adressen
• Erstellen einer Selektierung
• Anrufen der Kontaktpersonen

Zum Erstellen einer Selektierung sind die grundsätzlichen Informationen über Statische Selektierungen hilfreich.

Eine statische Selektierung kann - wenn z.B. neue / weitere Adressen importiert wurden - jederzeit erweitert werden. Der grundsätzliche Ablauf bleibt der selbe. Lediglich beim Erstellen der Selektierung ändert sich Punkt 9.

Um die zu importierenden Adressen später anrufen zu können, werden sie mit einem Selektierungs-Kennzeichen versehen. Das Kennzeichen darf vorher nicht für andere Zwecke verwendet worden sein, da damit markierte Adressen sonst ebenfalls dem Import zugerechnet werden.

Zum Definieren von Selektierungs-Kennzeichen öffnen Sie im Menü „Extras“ die entsprechende Funktion. Eine Beschreibung finden Sie hier.

Es empfiehlt sich, für solche Aufgaben eine eigene Leiste von Selektierungs-Kennzeichen zu erstellen.

Für den Import von Adressen gibt es eine eigene Anleitung: Import von Adressen. Der einzige, aber wichtige Unterschied ist, dass für die importierten Adressen das dafür definierte Selektierungs-Kennzeichen (siehe oben) gesetzt werden muss.

1. 

   Öffnen Sie im Menü Datei die Funktion Import → Adressen

2. Bestimmten Sie die zu importierende Datei, das Datei-Format und andere Parameter, wie in der Anleitung beschrieben
3. Wählen Sie unter Kennzeichen die Kennzeichen-Leiste und das Selektierungs-Kennzeichen, das den Adressen zugeordnet werden soll
4. Betätigen Sie die Schaltfläche

Alles weitere den Import betreffend ist unter Import von Adressen beschrieben.

Das Erstellen einer Selektierung, die die importierten Kontaktpersonen umfasst, ist einfach, da diese über das beim Import gesetzte Selektierungs-Kennzeichen gefunden werden können.

1. Starten Sie über das Menü „Adressen“ die Funktion „selektieren“
2. Betätigen Sie die Schaltfläche
3. Geben Sie der neuen Selektierung einen Namen
4. Betätigen Sie die Schaltfläche
5. 

   Betätigen Sie die Schaltfläche , es wird eine neue Maske zum Erfassen der Kriterien angezeigt

6. Wählen Sie das Selektierungs-Kennzeichen, das beim Import verwendet wurde
7. Betätigen Sie die Schaltfläche
   
8. Sie erhalten eine Mitteilung, wie viele Kontaktpersonen den Kriterien entsprechen
9. Betätigen Sie die Schaltfläche
   1. Wenn Sie dieser Selektierung das erste Mal Adressen zuordnen, erhalten Sie die Abfrage, ob Sie die statische Selektierung wirklich erstellen wollen
   2. 

      Wurden der Selektierung bereits Adressen zugeordnet, startet ein neuer Ablauf

      1. es öffnet sich einen weitere Maske, die unter Speichern als statische Selektierung beschrieben ist
      2. Wählen Sie die Art und Weise, wie die importierten Adressen der bestehenden Selektierung hinzugefügt werden sollen
      3. Betätigen Sie die Schaltfläche
      4. Sie erhalten eine Meldung, wieviele Adressen der Selektierung neu hinzugefügt wurden
      5. Sie kommen zurück zur Maske der Selektierungs-Kriterien
10. Betätigen Sie die Schaltfläche , Sie kommen zurück zur Maske zum Verwalten von Selektierungen
11. Betätigen Sie die Schaltfläche

Zum Versenden der Serien-E-Mail starten Sie im Menü „Kontakte“ die Funktion „Anrufen Selektierung“.

1. Wählen Sie die gewünschte Selektierung
2. Wählen Sie gegebenenfalls die Sortierung, nach der die Adressen gelistet werden sollen
3. Betätigen Sie die Schaltfläche

Die in der Selektierung enthaltenen, importierten Adressen werden in einer neuen Maske angezeigt.

1. Wählen Sie eine der Adressen und betätigen Sie die Schaltfläche
   Für die gewählte Kontaktperson öffnet sich die Anrufmaske, in der Sie Notizen zum Telefonat und einen neuen Plankontakt hinterlegen können.
   .
2. Je nachdem, wie das Ergebnis des Kontaktes / Kontaktversuchs ist, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
   1. Wenn Sie die Kontaktperson nicht erreichen konnten, verlassen Sie die Anrufmaske über die Schaltfläche . Die Kontaktperson bleibt in der Liste der selektierten Kontaktpersonen erhalten.
   2. Wenn Sie die Kontaktperson nicht erreichen, aber einen Termin für einen erneuten Kontaktversuch erfahren konnten, geben Sie Datum und gegebenenfalls Zeit in die Felder rechts unten ein verlassen Sie die Anrufmaske über die Schaltfläche . Die Kontaktperson erscheint nach dem Erreichen des angegebenen Zeitpunkts in der Liste der anzurufenden Kontaktpersonen.
   3. Wenn Sie die Kontaktperson sprechen konnten und Ihr Anliegen erledigt ist, verlassen Sie die Anrufmaske über die Schaltfläche . Die Kontaktperson wird aus der Liste der anzurufenden Kontaktpersonen gestrichen. Ein eventuell erfasster Plankontakt erscheint im normalen Kontaktplan.

Das aktuelle Ergebnis Ihrer Kontakte bzw. Kontaktversuche können Sie in Form einer Tabelle abrufen. Eine genaue Beschreibung finden Sie auf der Seite Auswertung Selektierung.