Adressen → verwalten → Kontakt planen
Für jede Kontaktperson können mehrere Kontakte unterschiedlicher Art und ob aus- oder eingehend geplant werden. Geplante Kontakte werden nach der Durchführung automatisch gelöscht bzw. durch einen neuen Plankontakt ersetzt.
Beim Öffnen des Fensters werden bereits geplante Kontakte für die Kontaktperson angezeigt und können auch geändert werden.
Die chronologische Auflistung aller geplanten Kontakte für alle Kontaktpersonen bildet den Kontakt-Plan.
Bei einem Telefonanruf können Sie direkt im Anruffenster Datum (und gegebenenfalls Zeitpunkt) des nächsten Anrufs eingeben. Weitere Möglichkeiten sind z.B. beim Versand von E-Mails (zur Kontrolle einer Antwort), bei Serien-Briefen zur automatischen Planung von Folge-Anrufen oder im CallCenter-Modul gegeben.
In diesem Feld können Sie auswählen, welcher Art der zu planende Kontakt ist. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
Geplante eingehende Kontakte repräsentieren erwartete E-Mails, telefonische Rückrufe oder eingehende Schreiben bzw. Faxe. Auch geplante eingehende Kontakte werden im Kontakt-Plan angezeigt und Sie können sofort mit einer E-Mail oder einem Telefonanruf reagieren.
Sie können das Datum direkt eingeben oder eine der unter Datums- und Zeiteingaben beschriebenen Möglichkeiten nutzen. Sie können auch das Datum durch einen Doppelklick auf das entsprechende Feld in der Monatsansicht des Kalenders übernehmen.
Auch in dieses Feld können Sie einen Befehl zur Zeit-Berechnung eingeben (siehe oben).
Tipp:
Es muss keine Zeit eingegeben werden! Wird nur ein Datum eingegeben, erscheint der geplante Kontakt im „normalen“ Kontaktplan. Wird eine Zeit eingegeben und die Option „Alarm“ aktiviert, erscheint zum angegebenen Zeitpunkt ein Alarmfenster, aus dem Sie den geplanten Kontakte starten können. Haben Sie eine Zeit eingegeben, aber die Option „Alarm“ nicht aktiviert, erscheint der geplante Kontakt im „normalen“ Kontaktplan, aber erst ab dem angegebenen Zeitpunkt. Letzteres ist z.B. sinnvoll, wenn Ihre Kontaktperson erst am Nachmittag erreichbar ist (siehe auch Übersicht geplante Kontakte).
Da vielen Anrufen das gleiche Gerüst zugrunde liegt, können Sie für das Thema Standard-Texte hinterlegen. Durch einen Doppelklick auf das Feld „Thema“ wird eine Maske der gespeicherten Standard-Texte gezeigt, aus der Sie einen der Texte abrufen können.
Der in diesem Feld eingegebene Text wird in der Maske Geplante Kontakte nach Termin und gegebenenfalls in der Anrufmaske angezeigt. So wissen Sie immer, welche Themen Sie mit Ihrem Gesprächspartner durchgehen wollten.
Wenn Sie diese Option setzen, müssen Sie auch eine genaue Zeit angeben. Zum angegebenen Zeitpunkt werden Sie dann über ein Alarm-Fenster auf den geplanten Kontakt hingewiesen.
Plankontakte, für die Sie einen Alarm gesetzt haben, werden im Kontakt-Plan nicht angezeigt.
Haben Sie sehr viele Einträge in Ihrem Kontaktplan, ist es schwer diejenigen herauszufiltern, die auf jeden Fall erledigt werden müssen. Deshalb können Sie wichtige Plan-Kontakte auf „Priorität“ setzen. Diese werden im Kontaktplan fett dargestellt und sind dadurch schnell lokalisierbar.
Wenn Sie hier die voraussichtliche Dauer eingeben, diese einen von Ihnen vorgegebenen Wert überschreitet, und ein Alarm für den geplanten Anruf gesetzt wurde, wird der Anruf im Terminkalender eingetragen. Die entsprechende Zeit wird blockiert und bei weiteren Terminen, Alarmen oder Abwesenheiten auf Kollisionen geprüft.
Dieses Feld ist nur bei installierter Termin-Verwaltung verfügbar.
Mit der Schaltfläche „Speichern“ wird der geplante Kontakt in der Datenbank abgelegt und zum angegebenen Datum in der Liste der geplanten Kontakte angezeigt.
Mit der Schaltfläche „Löschen“ wird ein bereits gespeicherter Plan-Kontakt aus der Datenbank gelöscht.
Wenn Sie alle geplanten Kontakte für die Kontaktperson eingegeben und gespeichert haben, können Sie mit dieser Schaltfläche die Maske verlassen.
Sofern Sie die notwendigen Berechtigungen haben, können Sie auch für einen anderen Benutzer einen Kontakt einplanen. Eine genaue Beschreibung finden Sie unter Daten anderer Benutzer.