Die Adressverwaltung ist ein zentraler Bestandteil des Basis-Moduls und durch ihren hierarchischen Aufbau speziell auf den B2B-Bereich ausgerichtet: z.B. können Firmen mehrere Niederlassungen mit jeweils mehreren Kontaktpersonen besitzen.
Details zur Verwaltung von Adressen finden Sie auf folgenden Seiten:
Im Bereich der Adressverwaltung zeigen sich sehr gravierende Unterschiede zwischen B2C und B2B und damit erhöhte Anforderungen für ein B2B-System, die von zu erfüllen sind.
Adressen sehen im B2B-Bereich anders aus als im B2C-Bereich:
Firma
Privat
Darüber hinaus sind im B2B-Bereich folgende Daten interessant, die Sie im B2C-Bereich kaum antreffen werden:
Durch die Möglichkeit, einem Mitarbeiter einen Chef zuzuordnen, können Abteilungsstrukturen abgebildet werden.
Im B2C-Bereich kennen Sie im Allgemeinen die Kontaktpersonen (Ausnahme: Postwurfsendungen mit der Adresse „an einen Haushalt
“). Im B2B-Bereich dagegen wissen Sie zwar z.B., dass es jemand gibt, der für den Einkauf zuständig ist. Aber Sie kennen seinen Namen nicht. Wie planen Sie also, mit dem Chef des Einkaufs der „Musterfirma“ Kontakt aufzunehmen? Wie schreiben Sie ihm einen Brief oder wie rufen Sie ihn an?
stellt dazu das Konzept der Dummy-Partner zur Verfügung. Dies sind Kontaktpersonen, bei denen Sie keinen Namen eintragen, aber eine Funktion (z.B. „Ltg. Einkauf
“) und/oder eine Abteilung (z.B. „Marketing
“).
Wenn Sie nun vorhaben, den Chef des Einkaufs der „Musterfirma“ anzurufen, legen Sie eine Kontaktperson ohne Namen, aber mit Funktion an und planen einfach einen Anruf. Wenn der Anruf in Ihrem Kontaktplan aufscheint, markieren Sie den Plankontakt und klicken auf „anrufen
“. Da Sie wahrscheinlich keine Durchwahl des Einkaufsleiters haben, werden Sie mit der Vermittlung verbunden. Diese können Sie nun nach dem Namen, der Durchwahl und gegebenenfalls weiteren Daten fragen und diese in der Anrufmaske eintragen. Beim nächsten Anruf wählt dann automatisch die richtige Durchwahl.
Wenn Sie einem Dummy-Partner einen Brief oder ein Fax schreiben, setzt als Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren
“ ein (oder was immer Sie in der Länder-Verwaltung definiert haben). Der Brief wird in der Kontakthistorie des Dummy-Partners eingetragen. Sollten Sie eine Antwort erhalten, können Sie die (nun bekannten) Daten Ihrer Kontaktperson nachtragen. So haben Sie sowohl Ihr Schreiben als auch die Antwort in der selben Kontakt-Historie.
Darüber hinaus können Sie bei Serienbriefen Dummy-Partner automatisch auf Basis ihrer Funktion (z.B. „Leiter Marketing“) generieren und anschreiben lassen.
Sie können Dummy-Partner auch noch zu anderen Zwecken benutzen, z.B. als Rechnungsadresse. Die Felder „Nachname“ und „Vorname“ bleiben wieder leer, im Feld „Abteilung“ können Sie z.B. „Finanzbuchhaltung“ eintragen. Oder Sie legen einen Dummy-Partner als Liefer-Adresse an.
Beim Import von Adressen aus csv-Dateien erkennt , ob in einem Datensatz eine neue Firma, eine Niederlassung zu einer bestehenden Firma oder eine Kontaktperson in einer bestehenden Firma handelt. Entsprechende werden eine neue Firma, eine neue Niederlasung oder nur eine neue Kontaktperson angelegt und entsprechend zugeordnet.
Die Dubletten-Prüfung im B2B-Bereich muss u.a. berücksichtigen:
trägt dem z.B. dadurch Rechnung, dass bei der Übernahme einer Adresse in einem Schritt für eine bestehende Firma die Daten (z.B. Internet-Adresse) ergänzt, eine neue Niederlassung und eine neue Kontaktperson angelegt werden können.
Ein Beispiel sehen Sie bei der Übernahme einzelner Adressen aus Dokumenten und E-Mails.
Es gibt verschiedene Arten von Dubletten-Prüfungen. Zwei davon sind in realisiert:
Bei beiden Verfahren wurden von uns spezielle Algorithmen entwickelt, um die Anforderungen im B2B-Bereich abzudecken.
Ziel der phonetischen Prüfung ist es, verschiedene Schreibweisen als mögliche Dubletten zu erkennen. Also z.B. das (triviale) Problem von „Meyer“, „Meier“, „Mayer“ und „Maier“. Im B2B-Bereich gehört dazu z.B. aber auch, dass die Firma „Elektro-Service GmbH & Co. KG“ umfirmiert wurde in „Elektro-Service AG“ und trotzdem als mögliche Dublette erkannt werden muss.
Die Ähnlichkeits-Prüfung berücksichtigt auch Buchstaben-Vertauschungen, fehlende Hausnummern und ähnliche Erfassungsfehler. verwendet dazu einen von uns selbst entwickelten Algorithmus, der auf der Levenshtein-Distanz aufbaut und ein sehr hohes Erkennungspotential hat, ohne zu viele mögliche Dubletten zu finden, die dann keine sind.
Auf Grund der speziellen bzw. zusätzlichen Daten, die im B2B-Bereich erforderlich sind, müssen auch spezielle Funktionen implementiert sein.