Um einen Serien-Brief an eine Gruppe von Kontaktpersonen zu versenden, sind folgende Schritte notwendig:
Das Erstellen einer Selektierung ist einfach, wenn die Empfänger über ein Kriterium ermittelt werden können, das bereits vorhanden bzw. gesetzt wurde. Z.B. „alle Kontaktpersonen im PLZ-Gebiet 8“ oder „alle Kontaktpersonen, für die das Selektierungs-Kennzeichen 'Newsletter' gesetzt ist“.
Muss die Empfänger-Gruppe erst zusammengestellt werden, empfiehlt es sich, ein neues Selektierungs-Kennzeichen zu definieren und für die gewünschten Kontaktpersonen zu setzen.
Adressen
“ die Funktion „selektieren
“Das Erstellen einer Briefvorlage hängt davon ab, welche Textverarbeitung eingesetzt wird: MS Wird, OpenOffice Writer oder LibreOffice. Prinzipiell ist die Vorgehensweise die, dass der Brief in der Textverarbeitung vollständig erfasst wird und lediglich die variablen Texte wie z.B. die Adresse über Textmarken eingefügt werden. Anleitungen finden Sie auf der Seite Textverarbeitung.
Zum Ausdrucken des Serien-Briefes starten Sie im Menü „Kontakte
“ die Funktion „Serien-Brief
“.
Der Fortschritt des Ausdrucks wird angezeigt.
In der Job-Verwaltung erhalten Sie nach der Auswahl des Serienbrief-Jobs einen Überblick über den Status. Nach dem Abschluss des Druckens sollten Sie über die Job-Verwaltung auf jeden Fall die Log-Datei überprüfen, in der alle Empfänger und alle eventuell aufgetretenen Fehler (z.B. Kontaktpersonen ohne gültige Adresse) aufgelistet sind. Am Schluss der Datei befinden sich entsprechende Summen.