Zur Übernahme existierender Adress-Bestände aus anderen Systemen steht ein leistungsfähiger Import-Modul zur Verfügung. Fast alle relevanten Adressdaten können aus ASCII-Dateien importiert werden, die Sie z.B. durch den Export aus Telefon-CDs, Excel-Sheets oder anderen Anwendungen wie Outlook erstellen. Auch über die Zwischenablage (Clipboard) können Daten übernommen werden.

Um Adressen in TelMarkt zu importieren, müssen Sie zuvor die Struktur der Daten in der Maske Datei-Formate hinterlegen. Sie können beliebig viele dieser Datei-Strukturen definieren und immer wieder für den Import oder Export von Adressen verwenden. Für die Übernahme aus der Zwischenablage ist eine der definierten Datei-Strukturen in der Maske Einstellungen als Default-Format festzulegen.

Zu jedem Datei-Format können Sie außerdem Übersetzungs-Tabellen für Branchen, Anreden und Titel definieren. Dadurch können die entsprechenden Werte in die von Ihnen verwendeten und in der TelMarkt-Datenbank hinterlegten Basis-Daten übersetzt werden. Z.B. kann ein Kennzeichen „1“ für die Anrede in „Herr“ umgewandelt werden.

Die Verarbeitung kann „interaktiv“, d.h. mit Benutzer-Eingaben und -Entscheidungen, oder „im Hintergrund“ erfolgen. Alle Datensätze der Import-Datei, die nicht in die Datenbank übernommen wurden, werden in eine Log-Datei kopiert. Dies kann wegen nicht automatisch korrigierbarer Fehler erfolgen, wegen eventueller Dubletten oder weil im Dialog angegeben wurde, dass ein bestimmter Datensatz ignoriert werden soll.

Sind in der Import-Datei nur Firmen-Daten enthalten, können automatisch Ansprechpartner mit einer Funktion (z.B. „Leitung Einkauf“) und/oder einem definierbaren Selektierungs-Kennzeichen generiert werden. Dieses Vorgehen sollten Sie immer dann anwenden, wenn Sie die importierten Daten für spezielle Aktionen verwenden wollen. So können Sie alle importierten Adressen einer (statischen) Selektierung zuordnen und diese nacheinander anrufen oder allen Adressen mit dem gewählten Selektierungs-Kennzeichen einen Brief mit Produkt-Informationen senden. Näheres dazu finden Sie auch bei der Beschreibung der Selektierung von Adressen.

Beachten Sie auch, dass bei manuell erfassten Daten (z.B. in Excel-Sheets) in numerischen Feldern (Umsatz, Anzahl Mitarbeiter) nur Zahlen stehen. Angaben wie

5,3 Mio

müssen ansonsten während des Imports manuell korrigiert werden. PLZ-Angaben werden nicht als Zahlen behandelt.

Letztlich können sämtliche Felder in jeder Adresse editiert werden, bevor sie in der Datenbank gespeichert werden.

Zunächst müssen Sie das Format der Datei definieren, die Sie importieren wollen. Dies führen Sie in der Maske <A HREF=„help12310.html“>Datei-Formate</A> durch.

<img src=„Hinweis.jpg“ class=left>Hinweis: Um ein Datei-Format zu prüfen, können Sie einen <i>interaktiven</i> Import der Datei starten. Nach der Anzeige der ersten Adresse können Sie sich über die Schaltfläche „Editieren“ anzeigen lassen, wie die eingelesenen Daten den Feldern in <img src=„produktname.jpg“> zugeordnet wurden. Sie können sich auch über „Ignorieren“ weitere Datensätze ansehen, ohne diese in die Datenbank zu übernehmen.

Muss eine umfangreiche Import-Datei übernommen werden, können Sie diese zunächst „im Hintergrund“ in die Datenbank übernehmen. Die dabei als fehlerhaft erkannten Sätze werden in die Log-Datei geschrieben. Da diese das gleiche Format wie die Import-Datei hat, können Sie die Log-Datei mit den zuvor nicht übernommenen Sätzen als neue Import-Datei verwenden, dabei alle Sätze manuell korrigieren und in die Datenbank übernehmen.

Je nach Definition des Datei-Formats passt <img src=„produktname.jpg“> einige Daten automatisch den notwendigen Formaten an.

• Ist nur eine Zeile für den Firmennamen angegeben, wird - falls der importierte Name die zulässige Länge überschreitet - ein Teil des Firmennamens in die zweite Zeile übernommen.
• Ist zwar der Ort, aber nicht die Postleitzahl angegeben, wird geprüft, ob in dem importierten Feld eine PLZ mit angegeben ist.

Ist das der Fall, wird die PLZ in ein eigenes Feld übernommen.

• Ist die Telefonnummer, aber nicht die Vorwahl angegeben, wird geprüft, ob in dem importierten Feld eine Vorwahl angegeben ist.

In diesem Fall wird die Vorwahl in ein eigenes Feld übernommen. Gleiches gilt für die Fax-Nummer. In diesem Fall wird dann auch geprüft, ob die Vorwahlen bei Telefon und Fax identisch sind.

• Sind in der Importdatei Angaben zur Branche enthalten (Nummer und/oder Bezeichnung), und wird kein <a href=„BranchenMapping.html“>Branchen-Mapping</a> verwendet, wird gegebenenfalls eine neue Branche angelegt.

Falls keine Branchen-Nummer in der Importdatei enthalten ist, wird ab der größten vorhandenen Branchennummer in Zehnerschritten weiter nummeriert. Ist keine Branchenbezeichnung vorhanden, erhält die neue Branche einen Namen, in dem die (generierte) Branchennummer enthalten ist. Sowohl die Branchennummern als auch die Bezeichnungen können dann später mit der <A HREF=„help11110.html“>Branchen-Verwaltung</A> angepasst werden.

• Die Felder

  Abteilung

  und

  Funktion

  werden auf die maximale Länge von 30 Zeichen gekürzt.

• Falls deutsche Postleitzahlen aus den neuen Bundesländern vierstellig sind und nicht mit einer Null beginnen, wird einen Null vorangestellt.

<img src=„Hinweis.jpg“ class=left>Hinweis: Firmen, die übernommen wurden, werden nicht automatisch in eine bereits geöffnete Maske Adress-Verwaltung aufgenommen.