Export von Adressen
Manchmal müssen Adressen aus exportiert werden, um sie z.B. in Excel weiter zu verarbeiten oder von einem anderen Unternehmen weiter bearbeiten zu lassen. Dazu müssen Sie festlegen
Welche Adressen wird (wie jede Zielgruppe) über eine Selektierung festgelegt. Der Export erfolgt im csv-Format, bei dem Sie nur noch festlegen müssen, welche Felder zu exportieren sind und in welcher Reihenfolge.
Selektierung erstellen
Zum Erstellen einer Selektierung gehen Sie wie folgt vor:
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Betätigen Sie die Schaltfläche
Geben Sie der Selektierung einen Namen
Betätigen Sie die Schaltfläche
klicken Sie auf
, es öffnet sich eine neue Maske
bestimmen Sie die
Kriterien für die zu exportierenden Adressen
klicken Sie auf
Sie erhalten eine Meldung, auf wie viele Kontaktpersonen die Kriterien zutreffen
Beim Export wird für jede Kontaktperson eine Zeile in eine Datei geschrieben. Welche Datenfelder in welcher Reihenfolge in die Datei geschrieben werden, definieren Sie in einem Datei-Format. Es können beliebig viele Datei-Formate für die verschiedensten Zwecke angelegt werden. Ein Format kann z.B. nicht nur für den Export, sondern auch für den Import von Adressen verwendet werden.
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Betätigen Sie die Schaltfläche
legen Sie fest, welche Felder zu exportieren sind
passen Sie gegebenenfalls die Reihenfolge an
Betätigen Sie die Schaltfläche
Export durchführen
Beim eigentlichen Export müssen Sie nur noch angeben, welche Adressen (also welche Selektierung) mit welchem Datei-Format in welche Datei zu exportieren sind.
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Geben Sie den Namen der zu erstellenden Datei ein oder klicken Sie auf
, um das Verzeichnis zu suchen und einen Namen einzugeben
wählen Sie das Datei-Format für den Export
aktivieren Sie eventuell gewünschte Optionen
wählen Sie eine Selektierung und damit die zu exportierenden Adressen
Betätigen Sie die Schaltfläche
Nachdem die Adressen ausgegeben wurden zeigt Ihnen das Programm, wie viele Adressen in die angegebene Datei exportiert wurden.
Import von Adressen in Excel
Beim Import von Adressen, die von exportiert wurden, gehen Sie wie folgt vor.
Excel 2003
Starten Sie Excel; es erscheint ein leeres Tabellenblatt; gegebenenfalls über „neues Dokument“ eine leere Mappe öffnen
Starten Sie im Menü „Daten
“ unter „Externe Daten importieren“ die Funktion „Daten importieren…“
Textkonvertierungsassistent wird aufgerufen; „Getrennt“ ausgewählt lassen – weiter
Semikolon anhaken; das Texterkennungszeichen muss das selbe sein wie vorher beim Export in verwendet
Alle Felder, in denen führende Nullen vorkommen können (z.B. Telefonvorwahl) müssen das Format „Text“ zugewiesen bekommen
Die Auswahl „Bestehendes Arbeitsblatt“ kann so bleiben, wenn man die Adressen im bestehenden Arbeitsblatt einfügen will. Die Angabe „$A$1
“ bedeutet, dass das Einfügen in der ersten Spalte der ersten Zeile beginnt.
Excel 2007
Starten Sie Excel; es erscheint ein leeres Tabellenblatt
Klicken Sie im Menü „Daten
“ auf die Funktion „aus Text
“
Suchen Sie Datei, die importiert werden soll
Klicken Sie auf „Öffnen
“