TelMarkt CRM - Kommunikation perfekt organisieren
Dokumentation V2

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{{keywords>CRM,Projekte,Aufträge,Angebote,Rechnungen,Anfragen,Fakturierung}}
{{description>Das Modul Projekte und Aufträge des CRM-Systems TelMarkt verwaltet Projekte mit Historien, Anfragen und Aufträge und erlaubt das einfache Erstellen von Angeboten und Rechnungen.}}
====== Projekte und Aufträge - Übersicht ======
{{basis:modprojekt.jpg?nolink |CRM TelMarkt Projekte und Aufträge}} Das Zusatzmodul "Projekte und Aufträge" erweitert das Basis-Modul von {telmarkt} und bietet im Wesentlichen folgende Funktionen:

  - Verwalten und bearbeiten von [[projekt:projekte|Projekten]]
  - Erfassen von eingegangenen [[projekt:anfragen|Anfragen]] und [[projekt:auftrag|Aufträgen]]
  - Erstellen von [[projekt:angebote|Angeboten]] und [[projekt:rechnung|Rechnungen]]
  - Erfassen von eingegangenen [[projekt:zahlungen|Zahlungen]]
  - Erstellen von [[projekt:projhist|Projekt-Historien]]
  - Erfassen und Auswerten der für einen Auftrag bzw. eine Auftragsposition [[projekt:erfassezeit|aufgewendeten Zeiten]]
  - Kundenbezogene und Artikel-/Leistungsbezogene Auswertungen

Projekt-Historien entstehen mehr oder minder automatisch, wenn ein Kontakt (E-Mail, Telefonat usw.) auch einem Projekt zugeordnet wird. Das erfolgt ohne zusätzlichen Aufwand über entsprechende [[ober:schaltflaechen#schaltflaechen_mit_auswahl-menue|Schaltflächen]]. Einem Projekt können dabei beliebig viele Kontaktpersonen verschiedener Firmen zugeordnet werden (siehe [[projekt:projektteam|Projekt-Team]]).

Für das Erfassen bzw. Erstellen von Vorgängen gelten folgende Regeln, wobei in diesem Zusammenhang auch ein Projekt als Vorgang angesehen wird:

  * jeder Vorgang ist einem anderen (vorausgegangenen) Vorgang oder einer Firma zugeordnet\\ Eine Rechnung kann also einer Firma, einem Projekt oder einem Auftrag zugeordnet sein, aber auch einer Anfrage oder einem Angebot. Aber nicht umgekehrt: ein Auftrag z.B. kann nicht einer Rechnung zugeordnet werden. Projekte können nur Firmen zugeordnet werden.
  * jeder Vorgang kann nur //einem// anderen (vorausgegangenen) Vorgang zugeordnet sein, aber ihm selbst können mehrere andere (nachfolgende) Vorgänge zugeordnet sein.\\ Ein Auftrag kann also nur //einem// Angebot (oder //einem// Projekt oder //einer// Anfrage) zugeordnet sein. Aber es können z.B. mehrere Rechnungen zu einem Auftrag erstellt werden.
  * jeder Vorgang ist einem Kontakt zugeordnet und damit in einer Kontakt-Historie\\ Bei eingegangenen Vorgängen (Anfragen, Aufträgen) wird der Vorgang mit dem Kontakt (z.B. E-Mail, Brief) gespeichert, bei ausgehenden Vorgängen (Angebote, Rechnungen) wird der Kontakt automatisch bei Fertigstellung des Vorgangs erstellt.

Vertrieb und Außendienst können {telmarkt} verwenden, um Anfragen und Aufträge während eines Telefonats oder eines Besuchs beim Kunden zu erfassen und später an ein ERP-System weiterzuleiten.

===== Grund-Begriffe =====
Die Auftrags-Verwaltung von {telmarkt} nutzt einige Begriffe, Strukturen bzw. Funktionen, die kurz erläutert werden sollen, da sie für das Verständnis des Zusammenspiels aller Komponenten wichtig sind.

==== Vorgang ====
Vorgänge sind im Prinzip zunächst gleich zu betrachten wie die Kontakte in der [[basis:kontakt:historie|Kontakt-Historie]]. Sie beinhalten kaufmännische Dokumente wie Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen. Die Erfassung von Vorgängen ist somit eine Erfassung von "erweiterten Daten" zu einem Kontakt und an diesen gebunden.

**Eingehende Vorgänge (Anfragen, Aufträge)** können daher direkt aus den Masken [[basis:kontakt:anrufaus|Telefon-Anruf]], [[basis:kontakt:emailein|eingegangene E-Mails]] oder auch [[basis:kontakt:faxein|eingegangene Faxe]] erfasst werden.

**Ausgehende Vorgänge (Angebote, Rechnungen)** können aus der [[basis:adressen:verwalten|Adress-Verwaltung]] oder aus verschiedenen Vorgangs-Übersichten (z.B. [[projekt:vorgueber|Projekte und Vorgänge]]) erstellt werden und sind damit automatisch einer Kontaktperson zugeordnet und erscheinen in deren Kontakthistorie.

==== Produkt-Gruppen ====
Jedem Vorgang bzw. jeder Position eines Vorgangs ist eine [[projekt:prodgruppen|Produkt-Gruppe]] zuzuordnen, die im Wesentlichen darüber Auskunft gibt, ob es sich um eigene Leistungen oder Produkte bzw. zugekaufte Leistungen oder Produkte handelt. Darüber hinaus ermöglichen Produktgruppen statistische Auswertungen für Vorgangs-Positionen, die keine Artikelnummer beinhalten, wie es z.B. im Sondermaschinenbau sehr oft vorkommt.

==== Kennungen ====
[[projekt:kennungen|Kennungen]] können, müssen aber nicht verwendet werden. Sie erlauben die Kategorisierung von Vorgängen und können z.B. verwendet werden, um verschiedene Geschäftsbereiche zu identifizieren.

Kennungen werden für einen Vorgang vergeben. Sie können verschiedene Auswertungen über diese Kennungen erstellen.

Kennungen können auch verwendet werden, um Vorgänge zu nummerieren. Dazu können entsprechende [[basis:basdat:nummer|Nummerierungs-Schemata]] definiert werden, die z.B. den Aufbau der Auftrags-Nummer festlegen. In diesen Nummerierungs-Schemata kann die Kennung ein Teil z.B. der Auftragsnummer sein. Wird die Kennung als Teil einer Vorgangs-Nummer definiert, ist ihre Eingabe für diesen Vorgangs-Typ zwingend.

==== Artikel / Artikel-Nummern ====
[[projekt:artikel|Artikel-Nummern]] müssen für Artikel vergeben werden, die auf Lager gehalten werden. Positionen in Vorgängen müssen nicht, können aber eine Artikelnummer beinhalten. Wird eine Artikelnummer bei einer Position eingetragen, werden Beschreibung und Mengeneinheit aus dem Artikelstamm übernommen, können aber geändert werden.

==== Artikel-Gruppen ====
[[projekt:artgrb|Artikel-Gruppen]] fassen Artikel zu gemeinsamen Gruppen zusammen. Jeder Artikel kann - muss aber nicht - einer Artikelgruppe zugeordnet werden.

====== Integration ======
Das Modul Projekte und Aufträge arbeitet mit verschiedenen anderen Modulen zusammen, sofern diese installiert sind. 

^ Funktion  ^ Beschreibung  ^
| ** Basis-Modul**  ||
| Erfassen von Vorgängen  | Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen können während eines Telefonats, beim Lesen eingegangener E-Mails usw. sofort erfasst werden und sind dadurch der jeweiligen Kontaktperson und gegebenenfalls einem Projekt zugeordnet.  |
| Kontakt-Historien  | Anfragen, Angebote, Aufträge und Rechnungen scheinen in den entsprechenden Historien auf.  |
| Projekt-Historien  | Jeder neue Eintrag in einer Kontakt-Historie kann direkt einer Projekt-Historie zugeordnet werden.  |
| Aufgaben  | [[basis:extra:todos|Aufgaben]], die für ein Projekt erfasst wurden, erscheinen in den Benutzer-spezifischen Aufgaben-Listen und der [[basis:statistik:tagvorliste|Tages-Vorschau]].  |
| **Reiseplanung**  ||
| [[reise:erfassen_besuchsberichte|Besuchs-Berichte]]  | Berichte zu durchgeführten Besuchen können direkt einem Projekt zugeordnet werden.  |
| :::  | Beim Erfassen eines Besuchs-Berichts können neue Projekte und Vorgänge (z.B. [[projekt:anfragen|Anfragen]] oder [[projekt:auftrag|Aufträge]]) erfasst werden.  |
| **CallCenter / Umfragen**  ||
| Umfrage durchführen  | Während einer Umfrage können auch Aufträge erfasst werden (Tele-Sales).  |
| **Fertigung / Produktion**  ||
| Fertigungs-Aufträge  | Zu jeder Position eines Kunden-Auftrags können ein oder mehrere Fertigungs-Aufträge erfasst werden.  |
| Nachkalkulation  | Ergebnisse der Nachkalkulation können direkt in die Rechnungsschreibung übernommen werden.  |

====== B2B-Spezialitäten ======
{b2b}
  * Vergleich unterschiedlicher Niederlassungen einer Firma
  * Zuordnung der beteiligten Kontakt-Personen verschiedener Firmen (Kunden, Lieferanten u.a.) zu einem Projekt
  * Bei Anfragen und Angeboten können bereits ein Entscheider und der voraussichtliche Vergabetermin hinterlegt werden
  * Übersicht über alle Vorgänge einer Firma, einer Niederlassung oder einer Kontaktperson
  * Auswertungen (wo sinnvoll) pro Firma, pro Niederlassung oder für eine Kontaktperson
  * Angebots- bzw. Rechnungs-Empfänger muss nicht dem Anfragenden bzw. Auftraggeber der Firma entsprechen