Zu allen Kontakten wird in ein Eintrag in einer Kontakt-Historie erstellt. Jedem Eintrag können ein oder mehrere Dokumente zugeordnet werden.

Erfolgte der Kontakt schriftlich, wird eine Kopie des Dokumentes (Brief, Fax, Angebot) in den Dokumenten-Speicher übernommen und dem Eintrag in der Historie zugeordnet. Das gleiche gilt für alle Anhänge von versandten und eingegangenen E-Mails.

Diese Dokumente können später jederzeit über die Kontakt-Historie abgerufen, d.h. angezeigt werden.

Für den Dokumenten-Speicher ist nur ein Verzeichnis z.B. mit dem Windows Explorer anzulegen. Dieses Verzeichnis muss in der Benutzer-Konfiguration eingetragen werden. verwaltet die notwendigen Unterverzeichnisse selbst.

Der Pfad des Root-Verzeichnisses wird nicht in der -Datenbank, sondern in der Registry des Windows-Systems gespeichert. Dadurch wird gewährleistet, dass - z.B. wenn der Pfad auf einem Server liegt - von verschiedenen PCs aus über verschiedene Laufwerksbuchstaben darauf zugegriffen werden kann. Andererseits bedeutet dies aber, dass die Definition in der Benutzer-Konfiguration neu erfolgen muss, wenn ein Benutzer von einem anderen PC aus auf den Dokumenten-Speicher zugreifen können soll.

Achtung!
Leider lässt sich bei älteren Windows-Versionen der Zugriff auf die Dokumente im Dokumenten-Speicher durch andere Programme als nicht im gewünschten Maße einschränken. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie die unterhalb des Root-Verzeichnisses gespeicherten Dateien nicht verändern, löschen, in andere Ordner verschieben u.ä.

Dokumente können auf verschiedene Arten in den Dokumenten-Speicher importiert werden:

• Automatisch beim Erstellen eines Briefes, Fax, Besuchsbericht, Angebots oder Faktura oder beim Versenden einer E-Mail
• Manuell durch Erstellen eines neuen Eintrags in der Partner-Historie mit zugeordnetem Dokument.

Bei manuell zugeordneten Dokumenten sowie bei Anhängen von ausgehenden E-Mails wird geprüft, ob das Dokument bereits im Speicher vorhanden ist. In diesem Fall wird das Dokument selbst nicht mehr importiert sondern nur noch ein Verweis auf die bestehende Kopie eingetragen. Beim Löschen eines Dokumentes wird es dementsprechend nur dann physikalisch aus dem Speicher entfernt, wenn keine weitere Referenz auf die Kopie vorhanden ist.

Die Dokumente im Dokumenten-Speicher sind immer „Anhängsel“ zu einem Eintrag in der Kontakt-Historie. Wenn ein Eintrag aus der Liste ausgewählt wird und dem Eintrag ein oder mehrere Dokumente zugeordnet sind, wird eine Schaltfläche aktiviert, über die diese Dokumente angezeigt werden können.

Um Dokumente weiter bearbeiten zu können, können Sie aus dem Dokumenten-Speicher in ein beliebiges Verzeichnis exportiert werden. Wählen Sie dazu den gewünschten Eintrag in der entsprechenden Kontakt-Historie und betätigen Sie die Schaltfläche „Dok. zeigen“. In einer Maske werden alle dem Eintrag zugeordneten Dokumente aufgelistet und können einzeln exportiert werden.