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Kontaktpersonen, Plan-Kontakte und Historie

Kontakte ist der Sammelbegriff für Telefonate, Briefe, Faxe und E-Mails, also für jeden Informations-Austausch zwischen Ihnen und Ihren Kunden bzw. Interessenten.

Kontakte können nach verschiedenen Eigenschaften, die im Folgenden beschrieben werden, eingeteilt werden.

Alle durchgeführten Kontakte mit einer Kontaktperson oder mit allen Kontaktpersonen einer Firma oder einer Niederlassung werden in der Kontakt-Historie gespeichert.

Übertragungswege

TelMarkt unterstützt die folgenden Übertragungswege. Für alle geplanten und durchgeführten Kontakte wird dieser durch einen in der folgenden Tabelle erläuterten Buchstaben gekennzeichnet. Die Richtung (ein- bzw. ausgehender Anruf, Brief usw.) wird durch die Zeichen "<" bzw. ">" dargestellt.

Medium Richtung Beschreibung
T T< eingegangenes Telefonat
T> ausgegangenes Telefonat
M M< erhaltene E-Mail
M> versendete E-Mail
S S< erhaltenes Schreiben (Brief)
S> verschicktes Schreiben (Brief)
X X< empfangenes Fax
X> versendetes Fax
B B< erhaltener Besuch (inhouse)
B> erstatteter Besuch (außer Haus)

Telefon

Das Telefon ist sicher die am meisten gebrauchte Technologie, wenn es um persönliche Kontakte geht. Dementsprechend unterstützt sowohl das Wählen der Telefonnummer für eine Kontaktperson als auch die Auswahl zwischen direkter Durchwahl, Nummer der Vermittlung, Durchwahl der Sekretärin oder auch einer privaten Rufnummer. Eingehende Anrufe werden - sofern die Rufnummer übertragen wurde - identifiziert und Name und Firma des Anrufers werden angezeigt.

E-Mail

E-Mails bieten eine äußerst kostengünstige Möglichkeit, um schriftliche Kontakte auszutauschen und (als Anhang) Daten aller Art (Bilder, Konstruktionszeichnungen u.a.) schnell zu übermitteln.

TelMarkt besitzt einen integrierten E-Mail-Client, mit dem E-Mails versandt und eingegangene E-Mails gelesen und beantwortet oder weitergeleitet werden.

Sämtliche mit bearbeiteten E-Mails werden automatisch in der Kontakt-Historie gespeichert.

Brief

Zum Schreiben von Briefen ist eine Text-Verarbeitung eines Dritt-Anbieters notwendig. Derzeit werden Microsoft Word und OpenOffice Writer unterstützt. Mit diesen Produkten können Brief-Vorlagen erstellt werden, in die Adresse, Datum, Anrede usw. von an den in den Vorlagen durch Textmarken gekennzeichneten Stellen eingefügt werden.

Fax

Das Erstellen eines Fax geschieht gleich wie das Schreiben eines Briefes. Es werden lediglich andere Dokument-Vorlagen zur Auswahl angeboten.

Der eigentliche Versand eines Fax erfolgt über eine entsprechende Funktion aus der Textverarbeitung heraus.

geplante / ungeplante Kontakte

Mit können Sie Kontakte zu Ihren Kunden im voraus planen und vergessen nichts mehr. Sie können aber auch jederzeit schnell einen Anruf bei einem Kunden durchführen, den Sie aus gegebenem Anlass z.B. über eine Projekt-Änderung informieren wollen.

ungeplante Kontakte

Um z.B. den Herrn Behrens der Firma Alu Moss GmbH anzurufen, verwenden Sie am besten die Maske zum Suchen von Kontaktpersonen. Dort genügt die Eingabe der ersten Buchstaben des Nachnamens, um alle entsprechenden Kontaktpersonen mit Firmenname und Adresse anzuzeigen. Nach der Auswahl der gewünschten Kontaktperson können Sie diese über die Schaltfläche sofort anrufen oder ihr über die Schaltfläche eine E-Mail, einen Brief oder ein Fax senden.

geplante Kontakte

Für die Planung von Kontakten können Sie in der Adressverwaltung über die Schaltfläche "Kontakt planen" die entsprechende Maske öffnen. Dort können Sie für jede Kontaktperson mehrere Telefonate, E-Mails, Briefe und Faxe planen. Und zwar sowohl ausgehende als auch erwartete eingehende Kontakte. Alle Plankontakte werden zum jeweiligen Zeitpunkt in der Maske Geplante Kontakte nach Termin aufgelistet.

Darüber hinaus können Sie nach jedem Telefonat in der Anrufmaske das nächste Telefonat planen. Beim Versand von E-Mails oder beim Erstellen eines Briefes oder eines Fax können Sie angeben, bis wann Sie eine Antwort erwarten. Auch diese geplanten Kontakte werden in der Maske der geplanten Kontakte aufgelistet und können damit nicht vergessen werden. So wird ein kontinuierlicher Austausch von Kontakten gewährleistet.

Geplante Kontakte müssen auch "erledigt" werden und danach in der Datenbank wieder gelöscht werden. Bei einem geplanten Telefonat erfolgt dies, wenn nach dem Telefonat in der Anrufmaske die Schaltfläche betätigt wird. Ähnlich ist es bei E-Mails, Briefen und Fax: mit dem Eintrag des Kontaktes in der Historie wird der Plan-Kontakt gelöscht.

ausgehende / eingehende Kontakte

TelMarkt unterscheidet ein- und ausgehenden Kontakte sowohl bei der Planung als auch in der Historie durch ein "<"- bzw. ">"-Zeichen.

ausgehende Kontakte

Ausgehende Kontakte können direkt mit den entsprechenden Funktionen initiiert werden und werden dadurch automatisch in der Kontakt-Historie gespeichert.

eingehende Kontakte

Eingehende Telefonate können mit entgegengenommen werden; dabei erfasste Notizen werden automatisch in die Kontakt-Historie übernommen. E-Mails können mit allen Anhängen direkt aus der Maske Eingegangene E-Mails in die Kontakt-Historie des Absenders übernommen werden.

Eingegangene Briefe müssen manuell erfasst werden. Dies kann in der Maske zur Anzeige der Kontakt-Historie über die Schaltfläche erfolgen. In der Maske zur manuellen Erfassung von Kontakten können Sie auch in einem Schritt z.B. ein gescanntes Exemplar des Briefes in den Dokumenten-Speicher übernehmen.

Kontakt-Inhalt

Kontakte können wichtige Informationen beinhalten oder einfach der Aufrechterhaltung der Kommunikation dienen. (Leider weiß man das meist erst im Nachhinein.) TelMarkt bietet die Möglichkeit, Kontakte als "wichtig" zu deklarieren und in der Kontakt-Historie die Anzeige auf "nur wichtige" einzuschränken. Kontakte können mit dem Kennzeichen "mit Priorität" geplant werden und werden dann im Kontaktplan durch Fettschrift hervorgehoben.

Kontakte können auch spezifische Informationen beinhalten, wie z.B. (bei eingehenden Kontakten) Anfragen oder Aufträge oder (bei ausgehenden) Angebote oder Rechnungen. Solche Vorgänge können (auch ohne das Modul Projekt- und Auftrags-Verwaltung) im Kontaktplan und in der Kontakt-Historie farblich gekennzeichnet werden.

Ist das Modul Projekt- und Auftrags-Verwaltung lizenziert, können detaillierte Daten z.B. für einen Auftrag erfasst werden. Der Auftrag ist also eine Erweiterung eines Eintrags in der Kontakt-Historie. Näheres dazu ist in der Übersicht zum Verwalten von Vorgängen beschrieben.

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basis/kontakt/kontaktmain.txt · Zuletzt geändert: 31.12.2017 12:44 (Externe Bearbeitung)