Alarme definieren geplante Kontakte, die zu einem festgelegten Zeitpunkt erfolgen sollen. Dies kann z.B. notwendig sein, wenn Sie eine Kontaktperson dringend sprechen müssen und Sie von seiner Sekretärin die Auskunft erhalten, dass er nur von 14.00 Uhr bis 14.30 Uhr zwischen zwei Besprechungen erreichbar sein wird.

Das Alarm-Kennzeichen kann zu verschiedenen Gelegenheiten gesetzt werden, z.B. beim Planen von Kontakten oder in der Anrufmaske. Es ist immer ein genauer Zeitpunkt, also Datum und Zeit, einzugeben. Zu dem angegebenen Zeitpunkt wird eine Maske mit den Angaben über den geplanten Kontakt eingeblendet. Dies erfolgt auch z.B. während eines laufenden Telefonats (wobei bei einem geplanten Anruf die Schaltfläche Anrufen allerdings nicht betätigt werden kann, solange der laufende Anruf nicht abgeschlossen ist). Sofern bei den Einstellungen definiert (und Ihre Lautsprecher eingeschaltet sind), wird ein akustischer Hinweis ausgegeben.

Alarm-Fenster bleiben immer im Vordergrund (vor allen anderen Anwendungen) und werden auch in der Taskleiste angezeigt.

Hinweis:
In der Statuszeile am unteren Rand von wird der nächste, heute anfallende Alarm angezeigt. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste in das entsprechende Feld kann eine Liste aller Alarme geöffnet werden, über die auch Änderungen erfasst werden können.
Hinweis:
In den Einstellungen können Sie festlegen, wie viele Alarmfenster maximal gleichzeitig angezeigt werden können.
Tipp:
Da ein Alarmfenster immer im Vordergrund angezeigt wird, ist es (auch wenn Sie die Position festgelegt haben) manchmal im Weg. Sie können es dann einfach minimieren, da es in der Taskleiste sichtbar bleibt. Damit Sie den Alarm nicht vergessen, wird das Fenster nach spätestens fünf Minuten wieder in normaler Größe angezeigt.
Tipp:
Das Thema des geplanten Kontaktes wird eingeblendet, wenn Sie mit der Maus über das Feld mit dem Namen der Kontaktperson fahren.

Bei Betätigen dieser Schaltfläche werden direkt die Anruf- und die Wählmaske aufgeblendet und Sie werden mit der Kontaktperson verbunden.

Wurde der Alarm für einen erwarteten (eingehenden) Anruf, eine erwartete E-Mail oder ein Fax ausgelöst, können Sie über einen Pfeil in der Schaltfläche ein Menü öffnen, über das Sie die Kontaktperson anrufen oder ihr eine E-Mail oder ein Fax senden können.

Ist beim Betätigen der Schaltfläche minimiert und nur als Icon in der Taskleiste sichtbar, maximiert es sich, damit auch die anderen Masken (vor allem z.B. Kontakthistorie) sichtbar werden.

Mit dieser Schaltfläche kann der Alarm nach einer Sicherheits-Abfrage gelöscht werden. Bei dieser Abfrage kann auch das Alarm-Kennzeichen abgeschaltet werden. Der Anruf erscheint dann ganz normal in der Liste Anrufen nach Termin.

Wollen Sie die Kontaktperson, für die der Alarm eingeblendet ist, im Moment nicht anrufen, können Sie den Zeitpunkt verschieben. Geben Sie in den entsprechenden Feldern ein neues Datum und/oder eine neue Alarm-Zeit an und betätigen Sie die Schaltfläche „Setzen“.

Zur Eingabe von Datum und/oder Zeit können Sie die unter Datums- und Zeitangaben beschriebene Befehle für Zeiten verwenden.

An welcher Position auf dem Bildschirm Alarm-Masken dargestellt werden sollen, können Sie über die Masken-Verwaltung definieren.

Sie können in den Einstellungen festlegen, wie viele Alarm-Fenster maximal angezeigt werden sollen. Alarm-Fenster werden auch in der Task-Leiste angezeigt. Minimieren Sie eine Alarm-Maske, wird in der Taskleiste zusätzlich die Uhrzeit angegeben. Eine minimierte Alarm-Maske wird spätestens nach fünf Minuten wieder aufgeblendet.

Der nächste anstehende Alarm am aktuellen Tag wird in der Status-Zeile angezeigt. Eine genaue Beschreibung dieser Anzeige finden Sie bei der Beschreibung der Status-Zeile.

Durch Doppelklick auf das Anzeigefeld in der Status-Zeile können Sie direkt die Alarm-Maske öffnen und darüber die Kontaktperson anrufen.

Eine Liste aller Alarme wird geöffnet, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Alarmfeld in der Statuszeile klicken.

Wenn Sie minimieren, wird die Zeit des nächsten Alarms für den aktuellen Tag in der Task-Leiste von Windows mit eingeblendet.