Außendienst → Verwalten Außendienst-Termine

Mit dieser Maske verwalten Sie die Termine für Ihre Außendienst-Mitarbeiter. Die Funktion ist nur Außendienst-Mitarbeitern und Benutzern mit dem Manager-Recht zugänglich.

Nach dem Öffnen der Maske müssen Sie zuerst links oben einen Außendienst-Mitarbeiter auswählen. Danach werden alle (offenen) Besuchstermine dieses Mitarbeiters angezeigt. Bereits durchgeführte Termine können angezeigt werden, wenn Sie die entsprechende Option unter der Liste deaktivieren. Solche Termine können aber nur angezeigt, nicht bearbeitet werden.

Um einen neuen Termin zu erfassen, betätigen Sie die Schaltfläche Neu. Nach der Eingabe der Daten werden diese mit der Schaltfläche Speichern in der Datenbank gespeichert.

Hinweis:
Werden die Außendienst-Termine im Rahmen einer Umfrage im Modul CallCenter / Umfragen vereinbart, können sie dort automatisch in die Datenbank eingetragen werden.

Die zu besuchende Kontaktperson wählen Sie in der Maske Adressverwaltung und übernehmen sie mit der Schaltfläche Aus Adresse. Sollten Sie den Termin gerade per Telefon vereinbart und die Anrufmaske noch geöffnet haben, können Sie die Adresse über die Schaltfläche Aus Anrufm. übernehmen.

Wählen Sie hier den Außendienst-Mitarbeiter, der den Besuch durchführen soll. Im Auswahlfeld werden alle -Benutzer aufgelistet, die in der Benutzer-Verwaltung als Außendienst deklariert wurden.

Der Termin kann als Datum, als genauer Zeitpunkt (Datum und Zeit) oder nur als Kalenderwoche angegeben werden. Über die Option „fix“ können Sie festhalten, dass der Termin fix vereinbart wurde.

Sofern in der Konfiguration eine Dokumenten-Vorlage für eine Besuchsvereinbarung definiert wurde, kann auch die Option Textverarbeitung starten aktiviert werden. In diesem Falle werden nach dem Speichern des neuen Termins die Textverarbeitung gestartet, die vereinbarte Vorlage geladen und mit den gegebenen Daten ausgefüllt. Das Formular kann dann manuell weiter bearbeitet werden. Es wird beim Speichern in den Dokumenten-Speicher von übernommen und dem Eintrag in der Kontakt-Historie der Kontaktperson zugeordnet.

Hinweis:
Nähere Informationen zur Schnittstelle mit der Textverarbeitung und zu den Daten, die in die Dokumenten-Vorlage einfügen kann, finden Sie im Kapitel Textverarbeitung.

Mit der Schaltfläche Speichern speichern Sie die Daten in der Datenbank. Für die Kontaktperson wird damit auch in der Kontakt-Historie ein Eintrag vom Typ „Notiz“ erstellt.

Jeder Außendienst-Termin erhält eine laufende Nummer, die nach dem Speichern in der Maske oben angezeigt wird (siehe dazu auch in der Konfiguration). Über diese Nummer kann der Termin sehr einfach bei der Erfassung von Besuchsberichten identifiziert werden.

Nach dem Speichern wird der erfasste Termin in allen Ansichten im Außendienst-Modul (z.B. Terminplan eines Außendienst-Mitarbeiters) und - falls installiert - im Modul Terminplanung in allen Ansichten wie z.B. der Wochenansicht eingetragen.

Durch einen Klick mit der Maustaste wählen Sie in der linken Tabelle einen Termin aus, dessen Daten damit rechts dargestellt werden. Nun können Sie die Zuordnung zu dem Außendienst-Mitarbeiter sowie den geplanten Zeitpunkt für den Besuch ändern.

Wichtig!
Die Angabe eines Datums hat immer Vorrang vor der Angabe einer Kalenderwoche. Sind also beide Eintragungen vorhanden, gilt das angegebene Datum.

Um einen Termin zu löschen, müssen Sie diesen zunächst in der linken Tabelle auswählen. Danach kann er über die Schaltfläche aus der Datenbank gelöscht werden.