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Standard-E-Mails
Extras → Standard-E-Mails
Mit dieser Funktion können Sie Standard-E-Mails erfassen, die Sie z.B. an neue Kunden versenden oder an Kunden, die Sie zu einem speziellen Problem Ihrer Produkte angesprochen haben. Wenn Sie Serien-E-Mails an eine selektierte Zielgruppe versenden wollen, müssen Sie den Mail-Text bzw. den HTML-Kode der E-Mail zuvor als Standard-E-Mail erfassen.
Die hier erfassten Texte können eine gesamte E-Mail oder einen Textbaustein darstellen. Sie können in der Maske zum Versenden von E-Mails mit einem Doppelklick eine Liste der Texte öffnen und einen ausgewählten Text als E-Mail übernehmen oder als Textbaustein in einen bestehenden Text einfügen.
Name
Sie müssen jeder Standard-E-Mail einen eindeutigen Namen geben.
Betreff
Für jede Standard-E-Mail muss ein Betreff angegeben sein, der mit der E-Mail versandt wird. Beim Versand einer einzelnen E-Mail kann der Betreff geändert werden. Bei Serien-E-Mails ist dies nicht möglich.
E-Mail-Text
Personalisierung
Um Ihre E-Mails personalisieren zu können, können Sie die folgenden Platzhalter verwenden. Beim Versand der E-Mails werden die Platzhalter durch die aktuellen Daten des Empfängers bzw. des Absenders ersetzt. Sämtliche Platzhalter bestehen aus einem Namen, der durch eckige Klammern eingefasst ist. Die Verwendung von Groß- und Kleinbuchstaben ist beliebig.
| Platzhalter | wird ersetzt durch |
|---|---|
| [Anrede] | Wird ersetzt durch eine Anrede wie „Sehr geehrter Herr Dr. Müller“ oder „Sehr verehrte Frau Maier“. Ein nachfolgendes Satzzeichen (Komma o.a.) wird nicht gesetzt und muss im Text der E-Mail eingegeben werden. Bei einer normalen E-Mail werden persönliche Anreden („Lieber Franz“) berücksichtigt, bei Serien-E-Mails wird immer die offizielle Anrede verwendet. |
| [Ort] | Wird ersetzt durch den Ort der Niederlassung des Empfängers. |
| [PartnerFirma] | Wird ersetzt durch den Namen der Firma des Empfängers. |
| [Unterschrift] | Wird ersetzt durch die Angabe, die in der Benutzerverwaltung im Feld „Unterschrift“ hinterlegt wurde. |
| [PartnerID] | Eindeutige Identifikations-Nummer einer Kontaktperson. Diese Nummer wird von  automatisch vergeben und kann z.B. dafür verwendet werden festzustellen, wie viele Empfänger einen bestimmten Link in einer E-Mail angeklickt haben. |
Weitere Parameter
Sehr oft ist es gewünscht, einen in einem Telefonat vereinbarten Termin per E-Mail zu bestätigen. Dazu können die folgenden Platzhalter verwendet werden.
| Platzhalter | wird ersetzt durch |
|---|---|
| [TerminDatum] | Wird durch das Datum des Termins in der Form „01.01.2012“ ersetzt. |
| [TerminZeit] | Wird durch die Zeit des Termins in der Form „12:30“ ersetzt. |
Eingesetzt werden Datum und Zeit des nächsten mit dem Empfänger einer E-Mail vereinbarten Termins. Voraussetzung dafür ist die Installation des Moduls Terminverwaltung.
HTML-Mails
Mit können Sie auch HTML-Mails versenden. Allerdings gibt es derzeit noch keine Möglichkeit, solche E-Mails zu erstellen. Verwenden Sie dazu einen der vielen kostenlosen HTML-Editoren aus dem Internet.
Um eine Standard-HTML-Mail zu versenden, kopieren Sie den HTML-Kode einfach in das Nachrichten-Feld. Durch den einleitenden Tag <!Doctype ...> oder <html> wird der HTML-Kode erkannt und die E-Mail wird beim Versand entsprechend aufbereitet.
Wichtig!
führt keinerlei Prüfungen des HTML-Kodes durch. Es werden lediglich die Tags <!Doctype ...> sowie <html> und </html> zur Erkennung, dass es sich um eine HTML-Mail handelt, geprüft.
Inline-Bilder
Um Bilder in eine HTML-Mail einzubauen, wird der Tag <img src="filename"> verwendet. Als filename ist dabei der gesamte Datei-Pfad anzugeben, dem die Angabe des Protokolls (file) vorangestellt werden muss.
Beispiel:
<img src="file:///C:/Mails/MeinLogo.jpg">
Die so referenzierten Bilder werden mit dem E-Mail-Text versandt und deshalb als Inline-Bilder bezeichnet. Im Gegensatz zu Bildern, die von einem Web-Server geladen werden, werden Inline-Bilder auch dann dargestellt, wenn die Anzeige von externen Bildern abgeschaltet ist, wie dies bei vielen E-Mail-Programmen möglich und standardmäßig eingestellt ist.
öffentlich
Jeder Benutzer kann Standard-E-Mails erfassen. Wenn ein solcher E-Mail-Text von anderen Benutzern verwendet werden können soll, muss diese Option aktiviert werden. Ändern und Löschen eines E-Mail-Textes sind nur dem Benutzer erlaubt, der die E-Mail erfasst hat.
Rechtschreib-Prüfung
Eine Beschreibung der Rechtschreib-Prüfung finden Sie auf der Seite E-Mail versenden.