Checklisten

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Checklisten dienen als Gedächtnisstütze, um aus einer Menge von abzuarbeitenden Punkten keinen zu vergessen. Prinzipiell könnten diese zwar auch als Projekt mit mehreren Aufgaben erfasst werden. Oft ist der Umfang aber so gering, dass sich die Verwaltung eines Projektes dafür nicht lohnt.

(Standard-)Checklisten werden mit dieser Maske verwaltet. Jede Checkliste besteht aus mehreren Punkten, die zu Gruppen zusammengefasst werden können.

Jede (Standard-)Checkliste kann mehrfach aktiviert und abgearbeitet werden. Eine Checkliste kann beim Aktivieren einem Projekt oder einer Kontaktperson zugeordnet werden. Für jeden Punkt kann dann ein erledigt-Kennzeichen gesetzt und ein Kommentar erfasst werden. Ist eine Checkliste komplett abgearbeitet, wird sie gegebenenfalls in der Kontakthistorie einer Kontaktperson und einer Projekt-Historie abgelegt.

Checkliste

Für jede Checkliste sind die folgenden Daten zu erfassen.

Feld	Bedeutung
Name	Kurze Bezeichnung zur Identifikation
Beschreibung	Beschreibung (Zweck) der Checkliste
Status	Der Status kann auf „`in Arbeit`“, „`freigegegeben`“ oder „`gesperrt`“ gesetzt werden

Checklisten-Punkte

Die abzuhakenden Punkte einer Checkliste können in Gruppen zusammengefasst werden. Jede Gruppe erhält einen Namen, der beim Ausdruck als (Zwischen-)Überschrift ausgedruckt wird. Für jede Gruppe kann auch eine längere Beschreibung hinterlegt werden, die (über eine Option steuerbar) mit ausgedruckt werden kann.

Für jeden Punkt der Checkliste sind folgende Daten vorgesehen:

Feld	Beschreibung
Nummer	wird automatisch vergeben und im Ausdruck mit gedruckt
Text	Kurztext
Beschreibung	nähere Beschreibung (z.B. Arbeitsanweisung)
Beschreibung drucken	wird diese Option aktiviert, wird die Beschreibung auch auf dem Ausdruck der Checkliste wiedergegeben
Leerzeilen	Wird diese Option aktiviert, werden beim Ausdruck nach dem Text und ggfls. der Beschreibung die angegebene Anzahl leerer Zeilen eingefügt, um Kommentare notieren zu können
Icon	Um auf spezielle Umstände hinzuweisen, kann auf dem Ausdruck eine Graphik eingefügt werden. Vorgesehen sind ein gelbes und ein rotes Dreieck mit einem Ausrufezeichen

Funktionen

Über die Schaltflächen „Neu L1“ (=Level 1, Gruppe) und „Neu L2“ (=Level 2, Punkt) können neue Gruppen bzw. Punkte eingefügt werden. Neue Gruppen bzw. Punkte werden immer am Schluss der Checkliste bzw. der Gruppe eingefügt, können danach aber verschoben werden.

Zum Verschieben einer Gruppe oder einer Punktes klicken Sie in der Strukturansicht auf das entsprechende Element und verschieben es bei gedrückter Maustaste. Der Platz, an dem das Element eingefügt wird, wird in der Ansicht gekennzeichnet. Punkte können auch zwischen Gruppen verschoben werden.

Aktivieren

Checklisten mit dem Status „freigegeben“ können für eine Kontaktperson oder ein Projekt aktiviert werden. Bei der Aktivierung kann angegeben werden, durch welchen Benutzer sie bis wann zu erledigen ist. Wird die Bearbeitung an einen anderen Benutzer delegiert, wird dieser über eine Nachricht auf dem internen Nachrichtenkanal von davon informiert. Beim Delegieren an ein externes Mitglied eines Projekt-Teams erfolgt dies per E-Mail.

Ergebnis erfassen

Bei der Abarbeitung einer Checkliste können die einzelnen Punkte in der Maske als erledigt gekennzeichnet werden. Sofern in der Checkliste vorgesehen, können zusätzliche Bemerkungen erfasst werden.

Der aktuelle Stand einer Checkliste kann jederzeit ausgedruckt werden. Dabei wird bei erledigten Punkten der Zeitpunkt ausgegeben, zu dem der Punkt als „erledigt“ gekennzeichnet wurde.

Auch eine aktivierte Checkliste kann (wie eine Standard-Checkliste) in ein Standard-Projekt umgewandelt werden. Die Umwandlung geschieht wie bei der Standard-Checkliste beschrieben. Weitere Daten zum Projekt und zu den Aufgaben können dann über die Projekt-Verwaltung erfasst werden.

Checklisten und Projekte

Eine Checkliste kann in ein Projekt umgewandelt werden. Dies gilt sowohl für Standard-Checklisten als auch für bereits aktivierte Checklisten. Dies kann z.B. interessant sein, wenn eine Checkliste zu umfangreich wird oder die Arbeiten zu den einzelnen Punkten einen hohen Zeitaufwand erfordern. Voraussetzung ist natürlich, dass das Modul Projekte und Aufträge installiert ist.

Bei der Umwandlung kann aus der Checkliste ein neues Projekt erstellt oder die Checkliste als Teil-Projekt in ein bestehendes Projekt eingefügt werden. Dabei werden

die Gruppen in Teil-Projekte
die einzelnen Punkte in entsprechende Aufgaben des Teil-Projektes

umgewandelt.