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u.a.

Die Funktion zum Erstellen und Versenden eines Fax-Dokuments können Sie aus den verschiedensten Masken starten (siehe oben). Dabei werden die Daten der aktuellen Kontaktperson übernommen und das Dokument nach dem Versand automatisch in dessen Kontakt-Historie gespeichert.

In der Liste werden alle Fax-Vorlagen angezeigt, die in dem dafür definierten Ordner (siehe Maske Benutzer-Einstellungen) abgelegt sind. Die Vorlagen können in allen von unterstützten Textverarbeitungen erstellt worden sein. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. startet automatisch die richtige Anwendung.

Sie können beliebig viele Fax-Vorlagen erstellen. Da das Verzeichnis, in dem die Vorlagen gespeichert werden, Benutzer-spezifisch definiert werden kann, kann sich jeder Benutzer oder jede Abteilung Vorlagen erstellen, die für andere Benutzer oder Abteilungen nicht sichtbar sind. Näheres zum Erstellen von Vorlagen finden Sie auf der Seite Textverarbeitung.

Geben Sie einen Text für die Betreff-Zeile ein. Dieser ersetzt in der Vorlage die entsprechende Textmarke.

Sollten Sie in Ihrer Vorlage eine Betreffzeile fest eingegeben und die entsprechende Textmarke nicht definiert haben, braucht hier keine Eingabe zu erfolgen. Ist aber die Textmarke definiert und Sie geben keinen Text ein, wird die Betreffzeile in dem Dokument gelöscht.

Beim Fax-Versand können Sie angeben, zu welchem Zeitpunkt das Fax versendet werden soll. Damit diese Eingabe wirksam verarbeitet werden kann, muss die entsprechende Textmarke in der Faxvorlage definiert sein.

Handelt es sich um ein wichtiges Fax, sollten Sie diese Option aktivieren. Bei der Anzeige der Kontakt-Historie werden wichtige Einträge fett dargestellt. Die Anzeige in der Historie kann auch auf nur die als wichtig deklarierten Einträge eingeschränkt werden. Andere Benutzer können sich so schneller einlesen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird beim Betätigen der Schaltfläche Weiter… zusätzlich die Maske zum Planen von Kontakten geöffnet und ein Plan-Kontakt in 7 Tagen mit dem Thema „Antwort auf Fax vom … erwartet“ angelegt. Sowohl Thema als auch Datum können Sie ändern.

Der so geplante Kontakt erscheint zum gegebenen Datum in der Liste der geplanten Kontakte. Damit ist eine einfache Erinnerungsfunktion gegeben, um zum gegebenen Termin zu prüfen, ob Sie auf Ihr Fax eine Antwort erhalten haben.

Beim Betätigen dieser Schaltfläche werden die durch die Vorlage vorgegebene Textverarbeitung gestartet (sofern nicht schon erfolgt), die Vorlage geladen und die möglichen Ergänzungen (Adresse, Anrede usw.) eingefügt. Gleichzeitig wird ein Eintrag in der Kontakt-Historie der Kontaktperson erstellt, der das Dokument zugeordnet wird.

Weitere Informationen zur Integration der Textverarbeitung finden Sie im Kapitel Textverarbeitung und zum Versand eines Fax im Kapitel Fax-Versand.