Diese Funktionen werden Sie im Normalfall nicht benötigen.

Extras → Reorg-Funktionen → Kalender

Diese Funktion zählt die pro Tag geplanten Telefonanrufe und trägt diese Zähler in den Kalender ein. Sie werden in der Monatsansicht des Terminkalenders angezeigt und laufend geändert.

Es kann jedoch sein, dass neue Versionen von erweiterte Möglichkeiten bieten und dadurch die Organisation des Terminkalenders überarbeitet werden muss. Rufen Sie in diesem Fall diese Maske auf.

Mit der Schaltfläche Starten starten Sie die Berechnung. Nach dem Bestätigen einer Sicherheitsabfrage werden folgende Funktionen durchgeführt:

• Sämtliche Zähler werden auf Null gesetzt
• Aus dem Kontaktplan werden alle geplanten Anrufe gelesen und die Summen für jeden Tag in den Kalender eingetragen

Der jeweilige Status der Verarbeitung wird (zusammen mit einem Fortschrittsbalken) angezeigt. Nachdem alle Einträge neu generiert wurden, können Sie die Maske mit der Schaltfläche Ausblenden verlassen.

Extras → Reorg-Funktionen → Postleitzahlen

Diese Funktion bearbeitet eine Tabelle von Postleitzahlen und Ortsnamen, um bei der Erfassung von Adressen aus der eingegebenen Postleitzahl sofort den Ort vorschlagen zu können. Die Tabelle wird vom System laufend entsprechend den Neueintragungen bzw. Änderungen in den verschiedenen Masken mitgeführt.

Es kann jedoch bei fehlerhaften Eingaben notwendig sein, dass die Organisation der Postleitzahlen überarbeitet werden muss. Rufen Sie in diesem Fall diese Funktion auf.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche Starten erhalten Sie noch einen Hinweis, dass dieser Vorgang etwas länger dauern kann. Bestätigen Sie diese Meldung mit „OK“, werden folgende Aktionen gestartet:

• Alle Postleitzahlen der Straßen-Adressen werden geprüft, ob Sie in der Zuordnungstablle mit einem Ortsnamen verknüpft sind
• Es werden alle Postleitzahlen angezeigt, für die mehrere Orte definiert sind.

Werden Postleitzahlen gefunden, denen mehrere Orte zugeordnet sind, erfolgt ein entsprechender Hinweis. Die entsprechenden Postleitzahlen bzw. Ortsnamen können dann - falls fehlerhaft - korrigiert werden.

Nach dem Ende der Verarbeitung können Sie die Maske mit der Schaltfläche Abbrechen verlassen.

Extras → Reorg-Funktionen → Telefon-Nummern

Diese Funktion bearbeitet eine Tabelle von Telefonnummern, um bei eingehenden Anrufen schnell auf die anrufende Kontaktperson zugreifen zu können. Die Tabelle wird vom System laufend entsprechend den Neueintragungen bzw. Änderungen in den verschiedenen Masken mitgeführt.

Es könnte jedoch sein, dass neue Versionen von erweiterte Möglichkeiten bieten und dadurch die Organisation der Telefonnummern überarbeitet werden muss. Rufen Sie in diesem Fall diese Maske auf.

Nach dem Anklicken der Schaltfläche erhalten Sie noch einen Hinweis, dass dieser Vorgang (bei entsprechend vielen Partnern in der Datenbank) etwas länger dauern kann und es während dieser Zeit dazu kommen kann, das eingehenden Anrufe nicht korrekt identifiziert werden. Bestätigen Sie diese Meldung mit „OK“, werden folgende Aktionen gestartet:

1. Sämtliche Einträge in der Tabelle der Telefonnummern werden gelöscht
2. Aus den Telefonnummern der Niederlassungen und der Partner werden alle Einträge neu generiert und in der Tabelle abgespeichert

Der jeweilige Status der Verarbeitung wird angezeigt. Nachdem alle Einträge neu generiert wurden, können Sie die Maske mit der Schaltfläche Ausblenden verlassen.

Extras → Reorg-Funktionen → Statistik

Diese Funktion berechnet eine Tabelle von Statistikdaten neu, die u.a. für die Auswertung Vergangenheit benötigt wird. Die Daten werden zwar im normalen Betrieb von immer auf dem aktuellen Stand gehalten. Bei neuen oder erweiterten Möglichkeiten müssen diese Daten jedoch neu erstellt werden. Rufen Sie in diesem Fall diese Maske auf.

Wie auch bei den anderen Reorg-Funktionen erhalten Sie nach dem Anklicken der Schaltfläche einen Hinweis, dass dieser Vorgang (bei entsprechend vielen Daten in der Kontakthistorie) etwas länger dauern kann und während dieser Zeit möglichst keine neuen Kontakte erfasst werden sollten. Bestätigen Sie diese Meldung mit „OK“. Während der Reorganisation wird der Fortschritt der Berechnung angezeigt. Für jeden Monat wird außerdem protokolliert, wie viele Werte geändert werden mussten. Nachdem alle Werte neu berechnet wurden, können Sie die Maske mit der Schaltfläche Ausblenden verlassen.