Tipps und Tricks

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Im Folgenden können Sie die Tipps und Tricks nachlesen, die Sie auch über das Hilfe-Menü abrufen können. Wenn Sie die entsprechende Option eingestellt haben, wird Ihnen bei jedem Start von ein neuer Eintrag angezeigt.

Wussten Sie schon …

• dass Sie während eines Anrufs den Gesprächspartner wechseln können?
  Wenn Sie während eines Telefonats weiterverbunden werden, können Sie den Gesprächspartner durch einen Doppelklick auf das Feld „Nachname“ in der Anrufmaske wechseln. So können auch während eines Telefonats mehrere Einträge in Kontakthistorien generiert werden.
• dass Sie die Kontakt-Historie pro Kontaktperson, pro Niederlassung oder pro Firma anzeigen können?
  Normalerweise zeigt die Kontakt-Historie alle Kontakte mit einer Kontaktperson. Wollen Sie aber alle Kontakte mit allen Mitarbeitern einer Firma anzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste der Kontakte. Es erscheint ein Popup-Menü, in dem Sie die Anzeige ändern können.
  Sie können dies auch in Ihren Einstellungen für alle Firmen ändern oder individuell für eine Firma über die Optionen in der Adressverwaltung.
• dass Sie ein Datum oder eine Zeit mit einfachen Befehlen berechnen lassen können?
  Möchten Sie z.B. in der Anruf-Maske das Datum für den nächsten Anruf in zwei Wochen eingeben, genügt es, wenn Sie im Feld Datum den Befehl „“+2w„“ eingeben. Oder für den nächsten Alarm in 20 Minuten im Feld Zeit den Befehl „“+20m„“. Auch Angaben wie „„en08““ für Ende August sind möglich.
• wie Sie Ihre wichtigsten Kurzwahlnummern an den Anfang des Kurzwahl-Speichers stellen können?
  In der Maske „Anruf ohne Kontaktperson“ werden die Kurzwahlnummern alphabetisch gelistet. Um eine wichtige Nummer an den Anfang zu stellen, können Sie ein Sonderzeichen wie einen Punkt, Komma o.a. voranstellen. Z.B. „.TelMarkt-Support“.
• dass Sie einzelne Adressen einfach über die Zwischenablage (Clipboard) in die -Datenbank übernehmen können?
  Kopieren Sie z.B. mit der Software einer Adressen-CD die gewünschte Adresse in die Zwischenablage. Oder markieren und kopieren Sie eine Adresse in einem Impressum auf einer Homepage. Rufen Sie dann in mit einem Klick mit der rechten Maustaste das Popup-Menü auf und wählen Sie die Funktion „Einfügen“.
• dass Sie über die Monatsansicht des Kalenders ein Datum in andere Masken übernehmen können?
  Sie müssen z.B. die für einen bestimmten Tag geplanten Anrufe auf andere Tage verteilen (da Sie wegen einer kurzfristigen Dienstreise nicht in Ihrem Büro sind). Rufen Sie dazu die Funktion „„Anruf-Termine ändern““ auf. Durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Tag in der Monatsansicht des Kalenders werden alle für diesen Tag geplanten Anrufe gezeigt. Für jeden dieser Anrufe können Sie nun ein neues Datum durch einen Doppelklick im Kalender festlegen.
• dass Sie laufend prüfen lassen können, ob neue E-Mails eingetroffen sind?
  Wenn Sie Ihre E-Mails direkt von einem POP3-Server abholen, können Sie definieren, dass in regelmäßigen Abständen auf neue E-Mails geprüft werden soll. Das Intervall geben Sie in der Maske Einstellungen für Basis-Modul an. Wenn neue E-Mails eingetroffen sind, wird ein Hinweis eingeblendet und Sie müssen nur noch die Maske zum Lesen der E-Mails öffnen.
• dass Sie bei jedem Programmstart automatisch die Masken öffnen lassen können, die Sie am meisten benötigen?
  Starten Sie dazu im Menü Einstellungen die Funktion Start-Fenster. Wie Sie am einfachsten die Positionen der gewünschten Masken festschreiben, erläutert Ihnen die Hilfe, die Sie (nach dem Start der Funktion) mit der F1-Taste aufrufen können.
• dass Sie mit einem einfachen Trick zusätzliche Telefon-Nummern für eine Kontaktperson speichern können?
  Ist z.B. der Leiter der Produktion öfter auch in der Qualitätssicherung oder der Arbeitsvorbereitung erreichbar, können Sie zwei neue Partner definieren, für die Sie nur im Feld Funktion QS bzw. AV und die entsprechenden Durchwahlen eintragen. Wenn Sie dann nach einem erfolglosen Anruf-Versuch unter der „normalen“ Durchwahl in der Anrufmaske auf „Neuwahl“ klicken, erscheinen die Telefon-Nummern von QS und AV in der Liste der Mitarbeiter und können einfach angewählt werden. Nach der Verbindung brauchen Sie dann nur einen Partnerwechsel durch einen Doppelklick auf das Feld „Nachname“ durchführen, um alle Daten der Historie des Produktionsleiters zuzuordnen.
• dass Sie geplante Anrufe delegieren können?
  Soll z.B. Ihre Sekretärin in 3 Tagen einen Kunden anrufen, planen Sie über die Adress-Verwaltung einen Anruf. In der Maske zum Planen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Masken-Hintergrund und wählen den Namen Ihrer Sekretärin.
  Natürlich funktioniert das nur, wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen haben.
• dass Sie -Adressen auch außerhalb von verwenden können?
  Oft benötigt man die Adresse eines Geschäftspartners, die in gespeichert ist, auch in anderen Anwendungen. Dazu können Sie einfach im rechten Bereich der Adress-Verwaltung oder auch in der Suchmaske (F3) mit der rechten Maustaste ein Popup-Menü öffnen, über das Sie die Adresse in die Zwischenablage kopieren und in einem anderen Fenster oder auch einer anderen Anwendung wieder einfügen können.
  Die Adresse kann mit oder ohne Kontaktdaten (Telefon, E-Mail usw.) kopiert werden.
  Auf diese Weise ist es auch einfach möglich, einer Kontaktperson eine Adresse einer anderen Kontaktperson per E-Mail zu senden.
• wie Sie Dokumente zu Ihren Aufgaben einfach verwalten können?
  Verwenden Sie einen Pultordner mit numerischem Register. Legen Sie die Dokumente in einem Register ab und speichern Sie die Nummer bei der Aufgabe. Wenn Sie die Aufgabe erledigen wollen, haben Sie die Dokumente sofort parat!
• dass Sie im Kontaktplan auch Plankontakte in der Zukunft anzeigen können?
  Normalerweise zeigt der Kontaktplan alle für den aktuellen Tag geplanten Kontakte sowie alle nicht erledigten Plankontakte der Vergangenheit. Um die für Morgen geplanten Kontakte zu sehen, öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Popup-Menü und wählen die Funktion „weitere…“. Bei jedem Aufruf dieser Funktion wird ein weiteren Tag eingeblendet.
  Für einen ganz bestimmten Tag geplante Kontakte können Sie auch über die Funktion „Termine Plankontakte ändern“ im Menü „Kontakte“ anzeigen lassen.
• dass Sie eine Adresse direkt aus einem E-Mail-Text übernehmen können?
  Dazu brauchen Sie lediglich die Zeilen, in denen die Adressdaten enthalten sind, markieren und danach mit der rechten Maustaste das Popup-Menü öffnen und die Funktion „Adresse auflösen“ auswählen. Es erscheint eine Maske, die den markierten Text und die einzelnen, ausgefüllten Adressfelder zeigt. Nicht eindeutig analysierte Felder können mit Drag&Drop gefüllt oder manuell erfasst werden.
  Bei HTML-E-Mails muss vorher über das Popup-Menü die Anzeige auf Text-Format umgestellt werden.
• dass Sie bei jedem Login am PC automatisch starten können?
  Sie brauchen dazu nur in Ihren Einstellungen für das Basis-Modul unter „„Start / Ende““ die entsprechende Option aktivieren. Damit Ihren Desktop nicht in Beschlag nimmt und auch andere Anwendungen sichtbar bleiben, können Sie nach dem Anmelden auch automatisch minimieren, so dass es nur noch in der Taskleiste sichtbar ist.
• dass Sie über das Hilfe-Menü schnell die Online-Dokumentation, das -Forum und den -Blog in Ihrem Browser öffnen können?
  Im Hilfe-Menü gibt es Funktionen, die Ihnen direkt die gewünschten -Seiten in Ihrem Browser anzeigen. So haben Sie immer schnell die neuesten Dokumentationen und bei Problemen eine Verbindung zu unserem Support.
• dass Sie in den Notizen zu einem Telefonat sehr einfach Ihre Aussagen von denen Ihres Gesprächspartners trennen können?
  Wenn Sie während eines Telefonats Notizen in der Anrufmaske erfassen, können Sie mit den Funktionstasten F11 und F12 die Zeichen „←“ bzw. „→“ einfügen und so recht einfach die Aussagen Ihres Gesprächspartners bzw. Ihre eigenen Aussagen kennzeichnen.
• dass Sie ein Telefonat oder einen Brief am schnellsten über die F3-Suchmaske starten?
  Mit der F3-Taste starten Sie die Suche-Funktion. Nach Eingabe der ersten Buchstaben des Nachnames können Sie Ihre Kontaktperson in einer Tabelle auswählen. Und über den „Anrufen“-Button sofort anrufen. Oder über den „Brief/Fax/Mail“-Button eine E-Mail schreiben.
• dass Sie auch einfach mehrere Etiketten an den selben Empfänger drucken können?
  Öffnen Sie z.B. aus der Adressverwaltung oder der Suchmaske (F3) über das Popup-Menü die Maske zum Drucken eines Etiketts und markieren Sie bei gedrückter Strg-Taste alle zu bedruckenden Etiketten.
• dass Sie aus einer E-Mail schnell eine Aufgabe (ToDo) machen können?
  Klicken Sie in der Maske der eingegangenen E-Mails auf die Schaltfläche „ToDos“. Es öffnet sich die Maske zur Verwaltung von Aufgaben und der Text der E-Mail wird in die Aufgabe übernommen. Für diese können Sie nun eine Priorität und einen Termin festlegen oder sie auch an einen Mitarbeiter delegieren.

Wussten Sie schon …

• dass Sie neue Termine am einfachsten in der Tages-Ansicht erstellen?
  Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zeile, in der der Termin beginnt. Ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Taste bis in die Viertelstunde, in der der Termin endet. Lassen Sie die Maustaste los. Es erscheint ein Fenster, in dem die Zeiten bereits eingetragen sind und Sie nur noch Zusatzinformationen eingeben müssen.
• wie Sie sich am schnellsten einen Überblick über die Termine aller Benutzer verschaffen?
  Mit der Tastenkombination Strg+B öffnen Sie eine Wochenansicht, in der für jeden Benutzer farblich dargestellt ist, an welchen Tagen Termine, lange Plankontakte, Abwesenheiten usw. eingetragen sind.
• dass Sie einen Termin ganz einfach bestätigen können?
  Sie haben während eines Telefonats einen Termin vereinbart, den Sie per E-Mail bestätigen möchten. Legen Sie sich dazu eine Standard-E-Mail an mit den Platzhaltern [termindatum] und/oder [terminzeit] an. Nach dem Telefonat erfolgt automatisch die Abfrage, ob Sie einen Brief, ein Fax oder eine E-Mail versenden wollen. Wählen Sie E-Mail und danach den Standard-Text aus.

Wussten Sie schon …

• dass Sie in Anfragen und Angeboten alternative und optionale Positionen angeben können?
  Alternative und optionale Positionen können Sie in den Masken zur Erfassung von Positionen über die Auswahlbox unterhalb der Positionsnummer kennzeichnen. Im Ausdruck werden entsprechende Texte eingefügt. Die Werte der Positionen gehen nicht in die jeweilige Vorgangssumme ein.
• dass Sie beim Ausdruck von Aufträgen (u.a.) die Anzahl der Komma-Stellen ändern können?
  1 Sack ist 1 Sack. Aber Sie müssen nicht immer einen ganzen Sack verkaufen. Damit auch ein Viertel eines Sacks korrekt ausgedruckt wird, können Sie im Menü Aufträge / Basis-Daten / Einheiten die Anzahl der Kommastellen festlegen. Sie können auch zwei „Sack“-Einheiten definieren, ein Mal mit und ein Mal ohne Kommastellen.
• dass Sie wichtige Dokumente und Verträge einfach und übersichtlich verwalten können?
  Legen Sie ein neues Projekt an. Erstellen Sie für jedes Dokument einen Eintrag in der Kontakthistorie (z.B. als Notiz mit dem Datum des Vertrags), ordnen Sie das Dokument dem Eintrag zu und den Eintrag wiederum dem Projekt. Nun können Sie in der Projekt-Verwaltung alle Dokumente eines Projektes in tabellarischer Form übersichtlich abrufen.