Eine Rechnungsadresse für mehrere Niederlassungen
Bei großen Firmen gibt es oft eine Abteilung, die für die Bearbeitung aller Rechnungen aller Niederlassungen zuständig ist und an die deshalb auch alle Rechnungen zu Aufträgen aller Niederlassungen zu senden sind.
Wir benötigen also eine Rechnungsadresse, die bei allen Rechnungen eingetragen wird, unabhängig davon, von welcher Niederlassung und welcher Abteilung der Auftrag vergeben wurde.
Dazu sind nur zwei Schritte notwendig:
Anlegen und Kennzeichnen der Rechnungsadresse
Kennzeichnen, bei wem diese Rechnungsadresse als Standard-Rechnungsadresse eingetragen werden soll
Anlegen der Rechnungsadresse
Eine Rechnungsadresse wird als Dummy-Partner angelegt, d.h. als Kontaktperson, von der keine Name, sondern nur die Funktion (eben Rechnungsadresse) bekannt ist.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
öffnen Sie die Adressverwaltung
ist für die Rechnungsabteilung noch keine Niederlassung angelegt, müssen Sie eine neue Niederlassung definieren
betätigen Sie die Schaltfläche Neu
im Bereich Kontakt-Person
rechts
geben Sie - falls notwendig - die Bezeichnung der Abteilung ein, diese wird auf der Rechnung ausgegeben
geben Sie im Feld Funktion
den Text „Rechnungsadresse“ o.ä. an
betätigen Sie die Schaltfläche
zum Speichern des Dummy-Partners
Sie können die Rechnungsadresse, wie sie auf der Rechnung ausgedruckt werden wird, wie folgt überprüfen.
öffnen Sie in Windows den Editor, das Programm Wordpad oder auch eine andere Textverarbeitung
klicken Sie in der Adressverwaltung im rechten Bereich „Kontakt-Person“ mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund, es öffnet sich ein Popup-Menü
wählen Sie die Funktion „Adresse in Zwischenablage
“
wechseln Sie in den Editor (Wordpad, Textverarbeitung…)
kopieren Sie die Adresse in den Editor mit der Funktion „einfügen
“ oder einfach mit der Tastenkombination Strg+V
Rechnungsadresse zuordnen
Beim Erstellen einer Rechnung wird die Rechnungsadresse erst festglegt, wenn der Status auf „erstellt“ gesetzt wird.
beim Speichern der Rechnung öffnet sich automatisch eine Maske zur Auswahl der Rechnungsadresse
ändern Sie die Rechnungsadresse, indem Sie im Feld „Funktion
“ die (im ersten Schritt erfasste) Rechnungsadresse
wählen
die Adresse wird angezeigt
wählen Sie gegebenenfalls eine neue Dokumenten-Vorlage
betätigen Sie die Schaltfläche
Dadurch wird die Rechnungsadresse als Standard-Rechnungsadresse für den Auftraggeber eingetragen und bei der nächsten Rechnung vorgeschlagen.