Eine der Aufgaben eines CRM-Systems ist die Verwaltung von Projekten, den zugehörigen Vorgängen wie Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sowie einer Projekt-Historie, die sämtliche ein Projekt betreffende Kontakte und Dokumente umfasst und chronologisch darstellt.
Dazu sind nur drei Schritte notwendig:
Der zweite Schritt ist zwar optional, vereinfacht aber die Zuordnung von Kontakten zur Projekthistorie.
Ein Projekt kann aus allen Masken erstellt werden, mit denen Kontaktpersonen verwaltet oder Kontakte durchgeführt bzw. erfasst werden können. Dies sind zunächst die Adressverwaltung und die Masken zur Durchführen eines Anrufs, zum Empfang von E-Mails, zum Erfassen von eingegangenen Briefen usw. Das hier gezeigte Beispiel geht davon aus, dass Sie während eines Telefonats von einem neuen Projekt erfahren.
Zum Anlegen des Projektes gehen Sie wie folgt vor:
Sie können nun sämtliche wichtigen Eigenschaften zu dem neuen Projekt erfassen.
Dieser Schritt ist optional, erleichtert aber später die Zuordnung von Kontakten zu einem Projekt.
Wenn Sie nun E-Mails, Briefe oder Faxe mit einem der Team-Mitglieder austauschen oder mit einem der Team-Mitglieder telefonieren, befindet sich in der Schaltfläche zum Speichern des Kontaktes ein Pfeil.
merkt sich für jede Kontaktperson, ob und welchem Projekt der letzte Kontakt zugeordnet wurde. Falls Sie beim nächsten Kontakt auf die Schaltfläche selbst (und nicht auf den Pfeil) klicken, wird dieser Kontakt dem zuletzt gewählten Projekt zugeordnet.
Falls Sie einen Kontakt versehentlich einem Projekt oder einem falschen Projekt zugeordnet haben, können Sie das in der Kontakt-Historie der entsprechenden Kontaktperson ändern. Eine Beschreibung finden Sie bei der Beschreibung der Kontakt-Historie unter Projekt-Liste.