Zur Übernahme von Adressen sind folgende Schritte durchzuführen:
Die folgende Beschreibung bezieht sich auch Excel 2003 bzw. Access 2003. Bei anderen Versionen kann die Handhabung abweichen. Der Export in eine csv-Datei ist nur dann notwendig, wenn die Daten als .exl, .mdb, .accdb o.a. vorliegen, also noch nicht als csv-Datei.
Wichtig!
Beim Export von Adressen ist es wichtig darauf zu achten, dass Felder wie Postleitzahl oder Telefon-Vorwahl NICHT als Zahl, sondern als Text exportiert werden. Werden diese Felder als Zahl exportiert, werden keine führenden Nullen erzeugt. Dies führt dann beim Import zu einer Fehlermeldung, z.B. dass die Postleitzahl (in Deutschland) fünfstellig sein muss, oder dass die Vorwahl von Berlin mit „30“ statt „030“ in übernommen wird.
Hinweis:
verfügt über viele Funktionen speziell für den B2B-Bereich. So muss jede Adresse einen Firmen-Namen besitzen. Auch wenn Sie Privat-Adressen importieren wollen, müssen diese einen Firmen-Namen haben und als Kennzeichen in der zweiten Zeile den Begriff „(Familie)
“ (ohne Gänsefüßchen, aber mit runden Klammern) besitzen. Als erste Zeile des Firmennamens hat sich bei Privat-Adressen Nachname und Vorname der Kontaktperson bewährt. Sie können diese Spalte in Excel leicht erzeugen, indem Sie in eine neue, leere Spalte in der ersten Zeile den Befehl „=N1&“ „&V1
“ (ohne die äußeren Gänsefüßchen) eingeben, wobei für N
die Spalte mit dem Nachnamen und für V
die Spalte mit dem Vornamen einzusetzen ist. Die Formel brauchen Sie dann nur in alle anderen Zeilen zu kopieren.
In einer csv-Datei sind im Prinzip die Daten für eine Adresse in jeweils einer Zeile gespeichert. Die einzelnen Felder wie Nachname, Vorname usw. sind durch ein Trennzeichen (meist ein Strickpunkt „;“) voneinander getrennt.
muss als erstes wissen, in welcher Reihenfolge die Felder Ihrer csv-Datei (Quelldatei) in jeder Zeile gespeichert sind. Dazu definieren Sie zunächst ein Datei-Format für den späteren Import.
Extras
die Funktion Datei-Formate
Ein einmal definiertes Dateiformat können Sie immer wieder verwenden.
Mit einem sehr einfachen Trick können Sie prüfen, ob das definierte bzw. ausgewählte Datei-Format die Daten in der Import-Datei korrekt interpretiert.
Wenn Sie sicher sind, dass das definierte Datei-Format korrekt ist, können Sie den eigentlichen Import starten.
Beim eigentlichen Import werden die Adressen aus der csv-Datei entsprechend dem ausgewählten Datei-Format eingelesen. Um die importierten Adressen weiter verarbeiten zu können, können Sie mit einem Selektierungs-Kennzeichen versehen werden, das später zum Erstellen einer Selektierung verwendet werden kann.
Beim interaktiven Import werden die Datensätze in der Import-Datei nacheinander angezeigt und können editiert werden.
Wichtig!
Sie müssen nicht alle Datensätze interaktiv bearbeiten. Auch wenn Sie z.B. die ersten 20 Datensätze bearbeitet haben, können Sie den Rest „im Hintergrund“ ohne notwendige Eingriffe importieren. Wichtig ist dabei nur, dass Sie sich die Nummer des aktuellen Datensatzes (wird links oben angezeigt) merken und vor dem Start des Imports „im Hintergrund“ dort wieder eingeben.
Auf die selbe Art wie unter „interaktiver Test“ beschrieben, können Sie alle Adressen übernehmen. Der Vorteil des interaktiven Imports: Sie haben alle Adressen wirklich gesichtet und können sicher sein, dass alles seine Ordnung hat. Nachteil: es dauert.
Wenn Sie aber sicher sind, dass das Datei-Format korrekt definiert ist und sich nicht zu viele Fehler in der Import-Datei befinden, können Sie alle Adressen „im Hintergrund“, d.h. ohne notwendige Benutzereingriffe, importieren. Dies empfiehlt sich natürlich bei sehr umfangreichen Import-Dateien. Werden dabei Fehler in den Daten oder mögliche Dubletten erkannt, werden diese Datensätze nicht übernommen, sondern in die Log-Datei geschrieben (die Import-Datei wird vom Programm nie verändert).
Wenn alle Datensätze bearbeitet wurden, wird eine Meldung ausgegeben, in der die Anzahl der eingelesenen Datensätze, die Anzahl der in die Datenbank übernommenen und die Anzahl der in die Log-Datei geschriebenen Datensätze angegeben wird.
Da die Log-Datei das selbe Datei-Format wie die Import-Datei hat, können Sie die Log-Datei mit den zuvor nicht übernommenen Sätzen als neue Import-Datei im Modus „interaktiv“ bearbeiten, dabei alle Sätze manuell korrigieren und in die Datenbank übernehmen. Die Vorgehensweise ist die selbe wie unter Interaktiver Test beschrieben, nur dass die korrigierten Datensätze mit der Schaltfläche „Übernehmen
“ in die Datenbank übernommen werden. Dubletten oder sinnlose Datensätze können Sie wiederum mit der Schaltfläche „Ignorieren
“ übergehen.